Логистическая координация в закупках

Логистическая координация в закупках означает такое воздействие на функциональные подсистемы логистики снабжения, которое заставляет их действовать согласованно. Она, с одной стороны, направлена на обеспечение надлежащей координации действий логистики снабжения с глобальными корпоративными целями, а с другой — на обеспечение гармоничного функционирования функционального цикла логистики снабжения в операционной системе логистики предприятия.

Императивами логистической координации в закупках являются целевые установки, определяемые корпоративной стратегией в контексте достижения предприятием конкурентных преимуществ (табл. 5.4 и 5.5).

Стратегическая роль закупок (стратегии поставок) зависит:

• o от стратегической важности закупочной деятельности (измеряемой в параметрах стоимости, добавляемой обработкой материальных ресурсов);
• o от сложности рынка поставок, темпов изменений в технологии и (или) появления материалов-заменителей; от наличия барьеров для выхода на рынок новых участников, от величины логистических издержек и наличия монополистических или олигополистических условий ведения бизнеса.

Таблица 5.4. Стратегия снабжения на корпоративном и функциональном уровнях

Таблица 5.5. Закупочные и корпоративные цели

Функциональный цикл логистики снабжения задает структурную основу организации закупок и характеризуется следующей схемой: определение потребности в материальных ресурсах расчет потребности в материальных ресурсах -> выбор источников поставок (поставщиков) -" размещение заказа (организация закупок) -> доставка заказа -" прием товара -> формирование запаса -> контроль запасов.

Возможность сокращения длительности функционального цикла логистики снабжения связана с разработкой спецификации процесса закупок, которая предусматривает следующие действия:

• 1 — описание действующего процесса размещения заказов;
• 2 — составление блок-схемы процесса, описывающей действующий процесс размещения заказов;
• 3 — описание каждого частного логистического процесса (например, размещение заказа, внесение изменений в заказ, транспортировка и т. п.) в действующем процессе закупок, причем для каждого из них необходимо указать следующую информацию:
  • o описание логистического процесса;
  • o частоту выполнения данного логистического процесса;
  • o лицо (группу), отвечающее за выполнение данного логистического процесса;
  • o информацию, необходимую для выполнения данного логистического процесса (в частности, источник информации, как и когда предоставляется эта информация);
  • o среднюю длительность цикла данного логистического процесса;
  • o минимальную длительность цикла данного логистического процесса;
  • o максимальную длительность цикла данного логистического процесса;
  • o причины нестабильности длительности цикла данного логистического процесса;
  • o показатели эффективности, специфические для данного логистического процесса, и существующие уровни его эффективности;
• 4 — составление перечня показателей, используемых для оценки эффективности процесса закупок;
• 5 — определение влияния на поставщика эффективности существующего процесса закупок;
• 6 — описание условий поставок товаров и услуг;
• 7 — обоснование уровня запасов;
• 8 — обоснование целесообразности исполнения частных логистических процессов на принципах инсорсинга;
• 9 — формирование предложений по сокращению длительности логистического цикла снабжения;
• 10 — разработку рекомендаций по повышению эффективности логистического цикла снабжения.

При управлении функциональным циклом логистики снабжения следует учитывать вероятности случайных величин времени исполнения его отдельных этапов. Их распределение часто подчиняется нормальному закону распределения (в частности, возможны и иные случаи, например подчинение закону логарифмического распределения) (рис. 5.8). Обращение к теореме ело;

Рис. 5.8. График плотности вероятности случайных величин времени исполнения функционального цикла снабжения х

жения вероятностей позволяет определить размах временного интервала исполнения всего такого цикла путем сложения минимальных и максимальных граничных значений интервалов времени исполнения всех его этапов.

Необходимое условие логистической координации в закупках — обеспечение согласованности функционирования функционального цикла снабжения с аналогичными циклами в сфере производства и распределения. Оценка несогласованности этих циклов осуществляется па базе следующих структурных индикаторов: степень организационного единства потоковых процессов; степень технологического единства потоковых процессов; степень экономического единства потоковых процессов (степень диверсификации предприятия); степень информационного единства потоковых процессов.

