Система обработки экономической информации

Кафедра экономической кибернетики Контрольная работа по дисциплине:

«Система обработки экономической информации»

Содержание контрольной работы

1.Система автоматизации бухгалтерского учета.

2.Состав и характеристика нормативно-справочной информации

3. Структура данных и логичные равенства для автоматизированного формирования корреспонденции счетов хозяйственных операций по учету кассовых выплат работникам предприятия Список использованной литературы

1. Система автоматизации бухгалтерского учета

Казалось бы недавно использование вычислительной техники для целей автоматизации учета хозяйственной деятельности могли позволить себе только крупные предприятия. Сегодня к традиционному перечню обязательных навыков бухгалтера можно отнести умение вести учет с использованием компьютерных программ. Рассмотрим новые технологические решения в области автоматизации бухучета.

Рис 1: Этапы и средства бухучета в 1С

Для целей автоматизации бухучета деятельность предприятия удобно представлять в виде последовательности отдельных хозяйственных операций. И задача бухгалтера на начальном этапе заключается в том, чтобы из всей совокупности характеристик конкретной хозяйственной операции выделить необходимые параметры и ввести их в программу. Для этого могут быть использованы диалоговые формы «Операция» или «Документ»

«Операция» — это электронный бланк для записи всей совокупности проводок, характеризующих отдельную хозяйственную операцию. Корреспондирующие счета и другие параметры в проводках вводятся бухгалтером непосредственно с клавиатуры или путем выбора из списков. Программа только осуществляет контроль корректности вводимой информации.

«Документ» — это комплексное средство ввода учетной информации, поддерживающее обычную технологическую процедуру выписки первичного документа, но не на бумажном бланке, а в его электронном аналоге — диалоговой форме документа. Внесенная в диалоговую форму информация используется программой для формирования и печати первичной (бумажной) формы документа и автоматического формирования бухгалтерских проводок.

Как уже отмечалось, каждая хозяйственная операция может быть охарактеризована стандартным набором параметров. Значения некоторых параметров (например, наименование организации-контрагента, наименование товара, наименование объекта основных средств и т. д.) могут повторяться в различных хозяйственных операциях. В программе предусмотрена возможность организации списков таких повторяющих значений в виде справочников. Так например, список сотрудников фирмы хранится в справочнике «Сотрудники», а список основных средств — в справочнике «Необоротные активы». Каждое поле в диалоговой форме «Документ» или «Операция» имеет определенный тип значения. Если этот тип — число, строка или дата, то данное поле может заполнятся непосредственно с клавиатуры. А если этот тип — элемент справочника то при обращении к такому будет автоматически появляться список элементов соответствующего справочника из которого бухгалтеру необходимо выбрать нужное значение. Кроме того, элементы большинства справочников характеризуются не только наименованием, но и рядом других параметров. Например, для основных средств — это инвентарный номер, первоначальная стоимость, счет учета, счет и статья списания износа, дата ввода в эксплуатацию и др. Эти параметры могут автоматически использоваться программой при формировании проводок и печатных форм документов Для удобства работы с содержимым справочников программа предоставляет ряд сервисных функций: быстрый поиск по наименованию элемента, поиск по значению произвольного параметра, сортировка элементов в списках, группировка элементов и др.

В соответствии с законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» бухгалтерский учет — это процесс выявления, измерения регистрации, накопления, обобщения, хранения и передачи информации о деятельности предприятия внешним и внутренним пользователям для принятия решений.

Выявление и измерение учетной информации как первый этап процесса ведения бухгалтерского учета в программе сводится к заполнению диалоговых типа «Документ» или «Операция».

Следующий этап — регистрация хозяйственных операций — организуется путем формирования регистрационных записей в электронных журналах. Эта процедура осуществляется программой автоматически после заполнения и сохранения диалоговых форм документов и операций. Существуют два вида журналов общие и специализированные. К общим журналам относится Журнал операций и Полный журнал документов. В этих журналах регистрируются буквально все вводимые в программу операции. В специализированных журналах регистрируются только документы, отражающие специальные участки учета. Например, в журнале «Приходные накладные» регистрируются лишь приходные накладные.

