Документы, не подлежащие регистрации

Документы, получаемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В организации должен быть разработанный службой ДОУ и утверждённый руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он даётся как приложение к инструкции по делопроизводству организации. По мере необходимости этот перечень следует обновлять. К нерегистрируемым документам, как правило, относят: все рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы совещаний, конференций и семинаров; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы, прейскуранты, технические условия, формы статистической отчётности, объяснительные записки.

Правила регистрации

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и использованные внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства.

При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день отправки. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте, через курьерскую службу, так и получаемые по факсу, электронной почте.

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учётным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется номером дела по номенклатуре, классификатором корреспондентов, исполнителей и др.

В номере документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей:

• · порядковый регистрационный номер;
• · номер дела по номенклатуре;
• · номер по используемому классификатору.

Составные части номера отделяются друг от друга косой чертой Регистрация документов производиться в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы вышестоящих организаций, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчёты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. В организации регистрацию документов централизованно ведёт группа регистрации документов в службе ДОУ. В небольшой организации все документы централизованно регистрирует секретарь. В организации, имеющей отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано, по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводиться, в основном, децентрализовано в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация — в плановом отделе, снабжения — в отделе снабжения, протоколы и решения коллегиальных органов в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им — в службе ДОУ и т. д.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские-балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, кор-респондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т. д.; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т. д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, увольнении; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер из общего массива решений исполкома дополняется буквой П, например 74-П и т. д. Возможно использование и собственной системы буквенных индексов, например довольно часто в кадровых документах используется индекс л/с — по личному составу.

Порядковый регистрационный номер может быть дополнен номером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например номер протокола второй сессии семнадцатого созыва — 2/17. документ архивоведение картотека Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться дополнительные индексы и других реквизитов, которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа. Организация работы с документами: Учебник/ В. А. Кудряев и др. — М.:ИНФРА-М, 1999, С 179.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управлении.