Этапы создания ЦК Процессы

ЦК Процессы — это структура (группа, подразделение), осуществляющая централизованное управление работами в области управления процессами на всех этапах жизненного цикла — от разработки стратегии процессов до контроллинга внедренных процессов. Работа ЦК также направлена на построение гармоничных отношений между бизнесом и ИТ-службами путем вовлечения сотрудников бизнес-подразделений в реализацию решений в области ВРМ, связанных как с автоматизацией процессов, так и с изменениями в процессах на организационном уровне.

ЦК Процессы строится в соответствии с базовыми принципами построения любого структурного подразделения. Создание ЦК Процессы включает четыре этапа (рис. 7.6). Концепция ЦК Процессы (этап 1) определяет его цели, задачи и то, чем ЦК будет заниматься, т. е. перечень услуг, которые это подразделение будет предоставлять своим внутренним клиентам. В Концепции также описывается местоположение ЦК Процессы в оргструктуре и его роль в структуре управления компанией на данный момент и на стратегическую перспективу.

Рис. 7.6. Этапы создания ЦК Процессы

Этап 1. Концепция ЦК Процессы

Построение Центра компетенции должно начинаться с определения его целей и задач. Например, цели ЦК Процессы могут быть сформулированы следующим образом:

• 1) предоставлять руководству и сотрудникам актуальную информацию о бизнес-процессах Компании и обеспечивать механизм такого предоставления;
• 2) оказывать методологическую поддержку сотрудникам по вопросам моделирования, анализа и совершенствования бизнес-процессов;
• 3) формировать и поддерживать в компании компетенции в области управления бизнес-процессами.

Задачи, стоящие перед ЦК Процессы, можно разделить на четыре категории (рис. 7.7).

• 1. Задачи в области методологии и стандартов:
  • • разработка и актуализация методологии описания и совершенствования процессов;
  • • аудит моделей на соответствие корпоративным стандартам описания процессов;
  • • консультации и обучение по использованию инструментальных средств для моделирования и анализа бизнес-процессов.

Рис. 7.7. Задачи, стоящие перед ЦК Процессы

Важно создать собственные корпоративные стандарты, которые бы точно определяли, каким образом выбранный метод и выбранный инструментарий будут использоваться для описания и анализа процессов, и это одна из задач ЦК Процессы. Использование единых методов моделирования создает основу для стандартизации работ по описанию процессов, а использование инструмента дает возможность реально следовать стандарту.

• 2. Задачи в области технологического обеспечения:
  • • поддержка целостного и непротиворечивого описания процессов и работ по их совершенствованию;
  • • поддержка в актуальном состоянии баз данных моделей;
  • • разработка и поддержка в актуальном состоянии средств создания регламентной документации по процессам на основе их моделей.
• 3. Задачи в области технической поддержки:
  • • техническая поддержка пользователей инструментальных средств моделирования и анализа бизнес-процессов;
  • • публикация моделей на корпоративном веб-портале;
  • • разработка соответствующих отчетов по моделям.
• 4. Задачи в области организационной поддержки:
  • • обеспечение четкой организации всего цикла разработки, согласования, изменений и публикаций моделей;
  • • организационное обеспечение технической поддержки участников процесса моделирования;
  • • разработка и актуализация регламентов ЦК Процессы.

В Концепции необходимо описать место и роль ЦК Процессов в оргструктуре и системе управления компанией. Цели и задачи ЦК, его положение в организационной структуре компании могут быть различными в зависимости от зрелости компании и задач, которые перед ней стоят. Если компания делает первые шаги в ВРМ, то ЦК Процессы — это небольшая группа, основными задачами которой является методологическое и техническое сопровождение моделирования процессов и использования инструментальных средств.

Если в компании в качестве такого инструмента выбран ARIS, то формируется Центр компетенции ARIS или офис ARIS (прототип ЦК Процессы). Его задачи с течением времени могут быть расширены, и на него возложена ответственность, например, за формирование и поддержку в актуальном состоянии регламентов по процессам, обучение методам и средствам процессного управления. В его деятельности постепенно начинает превалировать «процессность», поддержка инструментария уходит на второй план. В максимальном варианте дополнительно ко всему перечисленному ранее ЦК Процессы отвечает за все активности, связанные с внедрением и поддержкой процессноориентированного управления, т. е. формирует политики, методы, технологии в области управления процессами и отвечает за их внедрение в деятельность компании. Он становится полноценным Центром компетенции.

В зависимости от целей, задач и полномочий ЦК Процессы может принимать различные организационные формы и находиться на разных уровнях иерархии в оргструктуре. Как правило, первые центры компетенции по процессам формируются в рамках проектов по описанию процессов, и их основой являются проектные команды, выполняющие эти проекты (третий уровень на рис. 7.8). Это могут быть временные группы, существование которых определено временными рамками проектов.

