Понятие системы и системы управления

В мире всё системно. Рассматривается ли машина, живой организм, общество или какая-нибудь его часть — все они представляют собой системы. «Вся доступная нам природа, — писал Ф. Энгельс, — образует некую систему, некую совокупную связь тел, причем мы понимаем здесь под словом тело все материальные реальности, начиная от звезды и кончая атомом…» [3]. Системы имеют самые разнообразные формы. При всем многообразии все системы можно условно разделить натри вида:

• · технологические,
• · биологические,
• · социальные (в т. ч. социально-экономические).

В международной науке управления даются различные определения систем. Среди них можно выделить следующие:

с точки зрения М. Х. Мескона «система — это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое». [13].

по определению Б. З. Мильнера «система» — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения частей. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции". [14].

В.А. Розанова определяет систему, как единство, состоящее из взаимосвязанных частей, каждая из которых приносит что-то конкретное в уникальные характеристики целого. [17].

В работе Глущенко В. В., Глущенко И. И. «Исследование системы управления: социологические, экономические, прогнозные, плановые, экспериментальные исследования» под системой управления понимается «конкретный аппаратурный, нормативный, функциональный вариант реализации технологий, позволяющий решать конкретную проблему управления», а также считаются «системы, которые предназначены для такого воздействия на объект управления, которое переводит этот объект в желаемое состояние и (или) придает параметрам происходящих в нем процессов определенные количественные или качественные значения». [5].

Система управления (СУ) организацией представляет собой самостоятельную систему, но может входить в систему более высокого порядка.

Каждая СУ имеет определенное назначение и соответственно должна содержать целевую функцию, определяющую характер взаимодействия всех ее элементов. При реализации такой функции в системе организации всегда можно выделить объект управления (управляемую подсистему) и субъект управления (управляющую подсистему), между которыми должна осуществляться связь по прямому (от субъекта к объекту — управляющие информация и воздействия) и обратному (от объекта к субъекту — информация о состоянии объекта) каналам связи (рис. 1.1). Кроме того, должны осуществляться другие внутренние и внешние связи.

управление менеджмент внешний среда.

Рисунок 1.1. Простейшая модель системы организации.

1 — управляющие воздействия и информация по прямому каналу связи; 2 — информация о состоянии управляемой подсистемы по обратному каналу связи; 3 — ресурсы на входе системы; 4 — выход системы (продукция, услуги, выполненные обязательства); 5 — внешние задающие воздействия; 6 — исходящая информация и документация (решения), воздействующие на внешнюю среду; 7 — информация о внешней среде.

Таким образом, любая организация представляет собой совокупность двух подсистем управления: управляющей и управляемой.

Управляющая подсистема выполняет функции управления производством. Она включает в себя аппарат управления со всеми работниками и техническими средствами: устройства связи, сигнализации, счетную технику и т. д. В первую очередь это линейное управление: президент АО, директор предприятия, его заместители, начальники цехов, мастера. Сюда также входят и функциональные, или штабные организации: служба заводоуправления и цехов. В каждом хозяйственном звене управление решается по-разному, т. е. количество ступеней и количество управляющих органов на каждой ступени определяется целями, задачами и функциями управления.

Каждая организация, объединение, отрасль и народное хозяйство в целом управляется только определенным органом. Этот орган наделен полнотой прав и имущественной самостоятельностью, требуемых для управления. Для оперативного решения вопросов необходим минимум инстанций управления. При этом требуется четкое разграничение ответственности отдельных ступеней управления и их функций.

В свою очередь, управляющая подсистема состоит из двух частей: управляющей производством и управляющей процессами дальнейшего совершенствования как производства, так самой управляющей подсистемы.

В управляющей подсистеме выделяются следующие элементы: планирующий (определяет перспективу развития и будущее состояние системы производства); регулирующий (направлен на поддержание и совершенствование установленного режима работы предприятия); маркетинг; учетный и контрольный (получение информации о состоянии управляющей подсистемы). Необходимость наличия этих элементов в системе основана на самой сущности управления и потребности выполнения соответствующих функций.