Все записи в журналах располагаются в хронологическом порядке и содержат наиболее общие характеристики регистрируемой операции: наименование и номер документа, дата и время, сумма и т. д. Кроме того в специализированных журналах может выводится более детальная информация о зарегистрированных документах Журналы позволяют:

просматривать реестры документов и операций за определенную дату или диапазон дат;

делать общий анализ введенных хозяйственных операций как по всем, так и по отдельным участкам учета;

просматривать и анализировать проводки, сформированные этими документами.

Этап накопления учетной информации реализуется программой через механизм бухгалтерских проводок После заполнения и регистрации диалоговых форм типа «Операция» и «Документ» программа автоматически изменяет остатки на бухгалтерских счетах в соответствии с теми проводками, которые сформированы этими формами. В наиболее простом варианте учета, когда на счетах накапливается информация только в денежном выражении, в проводках, помимо кодов корреспондирующих счетов, достаточно задавать значение одного параметра — сумму проводки. В программе для каждого бухгалтерского счета в Плане счетов могут быть дополнительно заданы параметры накопления информации в разрезе количественного, валютного и аналитического учета. В этом случае в проводках по данному счету в обязательном порядке должен присутствовать такой параметр, как количество, если установлен количественный признак, а также наименование валюты, курс валюты и валютная сумма, если установлен валютный признак. Если для счета устанавливается признак ведения аналитического учета, то программа будет накапливать для данного счета информацию о состоянии и движении каждого отдельного аналитического объекта. Признак ведения аналитического учета на счете устанавливается путем указания в плане счетов конкретного вида субконто для данного вида. Вид субконто — это наименование группы однотипных объектов аналитики. Как правило, каждому виду субконто соответствует одноименный справочник Итак План счетов однозначно определяет структуру учетной информации, накапливаемой программой в результате обработки каждой введенной в программу бухгалтерской проводки.

Программа хранит на бухгалтерских счетах накопленную информацию не только по состоянию на дату последней введенной информации, но и сохраняет промежуточные итоги в виде начального и конечного сальдо, а также оборотов за каждый месяц всего периода учета по отдельным счетам включая аналитические объекты. Кроме того, все введенные проводки в хронологическом порядке регистрируются в журнале проводок. Накопленная за определенный учетный период информация может быть представлена бухгалтеру для оценки и анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют и объектов аналитики посредством определенного набора стандартных отчетов, таких как «Анализ счета», «Оборотно-сальдовая ведомость», «Главная книга» и др. Стандартные отчеты могут быть сформированы на любой диапазон дат и в любой момент времени Обобщение учетной информации в целях предоставления сведений о результатах деятельности предприятия различным заинтересованным лицам осуществляется посредством формирования регламентированных отчетов. По содержанию регламентированные отчеты — это Баланс, Отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, Декларация об НДС и другие налоговые и статистические отчеты, предоставляемые различным фондам. Работа с регламентированными отчетами аналогична работе со стандартными отчетами, поскольку также осуществляется путем вызова диалоговой формы настройки параметров. Все отчеты заполняются автоматически на основе анализа и дополнительной обработки накопленной учетной информации. Кроме того, существует возможность прямо из отчета выходить на документы и операции, участвующие в формировании любой отчетной суммы и в случае необходимости, исправлять допущенные на этапе ввода ошибки. Важно также и то, что программа дополнительно поддерживает режим «ручного» заполнения и редактирования сумм в отчетах.

Мы рассмотрели в общем технологические аспекты реализации процедуры бухгалтерского учета. А если говорить про уровень автоматизации отдельных этапов указанного процесса, то наиболее тяжелым в этом смысле является этап введения хозяйственных операций. Сложность заключается в том, что наравне с широким спектром объектов учета существует огромное количество схем движения этих объектов.

Тем не менее программа позволяет вводить проводки любой хозяйственной операции с помощью диалогового окна «Операция». С другой стороны, эта форма ориентирована только на ручной ввод проводок, что значительно снижает уровень автоматизации.

