Анализ правильности оформления делового документа

Задание: Найдите ошибки в оформлении в приведенных ниже документах (ответ должен быть письменный, используйте учебное пособие по данному курсу).

Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться, составьте документ.

Письмо-приглашение представляет собой письмо делового характера, содержащее в себе приглашение определенных лиц на какое-либо мероприятие, к примеру, конференцию, презентацию, выставку и пр.

Оформляться такое письмо может в более неформальном виде, по сравнению с обычным письмом-извещением, то есть его не обязательно оформлять на фирменном бланке, также можно не придерживаться строгой цветовой гаммы, цвет и шрифт могут быть произвольными.

Структура письма-приглашения: Подобный документ должен состоять из:

• — стандартной шапки, где указывается название организации или же определенное лицо, которому направляется данный документ;
• — общего обращения («Уважаемые партнеры!», «Дамы и Господа!») или же конкретного обращения с указанием ФИО приглашенного («Уважаемый Андрей Владимирович!»);
• — основного текста, в котором перечисляется такая информация, как название намечающегося торжества, место его организации, время и число;
• — подписи лица, инициирующего приглашение с указанием ФИО и должности.

Особенности оформления письма-приглашения: Как уже упоминалось, четких требований к написанию подобных писем не существует, они выполняются в произвольной форме.

Так как чаще всего при их составлении все-таки придерживаются делового стиля, то и формулировки подбираются соответствующие.

Например, при обращении используется форма множественного числа первого лица: «Рады сообщить», «Приглашаем Вас», «Имеем честь» и пр. Рекомендуется, чтобы текст был лаконичным и конкретным.

При этом письмо-приглашение должно посвящаться одному событию, за исключением редких случаев, когда речь идет о цикле взаимосвязанных встреч или празднований.

Чтобы подчеркнуть значимость намечающегося события и привлечь внимание получателя письма-приглашения, в его оформлении нередко используются декоративные элементы: узоры, орнаменты и пр.

Письмо-приглашение отправляют заранее. Возможно за несколько недель или даже месяцев до того, как мероприятие состоится. Это обусловлено не только мерами приличия, чтобы приглашенный человек мог спокойно принять свое решение, подготовиться к встрече, но и вынужденной необходимостью, так как иногда организаторам требуется знать точное количество гостей, чтобы рационально спланировать проведение мероприятия.

В таких случаях подобное приглашение требует ответа.

Письмо-приглашение составляется не в 1-м, а в 2-х экземплярах, из которых один отсылается получателю, а другой визируется исполнителем и руководителем организации и остается у отправителя.