Объяснительная записка. 
Создание условного документа

Под объяснительной запиской понимают документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо факта, события. По содержанию объяснительные записки можно разделить на 2 группы:

• · объясняющие содержание отдельных положений основного документа. Оформляются на общем бланке,
• · содержащие аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающего какие-то факты.

Объяснительная записка включает в себя: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает объяснительную записку составитель.

В объяснительной записке, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:

• · отсутствует регистрационный номер,
• · дата стоит на месте должности в реквизите подпись,
• · отсутствует наименование должности.

Регистрационный номер пишется на одной строке с датой. Личная подпись ставится после наименования должности, затем на этой же строке пишется расшифровка подписи.

Докладная записка

Под докладной запиской следует понимать документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого — либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, его номер телефона.

Внутренняя докладная записка включает в себя: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает докладную записку составитель.

В Докладной записке, который был взят с места прохождения практики, следующие ошибки:

• · отсутствует регистрационный номер,
• · дата стоит на месте должности в реквизите подпись,
• · отсутствует наименование должности,
• · отсутствует заголовок к тексту.

Регистрационный номер пишется на одной строке с датой. Личная подпись ставится после наименования должности, затем на этой же строке пишется расшифровка подписи. Заголовок к тексту пишется слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка 2−3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается содержание документа, он отвечает на вопрос «О чем» .

Справка

Под справкой понимают документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящей организации, а также сторонних организаций.

Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Справки личного характера выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и д.р.

Справка имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать.

В Справке, которая была взята с места прохождения практики, следующие ошибки:

• · в реквизите адресат нет фамилии,
• · в реквизите подпись неправильно оформлена должность.