Всего программа включает 38 видов различных документов, которые позволяют автоматизировать огромное количество бухгалтерских процедур Следует отметить, что «Документы» формируют проводки не только для целей бухгалтерского учета, но и налогового тоже. Для этого в программе предусмотрено использование дополнительных (внутренних) внебалансовых счетов. Например все суммы валовых доходов и расходов накапливаются на счетах «ВД» и «ВР» соответственно. А суммы балансовой стоимости основных средств — на счетах «ОС1», «ОС2» и «ОС3» соответственно для первой, второй и третьей групп. В дальнейшем программа имеет возможность обращаться к остаткам на счете соответствующей группы основных средств для расчета суммы амортизации и внесения этой суммы на валовые расходы.

Таким образом, учетно-аналитические возможности программы определяются составом и функциональным наполнением таких средств, как «План счетов», «Документы», «Справочники», «Журналы», «Отчеты». Совокупность этих средств объединено названием «Конфигурация». Поскольку 1С: ориентирована на широкое поле пользователей, то ее конфигурация отражает только общие (типовые) технологические схемы учета и не учитывает специфики отдельных предприятий. С учетом всего вышеперечисленного такую конфигурацию называют типовой. Для многих предприятий Типовая конфигурация может быть принята без каких либо существенных изменений или служить базой для реализации своих собственных моделей учета.

Как именно вносятся изменения в конфигурацию? Для этого предусмотрено специальный режим работы — Конфигуратор. Запустив программу в этом режиме, пользователь получает возможность не только вносить изменения в уже существующие средства конфигурации (изменить состав проводок, которые формируются документом, добавить новую колонку в любом журнале, заменить параметры счета в Плане счетов), но и создавать новые документы, справочники, журналы, отчеты и т. д. Также для каждого работника который работает с программой, можно установить пароль и определить список средств, которые будут доступны для работы. Ради справедливости следует отметить, что внесение серьезных изменений в конфигурацию требует некоторых навыков и знаний в области в области макропрограммирования на встроенном языке 1С. С другой стороны в комплект поставки программы входит набор технической документации, который довольно детально описывает как процедуры конфигурирования, так и встроенный язык программирования.

2. Состав и характеристика нормативно-справочной информации

Значительное место в БД автоматизированной системы учета занимает нормативно-справочная информация (НСИ). Нормативную информацию составляет совокупность норм, нормативов, цен, расценок, тарифов, процентных ставок и других величин, вычисленных до начала формирования бухгалтерской информации в процессе технической подготовки производства, ценообразования и т. д.

Состав показателей НСИ охватывает натуральные, абсолютные и относительные данные.

Специфика информации об объектах учета диктует необходимость группировки НСИ по этим объектам (НСИ для учета основных средств, учета производственных запасов и т. д.), причем каждая из характеристик объекта также имеет свои отличительные черты и должна, по возможности, иметь единообразное представление.

По назначению НСИ используются для:

идентификации единиц информации;

информационно-поисковых целей;

формирования характеристик объектов учета;

обеспечения информационных взаимосвязей и расчетов.

В зависимости от назначения НСИ группируются в различные информационные совокупности:

по структуре построения НСИ может быть представлена в виде списка, таблицы или в линейном виде;

по сфере применения различается универсальная и специальная НСИ;

по источнику формирования НСИ делится на первичную и производную.

Универсальная НСИ пригодна для использования в нескольких автоматизированных информационных системах. В более узком смысле (с точки зрения бухгалтерского учета, контроля и аудита) универсальная НСИ обслуживает функционирование всех учетных задач.

Специальная НСИ участвует в решении конкретных задач или определенного комплекса задач. К специальной НСИ относятся локальные классификаторы и словари.

К первичной НСИ относятся данные учетного и нормативного характера. Производная НСИ формируется в результате преобразования первичной НСИ. Первичную и производную НСИ, используемую без какой-либо предварительной доработки, в пределах бухгалтерского учета называют базовой НСИ. Необходимо, чтобы вся НСИ, формируемая другими автоматизированными системами, для решения учетных задач представлялась в готовом к потреблению виде, не требующем какого-либо преобразования, т. е. она должна быть базовой НСИ.

В системе НСИ выделяются следующее виды данных: классификаторы, справочники, таблицы соответствия и входимости, словари.

Классификаторы информации — это систематизированные перечни наименований и кодовых обозначений классифицируемых объектов. Для НСИ объектами классификации могут быть различные элементы данных, сгруппированные по определенным признакам.

