Организационное обеспечение экспедирования

В результате изучения главы 4 студент должен:

знать

• • виды документов и особенности документооборота в транспортно-экспедиционной деятельности;
• • виды информации и особенности ее обработки с использованием информационных технологий;

уметь

• оформлять и согласовывать документы, регламентирующие выполнение отдельных операций и комплексного транспортно-экспедиционного обслуживания;

владеть

• инструментами обработки информации; специализированным программным обеспечением.

Основы планирования технологического процесса транспортно-экспедиционного обслуживания

В рыночной экономике значение планирования технологического процесса транспортно-экспедиционного обслуживания не только не уменьшается, но и возрастает, так как растут неопределенность и стихийность развития рыночной среды, а заказчики устанавливают жесткое соблюдение требований обслуживания по времени, качеству и количеству услуг.

Государство для снижения кризисности развития экономики регулирует транспортную деятельность и рекомендует определенную планомерность перевозок, что также совпадает с интересами, прежде всего, заказчиков, но и определяет устойчивость развития транспортно-экспедиционных предприятий. Многие развитые государства вводят государственное регулирование транспортной и транспортно-экспедиционной деятельности, поддерживающее планомерность и ритмичность этих видов деятельности, например: Япония — все виды транспортной деятельности, США — судои авиастроение, дорожное строительство; ЕС — транспортно-экспедиционную деятельность.

Условия рынка и требования к рациональной организации производства диктуют необходимость для производителей осуществлять планирование деятельности. Планирование — одна из ключевых функций управления. Поэтому от того, каким образом реализуется функция планирования, зависят результаты производственно-хозяйственной деятельности транспортно-экспедиционного предприятия.

Следует отметить, что в зависимости от временного горизонта выделяют краткосрочное, долгосрочное и среднесрочное планирование. Долгосрочное планирование (на срок более трех лет), как правило, связано с выполнением стратегических целей предприятия. Среднесрочное планирование предполагает перенос задач, связанных с реализацией стратегии, на период от года до грех лет. В рамках краткосрочного (оперативного) планирования (сроком до одного года) решаются вопросы, обеспечивающие ритмичность работы предприятия. Оперативное планирование деятельности транспортно-экспедиционного предприятия предполагает составление планов для осуществления перевозок различных грузов и применяемых технологий, видов транспортно-экспедиционной деятельности (например, консолидация, упаковка, хранение грузов и др.), и реализуется на основе составления карт технологического процесса, графиков Ганта для расчета цикла ТЭО, согласованных графиков выполнения операций разными участниками технологического процесса, в том числе перевозчиками видов транспорта, что подробно обсуждалось в главе 1.

Одной из наиболее эффективных технологий обработки грузопотоков является консолидация, позволяющая аккумулировать грузы в транспортных узлах и на терминалах и укрупнять грузопотоки, что значительно снижает затраты за счет эффекта масштаба деятельности.

Консолидация грузов — объединение грузов нескольких отправителей и получателей с дальнейшей перевозкой в одном транспортном средстве.

Планирование выполнения конкретных заявок клиентов на организацию доставки грузов осуществляется в рамках оперативного планирования и выполняется функционально в коммерческой службе или службе привлечения грузов к перевозке, которая на морском транспорте называется службой канвассинга (от англ, canvass — «собирание голосов»). На основании собираемых заявок и постоянно изменяемого оперативного плана составляется план загрузки мощностей транспортно-экспедиционного предприятия и все основанные на нем документы, в том числе технологические, управленческие и коммерческие.

При планировании транспортно-экспедиционных услуг рекомендуется исходить из отчетных данных об исполненных отправках и поступлениях грузов, тщательно анализировать заявки, прежде всего, крупных клиентов, контролировать конъюнктуру рынка, прогнозировать периоды спада и роста спроса по каждому виду услуг и в объемном выражении, что позволяет выстраивать не только действенную оперативную систему планирования, но и проектировать стратегию предприятия. В рамках планирования технологического процесса транспортно-экспедиционного обслуживания экспедитором решаются такие вопросы как выбор транспортных услуг, выбор способа организации доставки груза, выбор перевозчиков-участников процесса транспортировки, планирование маршрута перевозки и разработка графика движения транспортного средства.

Важно запомнить!

Ключевое значение для планирования транспортно-экспедиционного обслуживания имеет процесс разработки транспортно-технологической схемы доставки груза.

