Информационная и контрольная функции бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет, постоянно совершенствуясь, становится важным звеном формирования рыночной экономики, языком бизнеса и предпринимательства, действенной функцией управления. Он призван способствовать лучшей организации управления, планирования, прогнозирования, анализа посредством обеспечения учетной информацией разных уровней управления и носит не только ретроспективный, но и перспективный характер.

Бухгалтерский учет — одна из основных функций управления наряду с такими функциями, как планирование, регулирование, организация и стимулирование. Это означает, что совершенствование управления, создание рыночного механизма неразрывно связаны с развитием всей системы бухгалтерского учета.

Именно в системном бухгалтерском учете отражается фактическая информация по каждому виду основных средств, материально-сырьевых, топливно-энергетических, трудовых, финансовых ресурсов, что позволяет направлять и координировать финансовую и производственно-хозяйственную деятельность, добиваться желаемых результатов.

Чтобы с наибольшим эффектом использовать эту информацию в целях управления предприятием, необходима такая система организации бухгалтерского учета, которая ориентирована на использование передовых методов учета, положительного зарубежного опыта, Международных стандартов бухгалтерского учета, широкое применение вычислительной техники.

В системе управления бухгалтерский учет выполняет ряд функций, основными из которых являются: контрольная, обеспечение сохранности собственности, информационная, обратной связи, аналитическая.

В условиях совершенствования управления, наличия различных форм собственности, формирования рыночных отношений происходит усиление контрольной функции бухгалтерского учета благодаря развитию его форм и методов, использованию зарубежного опыта, широкому внедрению вычислительной техники, использованию возможностей автоматизированных рабочих мест бухгалтера, экономиста, аналитика.

Наличие различных форм собственности, расширение прав предприятий не означают, что в народном хозяйстве должен быть ослаблен финансовый контроль, контроль за затратами на производство и реализацию продукции, выполненных работ и оказываемых услуг. Наоборот, работники учетного аппарата, контрольно-ревизионных служб, банков, аудиторских фирм, налоговых инспекций, опираясь на новые методы хозяйствования, должны осуществлять действенный контроль за использованием различных видов ресурсов. В единой целостной системе бухгалтерского учета роль его контрольной функции усиливается и приобретает еще большее значение, поскольку администрации, руководителям, менеджерам необходимо знать, например, не только финансовое состояние своего предприятия, но и финансовое положение, платежеспособность предприятий-конкурентов.

Контроль-это процесс, позволяющий определить достижение организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения практически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. 1, c.51].

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и последующий (заключительный). По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только по времени проведения.

Предварительный контроль проводится до совершения хозяйственной операции, текущий — во время осуществления операции, последующий (заключительный) — после ее завершения.

Основными средствами выполнения предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатывайся для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение — способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.

В организациях предварительный контроль обычно используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных качеств и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей, и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе поставщика, который бы убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям, стандартам. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет/текущий финансовый план, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля; он дает уверенность в том, что если организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают предельные значения затрат и не позволяют отделу или организации в целом использовать наличных средств больше указанных пределов. 9, c.9].

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ. Регулярная проверка работы, обсуждение возникающих проблем и предложений по ее усовершенствованию позволяют исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если позволить развиться отклонениям, они могут перерасти в серьезные трудности для организации.

Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Но для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Последующий (заключительный) контроль осуществляется либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени; фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя последующий контроль осуществляется слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы в момент их возникновения, он выполняет две важные функции. Первая заключается в том, что последующий контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования, в случае если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Кроме того, он позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать эти проблемы в будущем.

Вторая функция состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Определять результативность и соизмерять соответствующие вознаграждения с тем, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждениями.

В бухгалтерском учете отражается весь кругооборот средств предприятия, источников их сформирования и хозяйственные процессы. Качественная учетная информация позволяет осуществлять контроль на разных стадиях производства, контролировать в случае необходимости во всех деталях деятельность предприятия и его подразделений, анализировать ее и на базе этой информации подготавливать, обосновывать и принимать соответствующие управленческие решения на различных уровнях управления.

Контроль может осуществляться по следующим направлениям:

выполнение планов (программ) по объемам выработанной, отгруженной и реализуемой продукции;

обеспечение сохранности собственности предприятия;

рациональное и эффективное использование материально сырьевых, топливно-энергетических, трудовых и финансовых ресурсов;

использование основных средств, амортизационных отчислений, ремонтного фонда;

формирование фактических затрат на производство продукции;

калькулирование себестоимости продукции (выполненных и оказанных услуг);

формирование полной себестоимости реализованной продукции, включая коммерческие расходы;

выполнение различных смет расходов (включая, например, сметы представительских расходов, затрат, связанных с рекламой);

деятельность различных подразделений предприятия: цехов, производств, участков и т. п.;

по операциям, связанным с ценными бумагами (акциями, облигациями, векселями и т. п.);

формирование финансовых результатов деятельности предприятия (прибыль, доход, убыток);

снижение затрат, связанных с формированием выпущенной и реализованной продукции;

создание и использование фонда риска (резервов по сомнительным долгам);

финансовое состояние предприятия, а также информация о предприятиях-конкурентах;

формирование прибыли, подлежащей налогообложению, и прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, ее использование. 9, c.10−11].

