Какой в банке определен порядок хранения документации

В нашей стране Банк России является одним из немногих органов государственной власти, который в своих нормативных актах не забывает регламентировать не только вопросы оперативного управления документами, но и устанавливает требования к обеспечению их сохранности, а также сроки хранения.

В инструкции Банка России от 4 июня 2012 года № 138-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением» (утв. Решением Совета директоров Банка России, протокол от 31 мая 2012 года № 10) вопросы организации хранения данных и документов затронуты в нескольких разделах. Глава 4 инструкции «Хранение уполномоченным банком данных по валютным и иным операциям, проведенным резидентами и нерезидентами» устанавливает требования к хранению данных по валютным и иным операциям в электронном виде. Достаточно большой перечень данных, которые нужно сохранять, приведен в приложении № 3.

Уполномоченный банк хранит в электронном виде данные по проведенным его клиентами-резидентами в иностранной валюте и в валюте Российской Федерации и его клиентами-нерезидентами в валюте Российской Федерации валютным и иным операциям, через их счета, открытые в данном банке.

Порядок хранения данных по валютным операциям, за исключением сроков хранения, определяется уполномоченным банком самостоятельно (п. 4.1).

Данные по валютным операциям формируются (корректируются) уполномоченным банком на основании документов и информации, представленных резидентами и нерезидентами, а также на основании иных документов и информации, которые имеются в распоряжении уполномоченного банка (п. 4.2).

В случаях если в соответствии с инструкцией не требуется представления резидентами (нерезидентами) документов и информации при проведении валютных операций, уполномоченный банк самостоятельно на основании имеющихся у него документов и информации, в том числе распоряжений о переводе денежных средств и поручений на покупку и продажу иностранной валюты, формирует данные по валютным операциям.

Уполномоченный банк по запросам органов валютного контроля представляет в электронном виде и (или) на бумажном носителе данные по валютным операциям, подлежащие хранению, которые были осуществлены за определенный период, либо определенными клиентами, либо по определенным кодам вида валютных операций (п. 4.5).

Способы хранения документов, их копий и информации в досье валютного контроля определяются внутренними документами уполномоченного банка (п. 19.4). Уполномоченный банк вправе хранить в электронном виде в досье валютного контроля документы, их копии и информацию, которые представлены ему на бумажном носителе.

В случае ведения смешанного досье валютного контроля уполномоченный банк обеспечивает наличие в нем информации о способах хранения (на бумажном носителе или в электронном виде) документов, их копий и информации (п. 19.5). хранение документация валютный банк В случае помещения в досье валютного контроля при закрытии паспорта сделки ведомости банковского контроля на бумажном носителе, она подписывается ответственным лицом и заверяется печатью уполномоченного банка на каждой странице. В случае помещения в досье валютного контроля ведомости банковского контроля в электронном виде она подписывается электронной подписью ответственного лица (п. 19.6).

При хранении документов в досье валютного контроля в электронном виде уполномоченный банк должен обеспечить их последующее при необходимости воспроизведение на бумажном носителе с сохранением целостности всех данных, а также с сохранением того вида, в котором они были представлены в уполномоченный банк (п. 19.7).