Схема данных. 
Информатика

Процесс создания реляционной БД включает в себя создание схемы данных.

Схема данных наглядно отображает логическую структуру БД: таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование установленных в ней связей при обработке данных.

Для нормализованной БД, основанной на одно-многозначных и одно-однозначных отношениях между таблицами, в схеме данных для связей таких таблиц по первичному ключу или уникальному индексу главной таблицы могут устанавливаться параметры обеспечения связной целостности.

При поддержании целостности взаимосвязанных данных не допускается наличия записи в подчиненной таблице, если в главной таблице отсутствует связанная с ней запись. Соответственно при первоначальной загрузке БД, а также корректировке, добавлении и удалении записей система допускает выполнение операции только в том случае, если она не приводит к нарушению целостности.

Связи, определенные в схеме данных, автоматически используются для объединения таблиц при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.

В схеме данных связи могут устанавливаться для любой пары таблиц, имеющих одинаковое поле, позволяющее объединять эти таблицы.

Интерфейс Access

Access 2007 имеет характерный для всех приложений Microsoft Office этого выпуска удобный пользовательский интерфейс, упрощающий нахождение и использование его многочисленных функций. Все объекты БД представлены в области переходов, обеспечивающей удобные средства их отображения по категориям и группам. Команды структурированы в соответствии с тем, как происходит работа с БД, и представлены в контекстно зависимых меню и на вкладках ленты. Для постоянного отображения наиболее часто используемых команд предназначена настраиваемая панель инструментов быстрого доступа. Расширенные всплывающие подсказки, которые отображаются при наведении указателя мыши на команду, позволяют быстро найти нужную команду. Новый интерфейс Access 2007 помогает пользователю быстрее осваивать незнакомую функциональность приложения и сконцентрироваться на решении своих задач.

Область переходов заменила окно БД предыдущих версий и, являясь навигационной панелью БД, обеспечивает быстрый доступ к нужным объектам. Для удобства пользователя объекты могут быть объединены не только в стандартных категориях и группах, айв созданных пользователем в соответствии с функциональностью приложения. Для представления области переходов в виде, аналогичном Access предыдущих версий, можно выбрать категорию Тип объекта (Object Туре) и фильтр Все объекты Access (All Access Objects) (рис. 16.1).

Сразу после запуска Access отображается окно Приступая к работе с Microsoft Office Access (Getting Started with Microsoft Office Access). Здесь можно выполнить открытие одной из недавно использованных БД или перейти к созданию новой. Всплывающая подсказка каждой представленной в списке БД отображает местоположение ее файла — полный путь к нему.

Рис. 16.1. Область переходов с группами объектов категории Тип объекта Пользователь посредством технологии Drag and Drop имеет возможность переносить объекты БД и их элементы с помощью мыши. Например, любую таблицу или запрос можно перенести из области переходов в окно схемы данных. Для установления связи между объектами можно в схеме данных переместить поле из одной таблицы в другую. Для размещения подчиненной формы в главной достаточно перенести в нее ранее созданную форму или даже просто таблицу.

С помощью мыши можно переносить объекты между различными базами данных. При этом необходимо запустить две задачи Microsoft Access. Возможен перенос таблиц и запросов Access в другие приложения, например в Microsoft Word и Excel. Можно выделить нужные данные в форме или в объекте в режиме таблицы и перенести только их. Можно создать таблицу путем переноса с помощью мыши диапазона ячеек Microsoft Excel в область переходов БД Microsoft Access. Объекты других приложений могут быть перенесены в поле объекта OLE в таблице или форме в режиме формы, а также в форму или отчет в режиме конструктора.

Быстро выполнить некоторые задачи (действия), для которых обычно предназначены другие программы, в Access можно с помощью смарт-тегов. Добавить смарт-тег к полю таблицы, запроса или элементу управления формы, отчета можно с помощью установки свойства Смарт-теги (Smart Tags). После добавления смарт-тега при активизации ячейки этого поля или элемента управления появляется кнопка, открывающая меню действий, которые доступны для смарт-тега. Например, если в форме, отображающей сведения о покупателях, имеется поле с его электронным адресом. Добавленный в это поле смарт-тег позволит перейти к подготовке письма покупателю в Outlook. С помощью смарт-тега имени покупателя можно добавить такие действия, как «Запланировать собрание» или «Показать мой календарь» .

В Access представлена лишь малая часть смарт-тегов. Дополнительные смарт-теги, созданные в Microsoft или независимыми разработчиками, можно найти в Интернете.