Номенклатура дел бухгалтерской службы

Четкая и научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск. Для этого в организации разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам сходства или различия документов.

Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название «номенклатуры дел» .

Официальное определение номенклатуры дел содержится в ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации.

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена.

Существуют определенные требования к оформлению номенклатуры дел организации.

Форма номенклатуры дел включает пять граф:

• 1) индекс дела;
• 2) заголовок дела;
• 3) количество дел;
• 4) срок хранения дела и номер статьи по перечню;
• 5) примечание.

Индекс дела обозначается арабскими цифрами и состоит, как правило, из двух элементов: номера раздела номенклатуры дел (номера структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах раздела (структурного подразделения). Цифры индекса разделяются дефисом.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным.

Количество дел. Данная графа заполняется в конце календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), сформированных в течение года.

Срок хранения дела и номер статьи по перечню. В этой графе проставляется срок хранения дела в соответствии с перечнем.

Примечание служит для различных отметок: о передаче дела, утрате, включении дела в акт на уничтожение и т. п.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

• · основной части и
• · итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в том числе и бухгалтерия), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся пять лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений.

Номенклатура дел бывает трех видов:

• · типовая,
• · примерная
• · номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).