Реализации задач по усилению контрольной функции бухгалтерского учета в управлении способствует широкое применение ЭВМ и других средств вычислительной техники на всех стадиях учетного процесса, начиная со сбора, измерения, регистрации информации и кончая получением необходимых промежуточных, результативных и отчетных показателей.

Сферой контроля со стороны главного бухгалтера, работников учетного аппарата совместно с руководителями, работниками соответствующих подразделений и служб являются:

соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;

правильность и обоснованность применяемых цен в условиях действия рыночного механизма;

правильность начисления заработной платы по всем основаниям, удержаний из начисленных сумм (налогов, отчислений в пенсионный фонд и др.);

правильность применения тарифных таблиц, должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств, расчетов и обязательств;

взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;

законность списания различных недостач, потерь, дебиторской задолженности и др.;

правильность определения прибыли, облагаемой налогом; правильность определения и своевременность выплаты дивидендов акционерам;

правильность определения прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, и направлений ее использования и др.

Таким образом, в процессе контроля систематически проверяется и наблюдается деятельность всех объектов управления, всех участков, производств, выявляются причины отклонений, отступлений от целей, поставленных перед конкретным объектом, и в оперативном порядке принимаются меры по их устранению.

Одной из основополагающих функций, которую выполняет бухгалтерский учет в системе управления в условиях формирования рыночной экономики, является информационная функция. На современном этапе роль и значение своевременно поступающей объективной экономической информации усиливаются.

Учет является важнейшим источником, поставщиком фактической информации различным объектам управления — службам предприятия, его подразделениям, менеджерам, которые, используя эту информацию с другими данными, вырабатывают и принимают соответствующие управленческие решения.

Расчеты показывают, что на долю бухгалтерской информации приходится свыше 70% общего объема экономической информации (колебания этого показателя зависят от особенностей техники и технологии производства, организации производства, труда, управления и др.). 7, c.69].

Именно системный бухгалтерский учет фиксирует и накапливает всестороннюю синтетическую (обобщающую) и аналитическую (детализированную) информацию о состоянии и движении имущества и источниках его образования, хозяйственных процессах, о конечных результатах финансовой и производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Бухгалтерская информация широко используется в оперативно-техническом, статистическом учете, для планирования, прогнозирования, выработки тактики и стратегии деятельности и др.

На всех этапах развития к бухгалтерской информации предъявляются такие требования, как объективность, достоверность, своевременность, оперативность. Однако на современном этапе совершенствования управления, становления рыночной экономики к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования. Она должна быть высокого качества и эффективной, удовлетворять потребностям собственника, иностранного партнера, участвующего в создании и функционировании совместного предприятия. Это означает, что бухгалтерская информация должна содержать минимальное количество показателей, но удовлетворять максимальное число ее пользователей на разных уровнях управления. Информация должна быть необходимой и целесообразной, исключающей лишние показатели. Необходимо также, чтобы бухгалтерская информация формировалась с наименьшими затратами труда и времени.

Наиболее информационно емкими участками бухгалтерского учета являются такие, как учет расчетов с персоналом по оплате труда, учет производственных запасов, учет затрат на производство, учет готовой продукции, ее отгрузки и реализации.

Так, например, на долю информации по учету расчетов с персоналом по оплате труда приходятся 32−37% общего объема учетной информации. Благодаря ей для расчетов, анализа труда и заработной платы, для управления трудовыми ресурсами создается достаточная информационная база.

В современных условиях, предполагающих широкое использование ЭВМ, других средств вычислительной техники, возможностей автоматизированных рабочих мест бухгалтера, экономиста, аналитика, аудитора, важным теоретическим и методологическим вопросом является не столько рост объемов учетной и аналитической информации, в том числе по расчетам с персоналом по оплате труда, сколько качество ее использования для подготовки, обоснования и принятия соответствующих решений на различных уровнях управления.

Использование средств вычислительной техники, функционирование автоматизированных рабочих мест обеспечивают возможность получения трудовых показателей любой степени детализации и за любые промежутки времени. Конечным результатом получаемой информации являются целенаправленные единые действия всех работников предприятия по улучшению качества работы, повышению производительности труда, достижению высоких финансовых результатов.

В зависимости от поставленной цели, круга решаемых задач, подразделений — пользователей информации, уровня объекта управления учетную и аналитическую информацию необходимо различать по ее максимуму и минимуму. Каждый вид информации следует дифференцировать по объектам управления и срокам выдачи.

Различной может быть и периодичность информации: смена, сутки, неделя, декада, месяц, квартал и др.