Резюме. 
Организация делопроизводства в таможенных органах

Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив таможенного органа, их хранении и передаче документов на постоянное хранение.

Архив таможенного органа должен размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Световой режим: постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Температурно-влажностный режим: в помещениях архивохранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов.

Санитарно-гигиенический режим: помещения архива таможенного органа должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

Охранный режим: обеспечивается выбором места размещения архива таможенного органа в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в архивохранилище, опечатыванием помещений.

Документы в архивохранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве таможенного органа определяется планом (схемой) их размещения.

Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.

Дела выдаются из архива таможенного органа: для использования должностными лицами таможенного органа; во временное пользование для других организаций; для проведения архивных работ с документами.

Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий: 1 месяца — для использования должностными лицами таможенного органа; 3 месяцев — во временное пользование для других организаций; 6 месяцев — для экспонирования документов. Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

При перемещении документов за пределами архива таможенного органа должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их коли;

честву, числящемуся по учетным документам. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск, который проводится в течение года. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов.