Организация деятельности коллегиального органа корпорации

Организация деятельности коллегиального органа корпорации (совета директоров или наблюдательного совета) определяется законами о корпорациях и принятым в соответствии с ними внутренним документом корпорации — Положением о совете директоров (наблюдательном совете).

Такой внутренний документ определяет организацию деятельности коллегиального органа корпорации, а именно: порядок подготовки и проведения заседаний коллегиального органа, их регулярность, формы проведения заседаний (очная и заочная), форму уведомления членов коллегиального органа о заседании, порядок принятия решений. При этом члены коллегиального органа корпорации должны иметь возможность получать всю необходимую информацию для принятия решений по вопросам повестки дня. Предоставление информации осуществляется исполнительными органами в соответствии с установленными в корпорации процедурами, в частности, если в обществе введена должность корпоративного секретаря — то через секретаря общества.

Коллегиальный орган корпорации возглавляется председателем, который должен обеспечить эффективную организацию его деятельности.

Председатель избирается членами коллегиального органа из их числа большинством голосов от общего числа членов коллегиального органа, если иное не предусмотрено уставом общества. Полномочия председателя коллегиального органа определены законами, а также уставами и внутренними документами корпорации. Например, согласно ст. 67 Закона об акционерных обществах председатель совета директоров общества организует его работу, созывает заседания совета директоров и председательствует на них, организует на заседаниях ведение протокола, председательствует на общем собрании акционеров, если иное не предусмотрено уставом общества. Председатель совета директор вправе подписывать договоры от имени общества с лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа, и членами коллегиального исполнительного органа.

Председатель совета директоров должен способствовать наиболее эффективному осуществлению функций, возложенных на совет директоров.

Кодекс корпоративного управления рекомендует избирать председателем совета директоров независимого директора либо определять из числа избранных независимых директоров старшего независимого директора, координирующего работу независимых директоров и осуществляющего взаимодействие с председателем совета директоров.

Председатель совета директоров должен обеспечивать эффективную организацию деятельности совета директоров и взаимодействие его с иными органами общества. В связи с этим председателем совета директоров рекомендуется назначать лицо, имеющее безупречную деловую и личную репутацию и значительный опыт работы на руководящих должностях, в честности, принципиальности, приверженности интересам общества которого отсутствуют какие-либо сомнения.

В целях обеспечения действенной системы сдержек и противовесов на уровне совета директоров общества рекомендуется либо избирать председателем совета директоров независимого директора, либо из числа избранных независимых директоров определять старшего независимого директора. При этом рекомендуется, чтобы старший независимый директор выступал советником председателя совета директоров, способствуя эффективной организации работы совета директоров, а также координировал взаимодействие между независимыми директорами, в том числе созывал по мере необходимости встречи независимых директоров и председательствовал на них.

В ситуации конфликта (например, при возникновении существенных разногласий внутри совета директоров либо в случае, когда председатель совета директоров не уделяет внимания вопросам, рассмотрения которых требуют отдельные члены совета директоров или имеющие право на обращение в совет директоров акционеры общества) старший независимый директор должен предпринять усилия по разрешению конфликта путем взаимодействия с председателем совета директоров, другими членами совета директоров и акционерами общества в целях обеспечения эффективной и стабильной работы совета директоров.

Права и обязанности старшего независимого директора, включая его роль в разрешении конфликтов в совете директоров, должны быть сформулированы во внутренних документах общества и разъяснены членам совета директоров.

Заседания коллегиального органа корпорации созываются по мере необходимости. При этом, например, Закон о производственных кооперативах предусматривает, что заседание наблюдательного совета кооператива созывается не реже чем один раз в полгода. Кодекс корпоративного управления рекомендует проводить заседания совета директоров по мере необходимости, как правило, не реже одного раза в два месяца и в соответствии с утвержденным советом директоров планом работы.

Обычно заседания коллегиального органа корпорации созываются председателем по его собственной инициативе. Председатель обязан созвать заседание совета директоров по требованию:

• — членов совета директоров;
• — ревизионной комиссии (ревизора);
• — аудитора общества;
• — исполнительного органа общества;
• — иных лиц, определенных уставом общества.

Кодекс корпоративного управления рекомендует предусмотреть право акционера, владеющего определенным процентом голосующих акций (акционеров, владеющих в совокупности определенным процентом голосующих акций), требовать созыва заседания совета директоров для рассмотрения наиболее важных вопросов, связанных с деятельностью общества. Не рекомендуется устанавливать такой порог в размере более 2% голосующих акций.

Кворум заседания коллегиального органа — минимальное число членов коллегиального органа корпорации, которые должны участвовать в заседании для того, чтобы на таком заседании могли приниматься решения, имеющие силу. Кворум для проведения заседания коллегиального органа определяется уставом, но законы также содержат требования к кворуму. Согласно Закону об акционерных обществах кворум не должен быть менее половины от числа избранных членов совета директоров. Закон также допускает, что уставом или внутренним документом общества может быть предусмотрена возможность учета при определении наличия кворума и результатов голосования письменного мнения члена совета директоров (наблюдательного совета) общества, отсутствующего на заседании совета директоров (наблюдательного совета) общества, по вопросам повестки дня.

