Особенности стиля делового письма

Внутри системы официально-делового стиля все эти группы необходимо будут связаны едиными принципами создания, трансляции и интерпретации (понимания другой стороной) текста документа по правилам стиля.

1.3 Основные принципы создания и элементы структуры текста деловой корреспонденции в англоязычной коммуникации Структура письма: значительная часть обязательных пунктов и разделов, выполняемых при создании текста английского делового письма, относится к его структуре. Деловое письмо в англоязычной коммуникации во вступительной (вводной) части обязательно имеет заголовок (message header), приветствие (greeting), открывающую строку (opening line), инициальный параграф (an initial paragraph), main part (основная часть), closing paragraph (завершающий параграф) и conclusion (окончание) письма.

В отношении такой формы официально-делового стиля, которой является английское деловое письмо, устанавливаются такие стилистические требования и особенности (характерные черты) формирования текста, как клишированность и терминологичность.

Под свойством клишированности понимают особенность стиля стандартного текста английского делового письма к фиксации языковых единиц, обладающих лексической и семантической стабильностью, и употребляемых в тексте в одних и тех же значениях многократно. Вне всякого сомнения, на возникновение феномена клишированности текста официально-делового стиля оказывает влияние и целый ряд прагматических соображений, прямо или косвенно влияющих на употребляемые лексические и стилистические средства текстоообразования: случаи, когда на составление делового письма эмитентом может быть употреблено нелимитированное количество времени, крайне редки. Реальная ситуация чаще всего носит совершенно противоположный характер: деловое письмо нужно составить по факту совершившихся событий (или имеющихся обстоятельств), либо в ответ на полученное письмо контрагента с точным изложением сути дела (вопроса, проблемы) и в минимально короткий срок. Таким образом, официально-деловой стиль выступает в качестве лингвистического (частично также и психолингвистического) артефакта оперативного обмена деловой корреспонденцией (деловой коммуникации) современного информационного общества.

Свойство терминологичности текста английского делового письма неразрывно связано с такой чертой официально-делового стиля, как перманентное модулирование внутристилевых терминосистем, в свою очередь определяемое особенностями словоупотребления (внутристилевой прагматики — см. выше) и организации речи, свойственными именно официально-деловому стилю английского языка. Принципы организации текста делового письма, формирующие, по сути дела, всю его структуру сверху донизу, оказываются, вследствие имманентных правил организации общего стилеобразования данного естественного языка, более присущими европейским языкам немецкой группы, нежели романской. Таким образом, английское деловое письмо как текст, созданный по правилам конкретного стиля, формируется как совокупный результат:

Повторяющейся практики коммуникации определенного типа.

Повторяющейся в коммуникации экспликации ряда стабильных моделей текста, имеющих конвенциональную природу.

Репрезентации текстовых моделей строго определенными средствами лексики и стилистики.

Образование терминов в текстах английских деловых писем испытывает, с одной стороны, склонность к модуляции устойчивых словосочетаний, фразеологических оборотов, а порою, — и целых простых предложений со стилистически фиксированной семантикой, а с другой стороны, — склонность к постоянному образованию сокращений, также имеющих стабильное и детерминированное в пределах стиля значение, и также являющихся терминами.

Однако, помимо вышеперечисленных особенностей, относящихся к исполнению обязательных разделов структуры текста письма и свойств самого текста, имеется целый ряд текстологических особенностей преимущественно лексического (частично также и технического) свойства:

Приоритет имеют простые предложения (как нераспространенные, так и распространенные). Сложных синтаксических и грамматических конструкций стараются по возможности избегать.

Распространенные предложения имеют преимущественно условный или целевой характер.

Нормативным признается употребление в предложениях причастных оборотов с причастиями обоих типов, герундия и инфинитива в функциях целеполагания или условия выполнения действия.

Официально-деловой стиль предусматривает определенную частотность употребления в тексте письма словосочетаний с именной атрибуцией, а также многокомпонентных глагольных («фразовые глаголы») и номинативных групп.

Допускается самое широкое применение предикатов (имен прилагательных и причастий) в обоих залогах.

Как известно, грамматика английского языка не имеет моделей регулярного склонения (деклинаций) имен существительных. Однако, подобно подавляющему большинству других естественных языков, в грамматике английского языка самое широкое распространение получило использование лексических сочетаний некоторых предлогов (косвенных дескрипторов того или иного падежа) с глаголами, закрепившееся в англоязычной коммуникации в качестве нормативных лексических единиц с фиксированной семантикой. Официально-деловой стиль английского делового письма не ставит никаких ограничений для их использования.

Помимо вышеизложенного, всякий стиль естественного языка необходимо включает феномен соответствующего речевого этикета. По отношению к структуре делового письма речевой этикет (этикет делового эпистолярного жанра) предусматривает нормативный порядок наличия и следования элементов его структуры (English Letter Structure). Не вызывает сомнений и то объективное обстоятельство, что к структуре любого официального документа, включая и деловое письмо, предъявляется значительно больше требований, нежели к структуре документа неофициального:

Header of letter (заголовок).

Sender address (адрес отправителя).

Date (дата).

Inside address (адрес получателя).

Salutation (приветствие/я).

Opening line (opening sentence — вводная строка (вводное предложение)).

Main part (body — основная часть).

Introduction (введение).

Information, question, problem, request (информация, вопрос, проблема, запрос).

The opinion (decision) of sender (мнение (решение) отправителя).

Clarify conditions and abilities of recipient (уточнение условий и возможностей получателя).

Closing part (заключительная часть).

Closing sentence (заключение).

Complimentaries («формулы вежливости»).

The signature of sender (подпись отправителя).

Postscriptum (постскриптум, буквально лат. «после написанного»).

Важно: официально-деловой стиль английского делового письма не настаивает на обязательном наличии всех вышеперечисленных элементов структуры (разделов или параграфов текста) письма в каждом письме. Текст каждого письма, посвященный теме переписки и взглядам на эту тему обеих сторон, конечно же, будет уникален, и не все разделы (параграфы) из вышеперечисленных будут в нем представлены. Однако, те элементы, что предписаны английским деловым этикетом необходимо, должны быть представлены в каждом письме прежде всего с целью сохранения нормативной информативности текста.