Управляемая подсистема осуществляет многообразные процессы производства. В нее входят участки в составе определенных групп рабочих мест, цехи в составе производственных и вспомогательных участков, предприятия в составе основных и вспомогательных цехов, отрасли в составе предприятий и т. д. Их функционирование взаимосвязано и взаимообусловлено.

Управляющая подсистема непрерывно посылает в управляемую подсистему информацию в виде управленческих решений. Основой для выработки управленческих решений является информация управляемой подсистемы и информация, поступающая из внешней среды. Под влиянием решений осуществляется взаимодействие между элементами системы. [7].

Состав элементов каждой из подсистем СУ может быть разнообразным и во многом зависит от конкретного содержания системы организации. Наиболее универсальным представляется подход к определению состава элементов СУ в зависимости от состава элементов производственной системы. При этом целесообразно принимать число элементов субъекта равным числу элементов объекта при их относительно возможном соответствии друг другу.

Элементы СУ можно характеризовать рядом следующих параметров и показателей.

Функции управления — специфический вид деятельности по обоснованию, выработке, принятию и выполнению управленческих решений. Их характеризуют: состав и количество функций, распределение функций, уровень выполнения функций, уровень специализации, кооперации, децентрализации и централизации выполнения функций; количество уровней управления; затраты на выполнение функций; дублирование функций; длительность выполнения функций и т. д.

Кадры управления — работники всех уровней управления: численность АУП по подразделениям; удельный вес менеджеров и исполнителей; профессиональный и возрастной состав; квалификационный и образовательный уровень; текучесть управленческих кадров; заработная плата кадров управления; трудовая дисциплина; соответствие занимаемым должностям; оперативность принятия решений; уровень обеспеченности кадрами управления и др.

Информация — совокупность сведений и данных, необходимых для обоснования, выработки, принятия и выполнения решений по достижению целей и задач организации: виды, структура и объем информации; уровень информационного обеспечения; периодичность поступления информации; затраты на обработку информации; схема информационных потоков; схема документооборота и др.

Технические средства управления — совокупность технических средств, применяемых для сбора, обработки, представления и использования информации кадрами управления: виды, количество, качество технических средств; стоимость и цена потребления технических средств; возрастной состав технических средств; обеспеченность техническими средствами; удельный вес прогрессивных технических средств; уровень организации рабочих мест; уровень автоматизации управленческих решений и т. д.

Технология управления — совокупность взаимосвязанных управленческих процессов, направленных на обоснование, выработку, принятие и выполнение решений управленческих процессов: состав и структура управленческих процессов, процедур и операций; ритмичность, качество и затраты на выполнение процессов; повторяемость и длительность процессов; длительность управленческого цикла и др.

Методы организации управления — совокупность способов и приемов управления, обеспечивающих достижение целей и решение задач организации: обеспеченность нормативными, методическими и другими документами; уровень мотивации труда; уровень творческой активности членов трудового коллектива; уровень организации делопроизводства; уровень контроля над выполнением решений и др.

Организационная структура управления (ОСУ) — совокупность специализированных органов (подразделений, отделов, бюро, групп и т. п.) управления, взаимодействующих и взаимосвязанных между собой для достижения целей и задач организации: состав и количество управленческих подразделений на иерархических уровнях управления; тип существующей структуры управления; соответствие коэффициента управляемости норме управляемости; уровень качества ОСУ; затраты на управление по подразделениям и др.

Решение — конечный результат управленческой деятельности: состав, структура и качество решений; полнота, обоснованность и своевременность решений; уровень использования и регламентации решений; повторность и количество решений; затраты на принятие решений и их выполнение.

Цели системы управления. Обратная связь — это механизм учета разницы между целью действия и его результатом.