Основные требования, предъявляемые к секретарю
На основании этих знаний секретарь должен обладать умением в обеспечении эффективной работы руководителя, включающей помощь в планировании рабочего дня; организации рабочего места руководителя; ведение контроля по факту сроков выполнения поручений и заданий вышестоящих органов управления. Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, он обязан обеспечивать своевременность… Читать ещё >
Основные требования, предъявляемые к секретарю (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Работа секретаря представляет собой многопрофильную сферу деятельности, при этом секретарь должен обладать не только высокой культурой и образованием, но и обладать специальными знаниями [31 c.86].
Секретарь должен знать :
- -правовые нормы и основы управления на предприятии;
- -административное, правовое, трудовое и хозяйственное право;
- -законодательно-нормативные акты, которые определяют порядок
работы предприятия, где он работает его специфику;
- -основы менеджмента включающие в себя: основы научной организации управленческого труда; нормативно-методические документы по документационному обеспечению управленческой деятельности;
- -организационную и вычислительную технику;
- -методы создания и оформления документов;
- -организацию работы, связанную с обработкой документов;
- -архивное дело.
На основании этих знаний секретарь должен обладать умением в обеспечении эффективной работы руководителя, включающей помощь в планировании рабочего дня; организации рабочего места руководителя; ведение контроля по факту сроков выполнения поручений и заданий вышестоящих органов управления[32 c.416].
- -вести информационное обслуживание руководителя;
- -умение работать с периодикой;
- -обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи и электронной почтой.
Работа секретаря это быстро меняющиеся ситуации, разнообразие выполняемых задач.
В связи с этим, при приеме на работу на должность секретаря предъявляются требования, которые в свою очередь можно разделить на требования, которые предъявляются к деловым и личным качествам.(табл.1).
Таблица 1 — Деловые качества.
Наименование. | Критерии оценки. |
Профессиональные навыки секретарской работы. | Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи. |
Опыт организаторской работы. | Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов. |
Эффективность, надежность, ответственность. | Готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций, Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение. |
Самостоятельность, инициатива. | Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения. |
Тактичность, дипломатичность. | Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях. |
Наименование. | Критерии оценки. |
Пунктуальность. | Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний. |
Лояльность, преданность работе. | Это основные качества для создания идеальных отношений с руководителем. |
Предвидение. | Умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу. |
Таблица 2 — Личные качества.
Наименование. | Критерии оценки. |
Внешний вид. | Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки. |
Особенности характера. | Любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора. |
Отзывчивость, умение адаптироваться. | Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок. |
Интересы. | Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя. |
Вежливость. | Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело. |
Прежде всего, можно отнести к деловым качествам профессиональные навыки, другими словами секретарь должен обладать специальным образованием и быть профессионально подготовленным.
Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, он обязан обеспечивать своевременность подготовки совещания, приема, оформления документов и т. д. При этом беря во внимание ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач[39 c.94].
Секретарь должен отличаться инициативностью, умение хранить служебную тайну, умение проявлять дипломатичность.
Одним из главных качеств секретаря считается пунктуальность, особенно если это касается своевременности предоставления документов.
Не менее важная черта характера — коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты, связи. Внешний вид секретаря должен всегда соответствовать деловой обстановке.
К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному совершенствованию. Одно из обязательных условий успешной работы секретаря — это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.
Подведем итоги вышесказанного: существует множество точек зрения о том, какие требования необходимо предъявлять к секретарю, однако на наш взгляд все эти рекомендации носят или общий характер, или же относятся к деятельности секретаря, отдельно взятой конкретной фирмы и, следовательно, не применимы в другой фирме. Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде, нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе на этой должности.