Общегосударственные классификаторы должны создаваться для решения задач по различным функциям управления. Данные классификаторы разделяют на три вида:

1) общая для всех информационных систем информация, описывающая различные ресурсы предприятия, — это классификатор единиц измерения, кодов предприятий и т. д.;

2) классификаторы, содержащие уникальную для различных информационных систем информацию, отражающую характеристику ресурсов, — классификаторы основных средств, материальных ценностей, трудовых, денежных ресурсов;

3) классификаторы, используемые только в пределах учета, контроля, анализа и аудита, — это классификаторы синтетических счетов, субсчетов и кодов аналитического учета, хозяйственных операций и т. д. Перечень основных классификаторов НСИ, используемых при автоматизации учета, контроля, анализа и аудита, приведен в таблице№ 1.

Таблица 1

Перечень основных классификаторов НСИ, используемых при автоматизации учета, контроля, анализа и аудита

Справочник представляет собой сборник справок, т. е. фрагментальных сведений, получаемых по запросу.

Справочники служат для описания объектов учета, установления взаимосвязи информации посредством идентификации сходных признаков, для распечатки в выходных документах постоянных реквизитов.

По содержанию и сфере применения могут быть разнообразные справочники. Они могут содержать описание возможных значений объектов, субъектов, процессов и их отдельных свойств. Справочники, подобно классификаторам, могут быть как общего, так и локального назначения. Перечень справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля, анализа и аудита, приведен в таблице 2.

Таблица 2.

Перечень основных справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля и аудита

Структура показателей и кодовое обозначение НСИ должны быть едиными для всех информационных систем предприятия. Система кодирования НСИ должна обеспечивать сопоставимость реквизитов и показателей по содержанию и наименованию, а также их взаимоувязку при переходе с одного уровня управления на другой и при обмене информацией между различными информационными системами и органами управления. НСИ, поступающая от других автоматизированных систем, по содержанию и структуре данных должна соответствовать требованиям бухгалтерского учета в смежной автоматизированной системе. Работы по ведению НСИ должны быть направлены на поддержку созданной БД в рабочем состоянии и обеспечивать контроль за всеми изменениями по ее корректировке.

Организация нормативного хозяйства представляет собой процесс создания и ведения нормативно-справочной информации, в котором выделяются следующие основные операции:

создание системы обозначения экономической информации;

подготовка и сдача первичных документов в службу нормативного хозяйства;

создание информационного фонда НСИ на машинных носителях;

поддержание информационного фонда НСИ в рабочем состоянии;

создание информационного фонда НСИ в виде эталонных и контрольных экземпляров;

оповещение пользователей информационного фонда НСИ о производимых изменениях;

выдача информации по разовым запросам пользователей.

Основные данные, необходимые для создания информационного фонда НСИ, содержатся в учетной и технологической документации. В настоящее время на многих предприятиях внедряются и действуют единые типовые системы документации. С целью исключения дублирования информации все документы должны быть увязаны в единую систему и отвечать основным требованиям электронной обработки информации.

Зафиксированная в различных действующих документах нормативно-справочная информация должна быть упорядочена и приспособлена к нуждам автоматизированной обработки информации. С этой целью формируются дополнительные документы, содержащие промежуточные данные, получаемые из действующих документов. Выбор показателей и их расположение в промежуточных документах должны соответствовать структуре создаваемых баз данных. Корректировка базы данных НСИ производится на основании извещения об изменениях. При этом проставляется дата изменения и составляется список измененных показателей. Если объем изменений НСИ велик, целесообразно не производить корректировку существующей БД, а создавать новую.

По множествам объектам кодирования, которые носят систематический характер (например, дата, номер операции и т. д.), НСИ не разрабатывается. Иногда в документе, содержащем нормативно-справочную информацию, отдельной позицией показывается пример присвоения кодовых обозначений.

Разработка нормативно-справочной информации начинается после согласования системы классификации и кодирования. Источниками для разработки НСИ могут быть действующие на предприятии классификаторы (общегосударственные, отраслевые и локальные), а также учетные, контрольные, технологические и другие документы. Процесс разработки НСИ включает несколько этапов, перечень и последовательность выполнения которых указывается в план-графике, например:

разработка образцов форм нормативно-справочной информации;

присвоение перечня кодируемой информации;

присвоение кодов элементам номенклатуры;

составление НСИ и ее передача другим лицам для практического использования.

