Учет расчетов с персоналом по оплате труда. 
Распределение и свод заработной платы

Учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется на пассивном счете 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

При начислении заработной платы кредитуют 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебетуют счета:

• 126 «Незавершенное строительство» — на суммы заработной платы персонала, занятого капитальным строительством и обслуживающем его;
• 811 «Расходы по реализации товаров (работ, услуг)» — на суммы заработной платы, начисленной персоналу, занятому сбытом продукции, работ, услуг;
• 821 «Общие и административные расходы» — на сумму заработной платы, начисленной общехозяйственному и административно-управленческому персоналу;
• 900 «Оплата труда производственных рабочих» — на сумму заработной платы, начисленной рабочим основного производства;
• 920 «Оплата труда работников» — на суммы заработной платы, начисленной работникам вспомогательных производств.

Для учета расчетов с должностными лицами предназначен счет 682 «Задолженность должностным лицам», на котором учитывают расчеты с этими лицами (председатели и члены правления, члены наблюдательных советов и ревизионных комиссий и др.). На суммы оплаты труда, начисленные должностным лицам, дебетуют счет 821 «Общие и административные расходы» и кредитуют счет 682 «Задолженность должностным лицам» .

Обоснованное ведение задолженности должностных лиц позволяет акционерам иметь в любое время без осуществления какой-либо выборки данных, сведения об оплате труда и других благах, получаемых должностными лицами субъекта.

Суммы, отнесенные с кредита счета 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в дебет счетов, требующих аналитического учета, должны быть записаны на соответствующие статьи, заказы и другие объекты учета. Для этих целей используют разработочную таблицу «Распределения заработной платы», записи в которую производят из первичных документов.

Данные таблицы «Распределение заработной платы» записывают:

по счету 126 — в ведомость затрат по капитальным вложениям (по строящимся объектам);

по счету 811 — в ведомость учета расходов по реализации товаров (работ, услуг) — по каждому субсчету (если такие открываются) и соответствующим издержкам обращения;

по счету 821 — в ведомость учета общих и административных расходов — по статьям этих расходов (по счету 682 «Задолженность должностным лицам» составляют отдельную разработочную таблицу «Распределение заработной платы»);

по счету 900 — в ведомость «Затрат по цехам»; заработная плата должна быть отнесена на соответствующие цеха, участки, производства и объекты учета или калькуляции (заказы, изделия, виды продукции или работы и услуг);

по счету 920 — в ведомость «Затраты по цехам»; заработная плата должна быть отнесена на затраты цехов (участков, производств) вспомогательного производства и объекты учета или калькуляции (заказы, изделия, ремонтируемые объекты, работы и услуги);

Заработная плата может быть отнесена и в дебет других счетов (подраздела 20 «Материалы», 34 «Расходы будущих периодов» и др.).

Учет расчетов с персоналом по оплате труда отпусков работников отражается на счете 658 «Начисленная задолженность по отпускам работников» (резерв на оплату отпусков). Создание резерва на оплату отпусков обеспечивает правильное и равномерное включение расходов на оплату в издержки производства и на другие счета расходов. Процент отчислений в резерв на оплату отпусков зависит от средней продолжительности отпусков работников.

При создании резерва на оплату отпусков кредитует счет 685 «Начисленная задолженность по отпускам работников» и дебетует следующие счета:

• 126 «Незавершенное строительство» — на суммы резерва, начисленные от оплаты труда персонала, занятого в строительстве, осуществляемом хозяйственным способом;
• 811 «Расходы по реализации товаров (работ, услуг)», 821 «Общие и административные расходы» — на сумму резерва, начисленные от оплаты труда персонала, занятого сбытом продукции и общехозяйственного персонала;
• 900 «Оплата труда производственных рабочих», 920 «Оплата труда работников» ,

При наличии оплаты труда за время отпуска дебетуют счет 685 «Начисленная задолженность по отпускам работников» и кредитуют счета 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 682 «Задолженность должностным лицам» (по отдельным должностным лицам) — на сумму оплаты труда, за время отпуска.

При годовой инвентаризации необходимо проверить правильность создания и использования резерва на оплату отпусков.

В ходе инвентаризации остаток резерва на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков работникам должен быть уточнен, исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка).

В случае превышение фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета в декабре отчетного года производят сторнировочную запись по счетам издержек производства, а в случае недоначисления делают дополнительную запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства.

Остатки резервов на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год инвентаризируются в порядке, аналогичном для резерва на предстоящую оплату отпусков работникам. В балансе по состоянию на 1 января следующего за отчетным года данных о резерве на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет может не быть, если эта выплата производится по истечении отчетного года.

Суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам отражают аналогично начисленной заработной плате.

Удержание обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды отражают по дебету счета 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 682 «Задолженность должностным лицам» и кредиту счета 686 «Расчеты по пенсионному обеспечению» .

Удержание индивидуального подоходного налога отражают по дебету счетов 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 682 «Задолженность должностным лицам» и кредиту счета 639 «Прочие», субсчет «Индивидуальный подоходный налог» .

Удержания и вычеты из оплаты труда отражается по дебету счетов 681, 682 и кредиту счетов:

333 «Задолженность работников и других лиц» — удержанные подотчетные суммы; недостачи; растраты и хищения; товары, приобретенные в кредит и др.

в дебет счетов 681 и 682 с кредита счетов 451 «Наличность в кассе в национальной валюте» и 441 «Наличность на расчетном счете — относят суммы оплаты труда, выплаченные персоналу за истекший месяц.

Заработную плату выплачивают по платежным ведомостям, в которых указывают сумму, подлежащую выплате, и срок, в течение которого она должна быть выдана.

Разрешительную надпись скрепляют подписями руководитель и главный бухгалтер. После оформления ведомость передают в кассу для оплаты. Не выданную в установленный срок заработную плату депонируют, предприятие принимает ее на хранение. Суммы, не выданной заработной платы, кассир записывает в реестр, который вместе с отчетом кассира представляет в бухгалтерию.

Работники могут иметь на руках расчетные книжки, в которые, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно заносят суммы начисленной оплаты труда, удержания, вычеты, сумма, причитающиеся к получению. Время сдачи расчетных книжек для внесения в них записей о расчетах, а также возврата их персоналу предприятия устанавливается по согласованию с работодателем.

Для расчетов по оплате труда за текущий месяц и получения сведений о заработке работающего за прошлые периоды на каждого работника бухгалтерия заполняет «Лицевой счет». Его применяют для отражения сведений об оплате труда за прошлые периоды и всех видов начислений и удержании из оплаты труда на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Заполненный лицевой счет приведен ниже.

Ежемесячно на каждом предприятии составляют несколько расчетно-платежных ведомостей (по цехам, отделам и службам предприятия), которые сводят в разработочной таблице «Сводка данных по расчетам с персоналом по оплате труда». В ней показывают остатки по расчетам с персоналом на начало месяца, суммы, начисленные, выданные, перечисленные, зачтенные, внесенные и удержанные, а также остаток задолженности на конец месяца (за предприятием, за персоналом).

Сводку используют для: получения развернутого остатка по счетам 681 и 682, который записывают в Главную книгу; получения итоговых данных по удержанием из оплаты труда; контроля за полнотой и своевременным депонированием заработной платы; свода данных по расчетам с работниками; составления отчетов по индивидуальному подоходному налогу, удерживаемому у источника выплат; составления расчетной ведомости по обязательным пенсионным взносам в накопительные пенсионные фонды; декларации по социальному налогу.