Информационно-психологические аспекты управленческих решений

Специфика отрасли образования заключается в значительной роли информационных процессов в структуре деятельности образовательного учреждения и наличии в системе управления, исполнения и в основном технологическом процессе активного элемента — человека. В силу наличия этих особенностей целесообразно в рамках данного исследования более обстоятельно остановиться на информационных и психологических аспектах управленческих решений в образовании.

Информационный процесс является одним из основных процессов при принятии решений на всех уровнях управления. Для работника управления предметом труда является информация, на основе которой вырабатывается решение — продукт управленческого труда (согласно нашему определению, это новая, специализированная, имеющая качественно более высокий уровень результативная информация, выраженная в определенной коммуникационной форме) Информационные системы. Учебное пособие / Под ред. В. Н. Волковой, Б. И. Кузина.- СПб.: Изд-во СП6ГТУ, 1998.-213 с.

Для осуществления информационного процесса при принятии управленческих решений менеджеру необходимо определиться с рядом вопросов Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: Учебник для экономических специальностей вузов-М.: Высшая школа, 1994.-224 с.:

• — какая информация ему нужна для принятия данного решения;
• — сколько информации будет достаточно;
• — насколько можно будет доверять полученной информации;
• — поможет ли полученная информация определиться в выборе;
• — как информацию можно получить;
• — сколько времени уйдет на сбор информации;
• — как он будет информацию обрабатывать (анализировать);
• — сколько будет стоить получение информации.

Понятие «информация» включает в себя источник, канал передачи, получатель (потребитель). Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от источника информации к ее потребителю, называют информационными коммуникациями. Информация может быть получена только в процессе коммуникаций. Особенности этого процесса всегда несколько искажают информацию, и это оказывает влияние на эффективность управленческих решений. Вопросы, которые встают перед руководителем относительно информации носят, на наш взгляд, оценочный характер. Причем, сначала оценивается: какая информация, сколько, можно ли ей доверять, снимет ли она неопределенность, а затем, когда эти вопросы решены, — как получить, время на сбор, способы обработки, стоимость получения. Как нам представляется, именно первая группа оценок должна быть решена первой при осуществлении информационного процесса Фатхутдинов Р. А. Система менеджмента: учебно-практическое пособие, 3-е изд.-М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2003.-352 с.

Основными оцениваемыми показателями являются: ценность, достоверность, неопределенность, количество.

Оценка ценности информации зависит от индивидуальной системы смысловых понятий (тезауруса) менеджера. Причем, информация тем ценнее, чем проще при ее восприятии становится индивидуальная система смысловых понятий.

Содержание информации зависит от содержания самого решения. В любом случае менеджеру необходима информация об объекте управления, о внешней среде, о процедуре выбора.

Информация может характеризоваться двумя взаимосвязанными показателями — количеством и неопределенностью. Количество информации измеряется изменением (уменьшением) неопределенности состояния системы.

Большое значение при принятии управленческих решений имеет оценка достоверности информации. Под достоверностью в данном случае понимается свойство информации отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Точность расчетов — важная, актуальная и многоаспектная проблема, охватывающая широкий круг вопросов. В частности, необходимая точность экономических оценок зависит от функционального назначения экономического показателя. Например, точность аналитических показателей ограничена двумя-тремя десятичными знаками.

Оценка достоверности информации связана с выявлением разного вида погрешностей: систематических, случайных, грубых.

В управлении социальноэкономическими системами руководитель имеет дело в основном с социальной информацией и, следовательно, нужно учитывать ее особенности. Любая генерируемая в образовании информация несет на себе интересы социальных групп и отдельных людей.

Для того чтобы стать эффективным средством повышения качества управленческих решений, новая информационная технология должна быть встроена в реально сложившийся процесс принятия решений и, в первую очередь, способствовать рациональной организации контактов между участниками управленческого процесса Фатхутдинов Р. А. Система менеджмента: учебно-практическое пособие, 3-е изд.-М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2003.-352 с.

Прежде всего, следует отметить «многоуровневость» принятия решений в образовательных учреждениях. Можно сказать, что образованию присущ «сквозной» менеджмент. Управленческие решения принимаются на всех уровнях управления, а также и на исполнительском уровне. Следовательно, повышается ответственность за результаты управленческих решений на всех уровнях.

Организационная структура, определяющая потоки информации внутри государственных образовательных учреждений, имеет в основном линейнофункциональный характер и характеризуется высокой степенью централизации власти и значительной инертностью при принятии решений.

Специфика образовательных учреждений проявляется в формах и особенностях коммуникаций. Преобладающими в образовании, на наш взгляд, являются горизонтальные коммуникации, которые дают гарантию 90% прохождения всей информации от источника к получателю, что, несомненно, позитивно влияет на процесс принятия управленческих решений. Информация передается между подразделениями в основном в устной форме, а в вертикальном направлении в форме приказов и распоряжений.

Большое влияние на характер информационной среды образовательных учреждений оказывает организационная культура, складывающаяся из таких элементов, как: традиции, яркие события, преобладающие технологии, происхождение, система стимулов и санкций, система ценностей, лидеры организации, стили руководства, уровень сотрудничества и т. д. Нельзя не отметить, что сама специфика труда в образовании определяет элементы организационной культуры.

Важным элементом организационной культуры являются традиции образовательного учреждения. Устойчивые и последовательно исполняемые традиции могут служить не только залогом эффективности реализации принятых управленческих решений в информационной среде, а также источником, мотивационным фактором для принятия таких важных стратегических решений, как создание нового направления деятельности.

Что касается информационных потоков, то они во многом определяются организационной структурой, а также целесообразностью и полнотой использования методов распространения информации.

Повышение эффективности организации информационных потоков предполагает исключение дублирования информации, минимизацию маршрутов ее прохождения, обеспечение рационального обмена информацией между органами управления.

Важно учитывать роль личностного фактора в отрасли образования, в общем процессе принятия решений и знать необходимые психологические предпосылки выбора эффективного решения, к которым относятся:

• — применение элементов творчества и использование интуиции при принятии решений на этапе переработки информации и в самой процедуре выбора;
• — развитие определенных способностей личности: интеллектуальных, меры внутренней сложности, меры рефлексивности, механизма активного прогнозирования и др.