Впоследствии границы деятельности ЦК Процессы могут быть расширены как в сторону стратегического менеджмента, так и в направлении ИТ. Список задач, так или иначе связанных с управлением процессами, для решения которых может быть задействован ЦК Процессы, довольно широк. Это и внедрение системы ключевых показателей эффективности, и совершенствование системы бюджетного управления. Это также могут быть процессно-ориентированное внедрение ИТ-систем и их интеграция, внедрение системы управления рисками, совершенствование системы управления активами или системы внутреннего контроля.

Но если количество проектов растет и масштаб самих проектов расширяется, например, от простого моделирования процессов к их совершенствованию и внедрению изменений, то принимается решение о создании ЦК Процессы как постоянного подразделения в рамках оргструктуры компании с наделением соответствующими функциями (второй уровень на рис. 7.8).

Если перед ЦК процессы поставлены стратегические задачи, решение которых требует серьезных полномочий, то это подразделение включается в первый уровень иерархии и руководитель ЦК Процессы подчиняется непосредственно первому лицу компании (первыйй уровень на рис. 7.8).

Согласно статистике ЦК Процессы первого уровня создается в 9% случаев, наиболее часто (42%) создаются ЦК Процессы на втором уровне и в 35% случаев они создаются как часть проектной команды (третий уровень). На оставшиеся 14% приходятся другие варианты создания центров компетенций по управлению процессам, таких, например, как часть проектных офисов.

Команда специалистов ЦК Процессы сможет оказывать действенную помощь в построении управления процессами самым разным бизнесподразделениям. Компетенции в области управления процессами критически важны не только для успеха проекта по совершенствованию какого-то отдельного бизнес-процесса, но и для успеха самой компании, если ее руководство решило двигаться к процессно-ориентированному управлению бизнесом. В этом контексте по сосредоточению компетенций ЦК Процессы может быть консультативным, т. е. выполнять консалтинговую роль, обеспечивая руководителей проектов (в подразделениях) и функциональных экспертов обучением, лучшими практиками.

Рис. 7.8. Положение ЦК Процессы в организационной структуре

и экспертизой решений. «Централизованный» тип ЦК Процессы может иметь в своем штате руководителей проектов, полноценные команды функциональных бизнес-экспертов, реализующих проекты самостоятельно. Чаще всего работает комбинация этих подходов, и ЦК Процессы имеет «смешанный» тип, когда разработка и поддержка методологии моделирования процессов и управления ими, а также администрирование моделей осуществляется централизованно, а непосредственное управление бизнес-процессами и разработка моделей бизнес-процессов происходит децентрализованно, т. е. в бизнес-подразделениях.

Также возможны различные подходы при решении вопроса о принадлежности ЦК Процессы к компании: внешний ЦК Процессы находится за рамками компании (аутсорсинг), внутренний ЦК Процессы является полнофункциональным внутренним подразделением. Возможен также смешанный вариант, когда полнофункциональное внутреннее подразделение привлекает внешнюю экспертизу и ресурсы для решения определенных задач по управлению бизнес-процессами на различных этапах жизненного цикла управления процессами.

В Концепции ЦК Процессы должно быть описано, какие продукты или услуги он должен оказывать бизнес-подразделениям, а также результаты его работы. Набор услуг определяется той ролью, которая отводится ЦК Процессы в компании (см. рис. 7.8).

Типовые услуги ЦК Процессы приведены в табл. 7.1.

Таблица 7.7

Типовые услуги ЦК Процессы

Если основное назначение ЦК Процессы — методологическая поддержка создания моделей бизнес-процессов и участие в моделировании процессов, то результатами его работы могут быть:

• • модели, описывающие бизнес-процессы компании и их ресурсное окружение;
• • отчеты, полученные автоматически на основании адресных выборок информации из моделей, в том числе и нормативно-регламентные документы;
• • публикация моделей на корпоративном портале;
• • методологии.

Вопросы практики

На рис. 7.9 приведен фрагмент концепции Процессного офиса (то же самое, что и ЦК Процессы), разработанной в рамках одного из проектов с крупной энергетической компанией. В таблице представлены основные направления деятельности Процессного офиса и сфера его ответственности.

Если ЦК Процессы создается в крупной корпорации, то рекомендуется следующий порядок действий:

• • разрабатывается и принимается документ, формулирующий политику в области процессного управления, в котором декларируются намерения организации в области управления процессами и обозначаются возможные направления их достижения;
• • на его основе создается документ, описывающий концепцию системы процессного управления компанией, который, как правило, включает замысел целевой системы процессного управления, ролевую модель управления бизнес-процессами, распределение функций, полномочий и ответственности по управлению бизнес-процессами;
• • на основе двух первых основополагающих документов формулируются цели и задачи ЦК Процессы. При отсутствии этих двух документов цели могут быть сформулированы самостоятельно. Однако их качество будет существенно ниже.

Поняв, сформулировав и утвердив цели, задачи и результаты Центра компетенции, необходимо приступать к разработке необходимых методологий.