Глобальной причиной расхождения функциональных циклов логистики на предприятии являются межфункциональные логистические конфликты, предметом которых служат:

• o размер закупаемой партии: а) конфликт между отделом закупки и складом; б) конфликт между отделом закупки и отделом продаж (в отношении продукции с ограниченным сроком хранения);
• o периодичность осуществления закупок: конфликт между отделом закупки и складом;
• o тара: а) конфликт между отделом закупки и складом; б) конфликт между отделом закупки и транспортным отделом;
• o ассортимент грузовой единицы: конфликт между отделом закупки и складом и т. п.

Конфигурация функционального цикла логистики снабжения определяется системой корпоративных закупок, предметное содержание которых состоит в решении дилеммы «централизация закупок или децентрализация закупок» (табл. 5.6, рис. 5.9).

Таблица 5.6. Централизация и децентрализация функции закупок

Преимущества централизованных закупок заключаются в следующем:

• o консолидация закупаемых материальных ресурсов обеспечивает скидки за большие партии;
• o у поставщиков, взаимодействующих с центральным отделом закупок, появляется стимул конкурировать за все или большую часть заказов;
• o снижаются затраты по размещению заказов;
• o упрощается процесс стандартизации видов закупок;
• o отсутствует административное дублирование;
• o повышается степень контроля за исполнением поставщиками договорных обязательств;
• o повышается специализация сотрудников отдела закупок и т. п.

Рис. 5.9. Факторы воздействия уровня централизации.

Существует три варианта централизованных закупок (рис. 5.10−5.12):

• o закупки из единого места (полностью централизованное снабжение);
• o координированное снабжение, осуществляемое отдельными структурами;
• o снабжение на основе рекомендаций центра.

Рис. 5.10. Централизованное снабжение.

Рис. 5.11. Координированное снабжение, осуществляемое отдельными структурами.

Рис. 5.12. Снабжение на основе рекомендаций центра.

Степень централизации закупок напрямую зависит от однотипности приобретаемых материальных ресурсов и услуг. Недостатком таких закупок является сложность оперативного управления поставками.

Потребность в децентрализованных закупках диктуется близостью расположения к поставщикам и возможностью поддержания с ними хороших отношений и их контроллинга. Главным их преимуществом служит возможность быстро реагировать па изменения потребностей в закупках. Среди других причин, работающих на децентрализацию, выделяются:

• o необходимость того, чтобы решения по закупкам осуществлялись как можно ближе к тому месту, где будут решаться проблемы;
• o общая тенденция, но созданию независимых центров прибыли, имеющих децентрализованные полномочия (идея выражается в том, что если на закупочные расходы приходится более половины общих издержек, то каждый центр прибыли должен получить право самостоятельно принимать решения в отношении закупок и поставщиков);
• o децентрализация, которая обычно способствует более тесным взаимоотношениям с поставщиками;
• o возможность осуществления бенчмаркинга, т. е. сопоставления своих показателей с показателями других предприятий, где ведется похожая деятельность;
• o поддержка местных поставщиков, что приводит к снижению расходов па транспортировку.

Недостатками децентрализованных закупок являются:

• o усложнение координации взаимосвязанных функциональных областей логистики;
• o разделение организации на подразделения, способствующее усилению корпоративных межфункциональных конфликтов;
• o сложность повышения квалификации сотрудников отделов закупок и подготовки менеджеров по корпоративному снабжению;
• o создание предпосылок для использования корпоративными подразделениями неформальных процедур в закупках и т. п.

К приемам логистической координации в закупках относят поставки из единственного источника; контроль над закупочной деятельностью; классификацию закупок.

Поставки из единственного источника позволяют:

• o использовать закупочные процедуры в унифицированном формате;
• o исключить конкуренцию при закупках между подразделениями;
• o использовать единые спецификации в рамках одного предприятия;
• o упростить определение условий поставок;
• o снизить трансакционные издержки взаимодействия с поставщиками и т. п.