Главной задачей планирования является уточнение объемов транспортной работы, ее распределение между участниками рынка. Задачей планирования технологического процесса транспортно-экспедиционного обслуживания является обеспечение ритмичности производства услуг, равномерность загрузки мощностей ТЭП и других участников комплексного ТЭО, определение сроков и порядка выполнения заказов клиентов.

Общая организация планирования перевозок в стране исходит из ведущего положения железнодорожного транспорта. План для железных дорог принимается за основу разработки согласованных планов для других видов транспорта. Именно на эти планы опираются транспортно-экспедиционные предприятия формируя собственные планы, в том числе оперативные и планы технологического процесса ТЭО.

Для большинства «рыночных» видов транспорта планирование перевозок ведется на основе «прямых» договоров при подаче заявок, заполняемых грузовладельцами или ТЭП.

Прежде чем приступить к разработке технологической схемы осуществления доставки груза и выполнения ТЭО этой доставки, экспедитор согласовывает с клиентом условия доставки и получает от пего заполненную форму заявки на транспортно-экспедиционное обслуживание. Последовательность дальнейших действий экспедитора представлена в виде схемы на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Процесс разработки технологической схемы доставки груза.

При организации перевозки любого груза необходимы первоначальные договоренности между транспортно-экспедиторской компанией и клиентом об осуществлении перевозки. Такой договоренностью (кроме общего договора на транспортно-экспедиторское обслуживание) является заявка на транспортировку груза (Transport Order). Когда работа экспедитора с клиентом осуществляется на протяжении длительного периода времени, может использоваться общая заявка, например, на месячный объем отгрузок (отправок). Заявка имеет официальный характер, может быть как факсимильной копией, так и быть подана экспедитору в электронном виде и представляет собой приложение к уже заключенному договору. В случае невыполнения условий заявки как клиент, так и экспедитор могут нести ответственность, указанную в ранее подписанном договоре.

Как правило, заявка содержит следующую информацию: объем груза (количество тонн, вагонов, контейнеров), дата ожидаемой отгрузки, дата подачи вагонов (контейнеров), пункт погрузки, контактные лица, условия поставки по контракту (согласно Инкотермс-2010), место таможенного оформления груза, дополнительные требования к транспортировке, пункт назначения. Указываемые данные могут меняться (добавляться/ удаляться) в зависимости от изменения требований клиента и возможностей экспедитора. Многие экспедиторы на основе типовой формы заявки составляют собственную форму (Приложение 2), а также уделяют большое внимание процедуре и срокам выполнения заявки. При составлении оперативного плана и технологического плана транспортно-экспедиционного обслуживания заявки клиента основными критериями для включения в эти документы заявки являются:

• • приоритет крупным предприятиям или партиям груза, при этом особое внимание уделяется повышению коэффициента грузоподъемности;
• • соблюдение типового алгоритма процесса подачи и обработки заявки;
• • определение исключительных и частных случаев организации подачи и обработки заявок.

На рис. 4.2. представлен типовой алгоритм подачи и выполнения заявки на транспортно-экспедиционное обслуживание, который в хозяйственной деятельности ТЭП «обрастает» массой деталей и тонкостей, связанных с особенностями деятельности каждого предприятия.

План технологического процесса транспортно-экспедиционного обслуживания составляют на основе нормативных и ведомственных документов, к которым относят:

• • ведомственные инструкции на видах транспорта;
• • правила заполнения заявочных бланков;
• • процедуру подачи и рассмотрения заявки в установленные сроки в соответствующие службы транспортных узлов или ведомств видов транспорта.

План должен быть ориентирован на преодоление возможных технических, технологических и организационных трудностей в процессе выполнения транспортной экспедиции. Целью ТЭО выступает сокращение времени и затрат по определенному договору. Целью технологического планирования является максимальная степень удовлетворения заявки клиента в соответствии с определенными в договоре требованиями. Эти цели в некоторой мере вступают в противоречие, которое решается через совмещение стремления экспедитора выполнить заявки полностью и является признаком совершенства логистической системы, но вместе с совершенством (качеством) растут затраты на транспортно-экспедиционное обслуживание. Поэтому большинство экспедиторских фирм ставят себе задачу удовлетворять заявки только на 95% и называют такой показатель «разумным уровнем качества», т. е. очень близким к идеалу.

Рис. 4.2. Структура процесса подачи и обработки заявки.

На основании конкретной заявки экспедитор выполняет следующие действия: оформляет железнодорожный план на подачу вагонов (собственного парка или парка ОАО «РЖД»); уточняет все ставки и лифты по работе с гружеными и порожними контейнерами; выдает транспортные инструкции необходимые грузоотправителю (заполнение железнодорожных накладных); уточняет информацию о наличии необходимого оборудования (контейнеров) на терминалах, транспортных средств и оборудования, проверяет достаточность человеческих, материальных и технических ресурсов; получает подтверждение порта в приеме грузов и транспортных средств на терминалах порта.

В хозяйственной деятельности транспортно-экспедиционные операции выделяют в группы по признакам: направления, месту исполнения, функционалу и др.

Операции, выполняемые экспедитором в пункте отправления-, подача вагонов на подъездные пути завода-отправителя (загрузка в вагоны осуществляется силами самого завода); таможенное оформление груза на экспорт (если завод-изготовитель имеет лицензию склада временного хранения, то таможенное оформление может осуществляться с участием инспектора региональной таможни прямо на территории завода). С грузом отправляется комплект документов в составе железнодорожной накладной, грузовой таможенной декларации (ГТД), спецификации на груз, инвойсов.

На этапе подготовки прибытия груза в морской порт экспедитором выполняются следующие действия: проработка требований по хранению, затариванию, маркировке, сюрвейерским и прочим работам с грузом; получение от клиента информации о дате отправки груза; проверка наличия необходимого оборудования (в случае выгрузки на склад — наличие места на складе); получение от клиента доверенностей; подготовка заявки на обработку груза на терминатах; разработка схемы затарки груза; передача заявки перевозчику на выделение порожних контейнеров; проработка всех требований по хранению, затариванию, маркировке, сюрвейерским и прочим работам с грузом.

На этапе обработки прибывшего груза в морском порту экспедитором выполняются следующие операции: совместно с клиентом решаются вопросы относительно качества и количества прибывшего груза; размещение букинга (информации о дальнейшем движении экспортного груза); оформление документов на порожние контейнеры; обработка груза на терминале; проверка соответствия прибывшего груза данным в сопровождающих документах; составление упаковочных листов, актов затарки; получение с терминалов товаросопроводительных документов; обработка упаковочных листов, анализ причин несоответствия весов по актам затарки и упаковочным листам; согласование вопроса о морской отправке груза или его хранении на складе; оформление Поручений на погрузку и выпуск груза на терминал порта; информирование всех заинтересованных сторон о планируемой отправке груза.

Операции, выполняемые экспедитором в морском порту по прибытии груза: после прибытия вагонов на станцию назначения документы отправляются в порт; после согласования графика подачи вагонов под разгрузку экспедитор передает документы на выдачу порожнего оборудования в сток морской линии; все физические операции с грузом осуществляют работники порта, при этом присз’тствует представитель экспедитора; в случае применения прямой схемы груз из вагона перегружается в контейнер, а не на склад; после затарки на контейнеры навешивается пломба и груженые контейнеры перемещают на терминал порта, где оформляются приемные акты и груз хранится в ожидании погрузки на судно; упаковочные листы составляются экспедитором на основе актов затарки, экспедитор делает резервирование на ближайшее судно и оформляет поручение на отгрузку; выпущенное поручение передается в морские компании, на чье судно был зарезервирован груз, как факт подтверждения букинга, после этого контейнер грузится на судно.

На этапе отправки груза экспедитором выполняются следующие операции: проверка всех сопутствующих работ и затрат по отправленному грузу; подписание счетов; проверка документов, согласование времени прибытия океанского судна в порт перевалки; участие при необходимости в согласовании коносаментов с морским перевозчиком; проверка счетов за фрахт;

согласование копии океанского коносамента с клиентом и доработка его с пароходной компанией; информирование заинтересованных сторон об отправке груза из морского порта; отправка документов в случае выполнения клиентом условий оплаты услуг экспедитора; подбор документов для подтверждения факта экспорта; предоставление копий документов в порт и отправка по почте клиенту.

Операции в порту при отправке груза па экспорт: контейнеры берут из стока груженых контейнеров и ставят на фидерное судно; например, из Санкт-Петербурга груз доставляется до пункта перевалки в Европе (в порт Гамбург, Бремерхавен и др.); в европейском порту перевалки контейнеры снимают с фидерного судна на контейнерную площадку, после чего грузятся на океанское судно; на океанском судне контейнеры через Средиземное море и Суэцкий канал доставляются в иностранный порт Азии; за несколько дней до прибытия груза в порт назначения агент судоходной линии письменно извещает получателя или его экспедитора (или того, кто указан в графе коносамента «Notify party») о прибытии¹.