В случае когда количество членов совета директоров становится меньше количества, составляющего указанный кворум, совет директоров обязан принять решение о проведении внеочередного собрания акционеров для избрания нового состава совета директоров. Оставшиеся члены совета директоров вправе принимать решение только о созыве такого внеочередного собрания акционеров.

Законы о корпорациях определяют также кворум для принятия решений коллегиального органа корпорации. В соответствии с Законом об акционерных обществах решения на заседании совета директоров (наблюдательного совета) общества принимаются большинством голосов членов совета директоров (наблюдательного совета) общества, участвующих в заседании, если федеральным законом, уставом общества или его внутренним документом не предусмотрено большее число голосов для принятия соответствующих решений. Закон называет случаи, когда решение совета директоров принимается единогласно, а также квалифицированным большинством. Кодекс корпоративного управления рекомендует принимать решения по наиболее важным вопросам деятельности общества квалифицированным большинством или большинством голосов всех избранных членов совета директоров.

К вопросам, решение по которым принимается квалифицированным большинством или большинством голосов всех избранных членов совета директоров, рекомендуется отнести, в частности, утверждение приоритетных направлений деятельности и финансово-хозяйственного плана общества; утверждение дивидендной политики общества; принятие решения о листинге акций общества и (или) ценных бумаг общества, конвертируемых в его акции; определение цены существенных сделок общества и одобрение таких сделок; вынесение на общее собрание акционеров вопросов о реорганизации или ликвидации общества; принятие рекомендаций по размеру дивидендов по акциям общества.

Заседания коллегиального органа корпорации проводятся в очной форме с предварительным уведомлением об этом всех членов коллегиального органа и предоставлением им необходимых материалов и документов. Уставы корпораций допускают возможность проведения заседания коллегиального органа корпорации в заочной форме (путем заочного голосования). Кодекс корпоративного управления рекомендует, чтобы форма проведения заседания совета директоров определялась с учетом важности вопросов повестки дня. Наиболее важные вопросы должны решаться на заседаниях, проводимых в очной форме.

На заседании коллегиального органа корпорации ведется протокол, требования к содержанию которого определены ГК РФ, если законами о корпорациях не предусмотрено иное. Например, Закон об акционерных обществах определяет, что в протоколе заседания указываются:

• — место и время его проведения;
• — лица, присутствующие на заседании;
• — повестка дня заседания;
• — вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним;
• — принятые решения.

Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества составляется не позднее трех дней после его проведения.

Комитеты коллегиального органа (совета директоров или наблюдательного совета). Члены совета директоров должны надлежащим образом готовиться к проведению заседания совета директоров, иметь всю необходимую информацию и материалы для принятия решения по вопросам повестки его заседания. Для предварительного рассмотрения наиболее важных вопросов и подготовки рекомендаций совету директоров для принятия решений в совете директоров создаются комитеты.

Создание комитетов коллегиального органа корпорации не предусматривается ни ГК РФ, ни специальными законами о корпорациях. Вместе с тем Кодексом корпоративного поведения 2002 г. создание комитетов совета директоров было рекомендовано акционерным обществам. Новый Кодекс корпоративного управления 2014 г., предназначенный прежде всего для публичных акционерных обществ, также рекомендует создание комитетов совета директоров.

Одной из важных задач для совета директоров является выбор комитетов. В зарубежных корпорациях практически все советы имеют комитеты по аудиту и вознаграждениям, выполняющие функцию мониторинга и состоящие, как правило, из независимых директоров.

Кодекс корпоративного управления рекомендует создавать следующие комитеты.

Для предварительного рассмотрения вопросов, связанных с контролем за финансово-хозяйственной деятельностью общества, рекомендуется создавать комитет по аудиту, состоящий из независимых директоров, при этом чтобы по крайней мере один из независимых директоров — членов комитета по аудиту обладал опытом и знаниями в области подготовки, анализа, оценки и аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Для предварительного рассмотрения вопросов, связанных с формированием эффективной и прозрачной практики вознаграждения, рекомендуется создавать комитет по вознаграждениям, состоящий из независимых директоров и возглавляемый независимым директором, не являющимся председателем совета директоров.

Для предварительного рассмотрения вопросов, связанных с осуществлением кадрового планирования (планирования преемственности), профессиональным составом и эффективностью работы совета директоров, рекомендуется создавать комитет по номинациям (назначениям, кадрам), большинство членов которого должны быть независимыми директорами.

С учетом масштабов деятельности и уровня риска обществу рекомендуется создавать иные комитеты совета директоров (комитет по стратегии, комитет по корпоративному управлению, комитет по этике, комитет по управлению рисками, комитет по бюджету, комитет по здоровью, безопасности и окружающей среде и др.).

Решение о создании комитетов в составе совета директоров принимается советом директоров.

Деятельность комитетов регулируется внутренними документами общества, которые содержат положения о составе, компетенции, порядке работы, а также права и обязанности их членов.