Назначение и виды деловых совещаний

Современная деловая среда является чрезвычайно сложной и динамичной. Глобализация экономики, стремительное развитие научно-технического прогресса, усложнение применяемых техники и технологии в производстве товаров и услуг приводит к тому, что решения, которые должны принимать руководители, становятся все более сложными. Они требуют анализа, всестороннего обсуждения, осознанного выбора из множества альтернативных вариантов. Поэтому все чаще решения принимаются после коллективного обсуждения различных аспектов проблемы. При этом к участию в принятии решений привлекается не просто несколько специалистов, но и несколько специалистов разного профиля, что делает обсуждения еще более сложными, но зато и результат получается гораздо лучше. Дело в том, что в этом случае решение обосновано с разных точек зрения, с учетом всей имеющейся у работников организации информации.

Одной из основных форм коллективного принятия решений в процессе управления является совещание. Это одна из форм управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса в заранее определенном месте, в определенное время.

Совещание — это способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Целью совещания является выработка и принятие решений по заранее определенному кругу вопросов. Таким образом, совещание — это один из видов коллективной работы. Другим, похожим видом работы, являются собрания, но у собрания и совещания есть некоторые отличия.

Собранием называется обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации.

Порядок проведения собраний регламентируется уставом соответствующей организации. В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц. Порядок проведения собрания обычно не закреплен регламентирующим документом.

Деловые совещания занимают значительную часть рабочего времени руководителей и специалистов. В них одновременно участвует множество (иногда десятки, а то и сотни) работников. Все они во время совещания заняты решением одного и того же вопроса и, в то же время, оторваны от выполнения своей основной текущей работы, в связи с чем совещания являются чрезвычайно затратным видом деятельности, ведь рабочее время стоит организации немалых денег. Поэтому очень важно, чтобы затраты рабочего времени были результативными, т. е. в ходе совещаний должны приниматься обоснованные и взвешенные управленческие решения. Неконкретные решения, или решения, которые нельзя реализовать на практике не могут окупить затрат на совещание.

Несмотря на высокие затраты совещания являются необходимым видом управленческой деятельности. Они имеют определенные преимущества перед другими формами принятия решений. К числу преимуществ относится то, что в ходе совещания:

• — используются знания и опыт множества работников организации;
• — принимается во внимание различная информация, реализуется взгляд на проблему с разных сторон;
• — проявляется разнообразие возможных подходов к принятию решений;
• — в ходе коллективной работы повышается вовлеченность сотрудников в процесс управления организацией, что усиливает их мотивированность и ответственность.

В то же время следует отметить возможные трудности в организации и проведении деловых совещаний. Это объясняется тем, что:

• — подготовка и проведение совещаний требует значительно больших, по сравнению с другими видами управленческой деятельности, затрат времени и средств;
• — коллективная работа иногда создает ощущение «размытой» ответственности, когда за результат отвечают все и в то же время никто конкретно.

Несмотря на отмеченные трудности, такой вид коллективной работы как совещания широко используется в практике управленческой деятельности.

Деловые совещания можно классифицировать по следующим основным признакам.

• 1. По назначению:
  • • вырабатывающие и принимающие решения;
  • • разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
  • • подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку полученным результатам.
• 2. По периодичности проведения:
  • • разовые;
  • • регулярные;
  • • периодические.
• 3. По количеству участников:
  • • узкий состав (5−7 человек);
  • • расширенный состав (8−20 человек);
  • • представительные совещания (более 20 человек).
• 3. По степени стабильности состава участников:
  • • совещания с определенным составом работников;
  • • совещания с участниками, приглашенными в соответствии с повесткой дня.
• 4. По содержанию работы:
  • • проблемные;
  • • инструктивные;
  • • оперативные (диспетчерские) совещания. Соотношение этих видов совещаний по цели, времени и составу участников раскрывается в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Соотношение видов совещаний по цели, времени и составу участников.

Помимо своего прямого назначения рационально организованные деловые совещания выполняют также учебно-воспитательную функцию. Дело в том, что на совещаниях работники организации получают множество информации, участвуют в анализе ситуации, учатся мыслить масштабами всей организации, а не только своего подразделения, учитывают ближайшие и отдаленные последствия принимаемых решений. Таким образом, они повышают уровень своего профессионализма и получают ценный опыт принятия управленческих решений.