Для каждой формы НСИ разрабатывается инструкция по ее ведению и использованию.

3. Структура данных и логичные равенства для автоматизированного формирования корреспонденции счетов хозяйственных операций по учету кассовых выплат работникам предприятия

Рассмотрим несколько операций по образованию дебиторской/кредиторской задолженности в результате расчетов с сотрудниками организации в наличной форме.

24 января 2001 г. предприятие «КИТ» по чеку 10 104 сняло со счета в банке на хозяйственные нужды и командировочные расходы сумму в 320 грн. Приход денежных средств отражен в приходном кассовом ордере № 1. В этот же день из кассы выданы под отчет сотрудникам предприятия следующие суммы:

Наличные деньги хранятся в кассе предприятия и учитываются на активном счете 30 «Касса». Приход денег в кассу отражается по дебету счета 30, а расход — по кредиту. На рис. 3 показана схема отражения операций задачи на счетах бухгалтерского учета.

Первая операция кредитует расчетный счет и дебетует кассу на сумму 320 грн Операции 2−4 кредитуют счет «Касса» и дебетуют счет 37 «Расчеты с подотчетными лицами». Тем самым образуется дебиторская задолженность, которая отражается на счете 37. Для учета расчетов с подотчетными лицами необходимо организовать ведение аналитического учета в разрезе подотчетных лиц — сотрудников предприятия. Кроме того, в обязанности кассира входит ведение кассовой книги установленного образца Для ввода кассовых операций по приходу и расходу денежных средств удобен документ «Банк (касса) «Отчет кассира», который входит в комплект стандартной настройки программы.

Отчет кассира является листом кассовой книги, в котором отражены операции за один кассовый день. Использование данного документа (расчета) позволит сформировать кассовую книгу, а также автоматизировать ввод проводок по кассовым операциям. Воспользуемся им для ввода операций поставленной задачи.

В обязанность бухгалтера входит не только правильно указать данные о лицах и документах, но и определить корреспондирующий счет по каждой кассовой операции, а также выбрать субконто в том случае, если на корреспондирующем счете предусмотрено ведение аналитического учета.

В нижней части поля ввода документа имеется служебный реквизит «Провод (1/0)» Его назначение состоит в том, чтобы управлять режимом формирования проводок. Если установить его значение равным нулю, то проводки формироваться не будут. При значении, равном единице, в журнал операций автоматически поместятся проводки по всем операциям, зарегистрированным в данном документе Так, в течение рабочего дня кассир может вводить операции без формирования проводок Тогда в журнале операций будет сохраняться только лишь заголовочная запись документа.

В конце рабочего дня через заголовочную запись можно снова «войти» в документ, проставить в нем признак формирования проводок, что приведет к их фиксации в журнале операций. Печатная форма «Отчет кассира» формируется по нажатии экранной кнопки «Документ». Форма документа, полученная на основании введенных операций, приводится на рис 4

Касса за 24 января 2003 г.

Итак, перед выходом из режима «Документы и расчеты» проставим признак формирования проводок равным единице, тогда, выйдя в журнал операций, обнаружим в нем помимо заголовочной записи четыре бухгалтерские проводки, полностью соответствующие данным кассовой книги.

1. Завгородній В.П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудита. — К.: А.С.К., 1998. — 768 с. — (Економіка. Фінанси. Право)

2. Чистов Д. В. Основи компъютерной бухгалтерии: Учебный практикум по ведению бух. учета в «1С:Бухгалтерии — Проф 6.0» для Windows. — 2-е изд., перераб и доп. — М.:КомпъютерПресс, 1998. 0- 351 с.

3. Информационные системы в экономике: Учебник/ Под ред. Проф.В. В. Дика. — М.: Финансы и статистика, 1996. — 272с.:ил.

4. Рогач І.Ф., Сендзюк М. А., Антонюк В. А. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах: Навч. посібник. — К.:КНЕУ, 1999. — 216с.

5. Автоматизированные системы обработки финансово-кредитной информации: Учебник. -М.: Финансы и статистика, 1990.

6. Титоренко Е. М. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М., 1998 г.