Организационные аспекты деловой коммуникации

В результате освоения главы 9 студент должен: знать

• • особенности процедурных вопросов;
• • основные факторы для создания благоприятной обстановки; уметь
• • выделять типы барьеров общения;
• • анализировать решения процедурных вопросов; владеть навыками
• • создания адекватного взаимовосприятия участников переговоров;
• • использования общих рекомендаций по снятию барьеров речевой коммуникации, основанных на постулатах Г. Грайса;
• • использования принципов вежливости Дж. Лича.

Процедурные вопросы

Обычно, когда идет речь об организационных аспектах деловой коммуникации, то имеют в виду решение таких процедурных вопросов, как:

• 1) определение перечня участвующих в переговорах лиц;
• 2) число участников делегаций и механизм привлечения дополнительных лиц;
• 3) сроки, место и временные рамки переговоров;
• 4) форма итогового соглашения;
• 5) степень конфиденциальности;
• 6) способы проверки достоверности информации, порядок обсуждения вопросов и разрешения споров;
• 7) официальный язык.

Организацию переговоров обычно берет на себя одна из участвующих сторон или специально созданный комитет. Организационная подготовка начинается с определения времени и места их проведения. Обычно хозяином переговоров является их инициатор или третья сторона по взаимной договоренности. При выборе места переговоров принимается во внимание: отсутствие отвлекающих моментов, отрицательных ассоциаций для участников, удобство, комфорт, затраты на проведение, наличие дополнительных помещений, бытовые условия, уровень организации питания.

С сильными партнерами лучше говорить там, где хочется им. Специалисты по переговорам утверждают, что нельзя сходу начинать работу в незнакомом месте. Чтобы чувствовать себя в дальнейшем комфортно, нужно сначала ознакомиться с обстановкой и указать хозяину на то, что не устраивает. Если предварительную разведку произвести нельзя, целесообразно прийти на встречу досрочно, чтобы осмотреться, изучить обстановку, что-то запомнить.

У себя место переговоров нужно готовить заранее с учетом своих интересов (партнер также должен чувствовать себя комфортно, но в заботе о нем не следует переусердствовать). Затем формируются и заблаговременно доводятся до сведения партнеров конкретные составы делегаций. В них, как правило, должны быть включены следующие лица:

• 1. Руководитель. Руководители всех делегаций должны иметь одинаковый ранг, что гарантирует их равное положение в переговорном процессе. Обычно руководителями делегаций бывают старшие должностные лица организаций, имеющие большой опыт и хорошо знающие общее положение дел, политику фирмы. Если переговоры носят специальный характер, делегацию может возглавить руководитель соответствующего подразделения.
• 2. Заместитель руководителя. Он необходим при большом объеме работы или для консультирования руководителя. В последнем случае заместителем назначается представитель высшего руководства или подразделения внешних связей.
• 3. Секретарь. Совместно с принимающей стороной занимается вопросами размещения делегации, ее хозяйственного и транспортного обслуживания, создания надлежащих условий работы, согласованием повестки дня, организацией ведения протоколов.
• 4. Эксперты. Участвуют в заседании рабочих групп, готовят предварительные тексты документов, консультируют руководителей и их заместителей.
• 5. Технические работники.

В состав крупных делегаций, обсуждающих важнейшие вопросы, могут также входить наблюдатели и лица, обеспечивающие связь с общественностью. Если встреча будет проходить в течение всей недели, лучше начать работу в понедельник на свежую голову; если один-два дня, то во вторник для облегчения адаптации. В пятницу переговоры недопустимы.