Инструменты планирования времени

Существует множество различных средств, используемых для планирования времени. Выбирая наиболее подходящее для себя средство, необходимо ориентироваться на собственные склонности и предпочтения.

Людям зрительно-осязательного типа обычно больше правятся бумажные планировщики. Скорее всего вы относитесь именно к этому тину, если:

• • вам легче всего думать, когда иод рукой есть перо и бумага, записывая свои основные мысли;
• • вы легче запоминаете, если излагаете информацию в письменном виде;
• • вам нравится перелистывать страницы записной книжки или блокнота, чтобы увидеть или восстановить последовательность развития событий во времени;
• • у вас есть привычка помнить, в каком именно месте страницы вы записали нужные данные («Я записывал номер се телефона справа внизу, на уголке страницы» .);
• • вы составляете списки дел в соответствии со своими ассоциациями или группируя их по темам (что надо купить, кому необходимо написать, куда позвонить), а не с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком;
• • вы храните свои старые записные книжки и любите просматривать их много лет спустя;
• • в целом вы считаете компьютерные технологин планирования времени неуклюжими, громоздкими и требующими слишком много времени^[1].

В зависимости от того, насколько значительный объем информации нужно разместить в вашей системе планирования, вам может подойти либо вариант настольных/настенных календарей, либо планировщик.

Настольныс/настенные календари

Представляют собой сетку, разбитую по дням/неделям/месяцам. Удобны, когда перечень дел, которые должны быть отражены в планировщике, невелик и когда нет необходимости носить планировщик с собой в течение дня (или же когда ваша работа не подразумевает покидания рабочего места).

Настенный календарь помимо прочего может быть использован также и совместно — например, когда один сотрудник имеет необходимость отслеживать планы другого.

Ключевые недостатки такой системы планирования сводятся, с одной стороны, к малому количеству информации, которое они могут вместить; с другой — к отсутствию мобильности и ввиду этого — необходимости каким-либо образом дублировать записи, чтобы иметь возможность унести составленный план с собой.

Ежедневники, органайзеры, блокноты

Существует множество вариантов этих инструментов, содержащих самые различные виды страниц, бланков, формуляров, которые легко приспособить к любой деятельности. Они могут быть совершенно разных конструкций и технических решений, позволяющих гибко настраивать содержимое по индивидуальным потребностям — с помощью кольцевых зажимов, раскрывающейся обложки и пр. Благодаря этому вы можете наполнять свой органайзер только теми видами бланков и форм, которые вам нужны.

Их безусловный плюс — абсолютная простота использования, наглядность, мобильность. Вы можете всегда иметь их под рукой, чтобы в любой момент открыть, внести запись или проверить свой план, а также поставить пометки о выполнении или же промаркировать удобным способом приоритетные дела.

Однако этот инструмент также имеет недостатки.

Во-первых, хотя вмещаемый в них объем и значительно больше, чем у настольного или настенного календаря, но все же он ограниченный. И если информации в него вносится много, то ежедневник или органайзер постепенно «распухает» и теряет мобильные качества.

Во-вторых, невелики возможности редактирования, изменения записей и пр. (как известно, что написано пером — не вырубишь топором).

В-третьих, этот инструмент исключает возможность совместного доступа; следовательно, он не может использоваться для согласования планов, графиков, расписаний и пр. Наконец, потеря такого планировщика может обернуться полнейшей катастрофой, если никаких дублирующих вариантов предусмотрено не было.

Электронные планировщики больше понравятся людям линейно-цифрового типа. Вы относитесь именно к нему, если:

• • вам легче думать, набирая текст на клавиатуре компьютера или на пишущей машинке;
• • вы, скорее всего, будете искать нужное слово по имени, по первой букве или, но цифре, чем пытаться вспомнить, где вы записали информацию, которую ищете;
• • вам достаточно посмотреть на лист или на экран, отображающий день или неделю, чтобы увидеть перспективу и представить себе события в хронологической последовательности;
• • вы чаше всего запоминаете запланированные задачи по дате, дням недели, времени суток (концерт состоится во вторник, через два дня после дня рождения моего мужа, в воскресенье, 26-го числа);
• • вы думаете и группируете предметы в соответствии с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком, а не в соответствии с ассоциациями или определенными общими тематическими свойствами;
• • у вас нет необходимости оглядываться на то, что вы сделали за прошедшие несколько дней, чтобы планировать, что делать сегодня или в течение предстоящей недели. Вы держите в уме те дела, которые нужно перенести на следующий день;
• • вы не чувствуете никаких неудобств при обращении с компьютерами или электроникой^[1].

Вам будет удобно использовать либо программные решения, либо портативные электронные устройства.

• [1] См.: Моргенстерн Дж. Технологии эффективной работы.
• [2] См.: Моргенстерн Дж. Технологии эффективной работы.