Преимуществами закупки по спецификации являются:

• o свидетельство того, что потребность и способ ее удовлетворения были тщательно исследованы и изучены;
• o установление стандарта для оценки и контроля поставляемых материальных ресурсов, что предотвращает временные издержки и расходы, которые повлекла бы неадекватная закупка;
• o возможность закупки одинакового товара из различных источников поставок;
• o наличие потенциала для справедливой конкуренции между потенциальными поставщиками;
• o полная ответственность поставщика за исполнение заказа, если элементы этой ответственности определены покупателем.

Недостатки закупки по спецификации:

• o наличие материальных ресурсов, для которых практически невозможно составить адекватные спецификации;
• o рост прямых расходов с применением спецификации, хотя в долгосрочной перспективе может достигаться экономия;
• o спецификация желаемого товара может не превосходить характеристик стандартной имеющейся в наличии готовой продукции;
• o возрастание прямых расходов при закупках по спецификации по сравнению с закупками по торговой марке ввиду необходимости контроля того, что товар отвечает спецификации;
• o небрежность при составлении спецификации, которая может вызвать у представителей отдела закупок ложное чувство безопасности;
• o чрезмерно подробно составленные спецификации, иногда приводящие к нежеланию возможных поставщиков предоставлять котировки в ответ на запросы;
• o наличие ответственности за адаптацию материальных ресурсов к области их применения, которая будет целиком лежать на покупателе, если спецификации не описывают их функцию и область применения;
• o установление покупателем минимальных значений спецификаций, которые, как правило, будут максимальными критериями для поставщика при обеспечении сырьем.

Контроль над закупочной деятельностью позволяет упростить бюджетный контроль, осуществить нормирование запасов.

Классификация закупок создает предпосылки для более детального контроля запасов и оптимизации в закупках и включает следующие классификационные признаки.

• 1. 'Гни потребности. Например, потребность в энергоресурсах, сырье, компонентах и комплектующих, предметах для ремонта и содержания, изделиях для перепродажи, упаковке, услугах или инструментах и основных товарах.
• 2. Частота закупки. Некоторые изделия, чаще из основных средств, приобретаются однократно, тогда как другие могут закупаться повторно.
• 3. Закупки для пополнения запасов.
• 4. Физическая или химическая природа материального ресурса.
• 5. Вид транспортировки. Материальные ресурсы, перевозимые на короткое расстояние транспортом покупателя, можно закупать гораздо меньшими партиями, чем перевозимые на дальние расстояния коммерческими перевозчиками или судами.
• 6. Товары внутреннего пользования или предназначенные для производственного потребления.
• 7. Стоимость в денежном выражении.

В целях конкретизации классификации закупок необходимо учитывать характер использования производственно-технической продукции:

I класс — продукция, расходуемая при использовании;

II класс — продукция, расходующая свой ресурс. В составе I класса различаются три группы:

• o первая — сырье и природное топливо (полезные ископаемые, жидкое, твердое и газообразное топливо, естественные строительные материалы, драгоценные минералы и т. п.);
• o вторая — материалы и продукты (искусственное топливо, смазочные масла и смазки, химические продукты, лесоматериалы, электрои радиотехнические материалы, кинои фотоматериалы и т. п.);
• o третья — расходные изделия (жидкое топливо в бочках, баллоны с газами, проволока и кабели в катушках и бобинах и т. п.).

При использовании продукции I класса имеет место, как правило, необратимый процесс переработки (сырья, материалов, полуфабрикатов), сжигания (топлива), а в отдельных случаях обратимый процесс (например, при рекуперации и регенерации растворителей).

В составе II класса различаются две группы:

• o четвертая — неремонтируемые изделия (электровакуумные и полупроводниковые приборы, резисторы, конденсаторы и т. п.);
• o пятая — ремонтируемые изделия (технологическое оборудование, автоматические .пиши и автоматизированные комплексы, сельскохозяйственные машины, транспортные машины, измерительные приборы, средства автоматизации, радиоэлектронные и электронные приборы, кинои фотоаппаратура и т. п.).

При использовании продукции II класса имеет место и физический, и моральный износ.