При осуществлении доставки груза может быть задействован как один вид транспорта, так несколько видов транспорта в определенных комбинациях. Интермодальные комбинации позволяют получить определенные преимущества (низкие затраты, сокращение сроков доставки и др.), которые недоступны при использовании только одного вида транспорта.

Смешанная перевозка грузов — перевозка грузов, по меньшей мере, двумя разными видами транспорта на основании договора смешанной перевозки из места в одной стране, где грузы поступают в ведение оператора смешанной перевозки, до обусловленного места доставки в другой стране².

Выбор экспедитором вида транспорта предполагает проведение сравнительного анализа соответствующих характеристик (табл. 4.1). Критериями выбора вида транспорта являются следующие показатели: время доставки, частота отправок груза, провозные возможности и пропускная способность инфраструктуры вида транспорта, надежность доставки (сохранность груза, своевременность доставки), универсальность (способность перевозить различные грузы), стоимость перевозки и др. Ключевыми критериями выбора, в большинстве случаев все же являются время доставки, стоимость перевозки, надежность доставки.

Таблица 4.1

Характеристика видов транспорта.

• 1 Лернер Е. И. Оценка эффективности использования международного транспортного коридора «Север — Юг» в работе транспортно-экспедиторской компании, осуществляющей транспортировку экспортно-импортных и транзитных грузов в направлении Юго-Восточной Азии. Выпускная квалификационная работа студента СПбГИЭУ, 2009.
• 2 Конвенция ООН «О международных смешанных перевозках грузов» (Женева, 24 мая 1980 г.)

В тех случаях, когда грузы должны быть быстро доставлены на большие расстояния, воздушный транспорт практически не имеет альтернативы. Крейсерская скорость самолетов достигает 500—600 миль/ч, воздушный транспорт используется при таких схемах доставки, как:

• • морем — воздушным путем — такая комбинация транспортных средств реализуется при перевозке дорогостоящих изделий, а также товаров с высоким сезонным спросом;
• • воздушным путем — автомобильным транспортом — при такой схеме перевозчики, связанные с загрузкой и доставкой груза по автомагистралям, работают во взаимодействии с воздушными перевозчиками;
• • аэробридж — интермодальная водно-воздушная перевозка между странами Дальнего Востока и Европы через воздушное пространство США и Канады. Морские перевозчики обеспечивают перевозку грузов через Тихий океан до западных портов США и Канады, затем авиаперевозчик транспортирует груз в Европу. Прибывшие в Северную Америку грузы перегружаются в евроконтейнеры, в которых они доставляются в Европу;
• • мотобридж — интермодальная перевозка, при которой груз морем доставляется из иностранного порта в морской порт США, а затем до получателя груз следует автомобильным транспортом;
• • «мини-мост» — груз следует по единому сквозному коносаменту, выданному морским перевозчиком, из порта одной страны до порта другой страны, затем железнодорожным транспортом^[1].

Водный транспорт подразделяется на следующие категории: внутренний водный транспорт, использующий внутренние водные пути — реки и каналы; внутренний водный транспорт, использующий озера; морской транспорт, использующий прибрежные океанские пути; международный морской глубоководный транспорт.

Водный транспорт первых трех перечисленных групп, используемый, как правило, для транспортировки полуфабрикатов либо сырья, конкурирует преимущественно с железнодорожным и трубопроводным транспортом. При этом скорость доставки не является критическим условием. Использование контейнеров для перевозки грузов в значительной степени расширило возможности применения водного транспорта, прежде всего с позиции расширения ассортимента перевозимых грузов.

Гибкость автомобильных перевозок обусловливается разветвленной сетью дорог и возможностью перевозить грузы разного размера и веса как на малые, так и на большие расстояния. Показатели повреждений грузов для автомобильных перевозок ниже, чем для большинства железнодорожных отправок, но выше, чем для воздушных перевозок.

В табл. 4.2 приведены данные, характеризующие стоимость и транзитное время на контейнерную перевозку грузов из Китая в Западную Европу, осуществляемую различными видами транспорта.

Таблица 4.2

Транспортные расходы и транзитное время на перевозку грузов между Китаем и странами Западной Европы.

Сгладить сравнительные недостатки и использовать преимущества отдельных видов транспорта позволяют такие типы перевозок как TOFC (trailer-on-flatcar — контрейлерная перевозка груза) и COFC (container-onflatcar — контейнерная железнодорожная перевозка). При таких способах доставки сочетаются экономия затрат при перемещении грузов по железной дороге и гибкость грузовых автомобильных перевозок, достигается высокая эффективность транспортной экспедиции.

Выбор перевозчиков для осуществления доставки груза рекомендуется проводить на основе ранжированных критериев, таких как надежность доставки, затраты на перевозку, время доставки, готовность перевозчика к изменению тарифов и других условий перевозки, финансовое состояние компании-перевозчика, комплексность и информативность предоставляемых транспортных услуг, квалификация персонала, наличие дополнительного оборудования, процедура заказа транспортной услуги и др.

Оценка затрат на осуществление доставки груза и транспортно-экспедиционное обслуживание определяется на основе базовых тарифных ставок перевозчиков — участников доставки с учетом процента «комиссии экспедитора» и косвенных затрат других участников процесса ТЭО. Например, тариф оператора смешанной перевозки грузов включает оплату следующих этапов перевозки: завоз (подвоз) груженого контейнера от отправителя в порт погрузки, хранение и перегрузка в терминале порта отправления, перевозка морем, перегрузка и хранение в терминале порта назначения, вывоз контейнера к получателю, включая возврат порожнего контейнера на склад.

Вопрос ценовой политики транспортно-экспедиционного предприятия подробно рассмотрен в рамках главы 5 настоящего учебника. Как уже отмечалось, на транспортировку приходится наибольшая доля затрат в структуре затрат на транспортно-экспедиционное обслуживание. В свою очередь транспортные затраты формируют так называемую транспортную составляющую в цене перевозимых грузов. Поэтому одна из основных задач экспедитора в рамках планирования процесса доставки и экспедиции груза — обеспечить такую величину транспортной составляющей в цене перевозимого товара, чтобы этот товар в дальнейшем оказался конкурентоспособным на рынке. Величина транспортной составляющей зависит от ряда факторов, а именно: общеэкономические факторы (инфляция, состояние конъюнктуры рынка и др.), география рынков товарообмена, величина и динамика транспортных тарифов, тарифы на транспортноэкспедиционное обслуживание, качество транспортного обслуживания, состояние транспортной инфраструктуры, характеристики груза (количество, ценность, готовность к перевозке и т. д.), условия перевозки (наличие обратной загрузки, природно-климатические условия) и др.^[2]

Важно запомнить!

Использование экспедиторами специальных методов и средств в организации доставки и транспортно-экспедиционном обслуживании груза позволяет клиентам снизить транспортные расходы примерно на 10—13% и сократить до 50% время на транспортировку.

Одним из важных этапов планирования технологического процесса транспортно-экспедиционного обслуживания является разработка маршрута доставки, графика движения транспортных средств по этому маршруту, определение времени на погрузочно-разгрузочные и прочие экспедиционные операции. С целью определения оптимальных затрат времени следует исходить из нормативных документов по видам транспорта на выполнение отдельных и комплекса транспортно-экспедиционных операций, с учетом эмпирических данных, полученных на практике, и параметров современного перегрузочного оборудования и технологий.

Если на погрузочно-разгрузочные операции отведено слишком много времени, то снижается эффективность использования транспортной техники, если запланировано недостаточно времени — появляется угроза срыва графика доставки груза и неэффективно используется перегрузочное оборудование. Поэтому в рамках планирования технологического процесса выполнения ТЭО необходимо выполнить все рассмотренные выше его элементы, оценить их мощностные и другие факторы, учесть в полном цикле выполнения комплексного ТЭО.

При оценке и планировании сроков доставки основное внимание уделяется таким параметрам, как: длина маршрута, тип транспортных средств в соответствии с типом груза, задействованных в реализации транспортировки, тара и упаковка, количество наземно-морских перегрузок, перегрузочных устройств и их мощности, количество пересекаемых границ и особенности процедуры их пересечения для разных стран, время на подготовку сопроводительных документов и выполнение установленных процедур, достаточность ресурсов, риски форс-мажорных обстоятельств и возможность их возникновения.

• [1] Сханова С. Э., Попова О. В., Горев А. Э. Основы транспортно-экспедиционного обслуживания: учеб, пособие для студ. учреждений высш. проф. образования. 4-е изд., перераб. М.:Изд. центр «Академия», 2011.
• [2] Сханова С. Э., Попова О. В., Горев А. Э. Основы транспортно-экспедиционного обслуживания.