Систематизация и организация оперативного хранения документов

В результате освоения материала раздела VI студент должен:

знать

• • порядок формирования и оформления дел;
• • порядок оформления и ведения номенклатуры дел;
• • состав и структуру примерных, типовых и конкретных номенклатур дел;
• • критерии оценки информационного содержания документов и порядок проведения экспертизы ценности документов;
• • состав и структуру типовых и ведомственных перечней документов;
• • порядок оперативного хранения документов;
• • состав и возможности средств оперативного хранения документов;
• • порядок оформления дел, передаваемых на длительное и постоянное хранение;
• • порядок выделения документов к уничтожению и документирования снятия их с учета;

уметь

• • составлять номенклатуру дел (на основе примерных и типовых) конкретных объектов своей профессиональной области;
• • определять порядок проведения экспертизы ценности документов с учетом особенностей конкретных объектов своей профессиональной области;
• • определять порядок оперативного хранения документов с учетом особенностей конкретных объектов своей профессиональной области;
• • определять порядок оформления дел, передаваемых на длительное и постоянное хранение с учетом особенностей конкретных объектов своей профессиональной области;

владеть навыками

• формирования, оформления и ведения дел с учетом особенностей конкретных объектов своей профессиональной области.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера — сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать в случае необходимости быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд (рис. VI. 1).

Рис. VI.1. Состав документального фонда.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

• — документы текущего управления;
• — документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд;
• — собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда включаются только документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.