Электронные документы.
Технотронные документы
К технотронным также относят электронные документы — документы, создаваемые и читаемые с использованием носителей и способов записи, обеспечивающей обработку их информации электронно-вычислительной техникой, то есть компьютером. Легко осуществлять и контролировать доступ к документам и внесение изменений; Можно просто и эффективно изъять вышедшие из обращения документы. Пользователи имеют доступ… Читать ещё >
Электронные документы. Технотронные документы (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
К технотронным также относят электронные документы — документы, создаваемые и читаемые с использованием носителей и способов записи, обеспечивающей обработку их информации электронно-вычислительной техникой, то есть компьютером.
В межгосударственном стандарте ГОСТ 7.83−2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» электронный документ определен как «документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники». Электронные документы могут содержать записи письменного языка, изображения, звука как в виде отдельных документов, так и в сочетании друг с другом. Документы, содержащие одновременно информацию разной знаковой природы (словесную и текстовую, изобразительную, музыкальную и т. д.) называют мультимедийными, или просто мультимедиа.
Электронные документы могут существовать как в виде отдельных носителей информации (дискет, дисков и т. д.), так и во внутренней памяти компьютера. Размещенные в сети внутреннего или общего пользования, электронные документы являются вполне материальными. [1;173].
Однако электронные документы, в отличие от традиционных, являются не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.
Преимущества использования электронных носителей документов:
- § пользователи имеют доступ к актуальной информации в любое время;
- § легко осуществлять и контролировать доступ к документам и внесение изменений;
- § распространение информации осуществляется мгновенно;
- § возможен территориально удаленный доступ к документам;
- § можно просто и эффективно изъять вышедшие из обращения документы. [2; 69]
Однако и тут есть некоторые недостатки. Основной из них — уязвимость электронных документов перед вредоносным программным обеспечением, способным уничтожить практически любой массив информации. Сюда же стоит отнести проблему злонамеренного взлома и изменения данных — хакерства.
Кроме того, электронный документ зачастую оказывается зависим от состояния своего материального носителя. Возникает опасность выхода из строя оборудования, необходимого для «жизнеобеспечения» электронного документа. Поэтому информацию нужно копировать на несколько разных носителей, тем самым резервируя информацию.