Работа с электронными шаблонами Word

Основные требования к оформлению документации изменяются редко, поэтому одна и та же комбинация параметров документа может повторяться многократно. При компьютерном ведении делопроизводства для экономии трудозатрат целесообразно использовать шаблон — файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов, как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые вебузлы. Шаблон позволяет использовать все сделанные ранее установки: параметры форматирования, стиль, элементы автоматизации.

При изменении шаблона легко изменить тип документа, при этом его содержание может остаться прежним. Так, служебная записка может быть трансформирована в деловое письмо или отчет, в результате чего изменятся параметры оформления отдельных реквизитов, а суть дела останется прежней.

В текстовом редакторе Word все документы по умолчанию основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок, в том числе стандартные встроенные стили и общие для документов данного типа фрагменты текста. Шаблон, используемый только для какого-либо определенного типа документов, называется специальным. MS Word содержит целый ряд встроенных шаблонов. Так, существуют шаблоны резюме, повесток, записок, отчетов, факсов, писем, оформления конвертов, календарей. Стили, доступные во всех шаблонах, для удобства использования объединены в Библиотеку стилей. Дополнительные шаблоны можно найти в Интернете (office.microsoft.com/ru-ru/templates/default.aspx).

Начинающие пользователи MS Word могут обратиться к мастерам — программам, задающим вопросы, а затем использующим полученные ответы для создания таких объектов, как форма или вебстраница. Более опытные пользователи могут на основе обычного или специального шаблона разработать собственный шаблон (например, при появлении в делопроизводстве нового вида документов).

Нужно иметь в виду, что в MS Word специальный шаблон имеет приоритет над общим, а документ имеет приоритет над специальным шаблоном. Это значит, что установки общего шаблона блокируются установками специального, а они, в свою очередь, могут быть заблокированы установками конкретного документа.

В случае возникновения каких-либо трудностей при создании документов с помощью MS Word следует обращаться к специальной литературе (см., например: Microsoft Office 2000 Professional. 6 книг в одной / Ю. И. Волков [и др.]. М., 2001. С. 252−257, 299−309).

Речевой этикет в документе

Как вы уже знаете, речевой этикет является важной составляющей речевой культуры. деловая речь имеет свой этикет.

Этикет — это установленный порядок поведения гделибо. Деловой этикет — это порядок поведения в системе делового общения.

Основные принципы делового этикета изложены в пособии «Организация работы с документами» под редакцией В. А. Кудряева (М., 2001). К ним относятся следующие:

• • честность;
• • умение принимать решения и выполнять их;
• • вежливое и уважительное отношение к партнеру;
• • соблюдение дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;
• • умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера;
• • терпимость к чужому мнению, даже если оно не совпадает с вашим;
• • умение признавать ошибки;
• • умение использовать аргументы, а не авторитет.

Как следует из этого списка, большая часть принципов делового этикета напрямую связана с умением построить свое высказывание.

В письменных текстах деловой этикет проявляется прежде всего в следующих компонентах:

• • формулах обращения;
• • выражении просьб;
• • выражении отказов;
• • выражении претензий;
• • формулировании поручений;
• • аргументации своего мнения.