Регистрация документов в государственном архиве современной истории Чувашской Республики

Краткая характеристика учреждения

Бюджетное учреждение Чувашской Республики «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики (в дальнейшем именуемое — Бюджетное учреждение) создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О некоммерческих организациях» и постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 15.06.2011 № 224 «О создании бюджетных учреждений Чувашской Республики» путем изменения типа республиканского государственного учреждения «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.

Бюджетное учреждение является некоммерческой организацией, созданной для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти (государственных органов) в сфере архивного дела.

Бюджетное учреждение является правопреемником республиканского государственного учреждения «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.

Полное наименование Бюджетного учреждения:

на русском языке: Бюджетное учреждение Чувашской Республики «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики;

на чувашском языке: Чгваш Республикин бюджет учрежденийм «Чгваш Республикин хальхи историйeн патшалгх архивe» Чгваш Республикин культура, национальнозсен eзeсен, информации политикин тата архив eзeн министерстви.

Сокращенное наименование Бюджетного учреждения:

на русском языке: БУ «Госархив современной истории Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии;

на чувашском языке: нет.

Учредителем и собственником имущества Бюджетного учреждения является Чувашская Республика.

Полномочия учредителя Бюджетного учреждения от имени Чувашской Республики осуществляет Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики (в дальнейшем именуемое — Учредитель).

Полномочия собственника имущества Бюджетного учреждения от имени Чувашской Республики осуществляет Министерство имущественных и земельных отношений Чувашской Республики (в дальнейшем именуемое — уполномоченный орган).

Бюджетное учреждение является юридическим лицом с момента государственной регистрации, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета в органах казначейства Министерства финансов Чувашской Республики или в органах федерального казначейства в Чувашской Республике, имеет печать со своим наименованием (в случаях, предусмотренных законодательством, имеет печать с изображением герба Чувашской Республики), угловой штамп, бланки со своим наименованием и другие реквизиты.

Бюджетное учреждение действует на основании Гражданского кодекса Российской Федерации, действующего законодательства Российской Федерации и законодательства Чувашской Республики, а также Устава.

Место нахождения Бюджетного учреждения (юридический адрес): 428 020, Чувашская Республика, г. Чебоксары, ул. Федора Гладкова, д. 6.

Цели и функции Государственного архива современной истории Чувашской Республики Основной целью деятельности Бюджетного учреждения является обеспечение сохранности, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Чувашской Республики.

Для достижения поставленной цели Бюджетное учреждение осуществляет следующие функции:

Подбор специализированных или неспециализированных документов:

комплектование архивными документами;

проведение экспертизы ценности, оформление и формирование архивных документов в единицы хранения;

описание архивных документов;

организация документов в делопроизводстве, их отбор и подготовка к передаче на хранение в архив;

Составление каталогов:

ведение государственного учета архивных документов.

Выдача и хранение документов:

обеспечение хранения архивных документов;

обеспечение сохранности архивных документов и микроформ, отснятых с архивных документов;

временное хранение архивных документов сторонних организаций;

физико-химическая и техническая обработка документов;

реставрация и реставрационно-консервационная обработка документов;

ремонт архивных документов;

восстановление угасающих и слабоконтрастных текстов архивных документов;

изготовление микроформ страхового фонда и фонда пользования архивных документов;

проведение анализа, экспертизы и оценки физического и технического состояния документов).

Поиск требуемой информации:

использование архивных документов (услуги, оказываемые через читальные залы);

предоставление архивной информации по тематическим и социально-правовым запросам;

предоставление архивных документов, их копий, оцифрованных образов и справочно-поисковых средств к ним;

обеспечение доступа к электронным публикациям и оцифрованным образам архивных документов через Интернет;

создание справочников о составе и содержании архивных документов;

проведение историко-документальных выставок, экскурсий по Бюджетному учреждению и экспозиции архивных документов;

подготовка научных, научно-популярных и ученых публикаций архивных документов и справочников о составе и содержании архивных документов;

проведение информационных мероприятий с использованием архивных документов; изготовление копий архивных документов;

оказание консультаций о составе и содержании документов архива.

Бюджетное учреждение вправе осуществлять следующие функции, не являющиеся основными видами деятельности, на договорной основе:

Упорядочение документов и дел организаций (проведение экспертизы научной и практической ценности, формирование и оформление дел, составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним, исторических справок к фондам и др.).

Разработка нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документов в делопроизводстве организаций (номенклатур дел; положений об архивах; положений об экспертных комиссиях; информационно-методических писем, инструкций по делопроизводству; перечней документов, подлежащих передаче на постоянное хранение; методических рекомендаций, памяток.

Проведение консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства и оказание методической и практической помощи сотрудникам делопроизводственных служб и архивов организаций, не являющихся источниками комплектования Бюджетного учреждения.

Организация и проведение семинаров, совещаний, стажировок, курсов для работников организаций по вопросам делопроизводства и архивного дела, чтение лекций по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления работников делопроизводственных служб и архивов организаций, независимо от организационно-правовой форм.

Оказание услуг по техническому оформлению работ (ксерокопирование, сканирование, ламинирование, оцифровка, перенос информации на электронные носители, фотосъемка, распечатка, тиражирование, брошюровка, выполнение машинописных работ).

Исполнение тематических запросов.

Обслуживание исследователей в читальном зале.

Оказание услуг по депозитарному хранению, реставрационно-профилактической обработке архивных документов.

Структура Государственного архива современной истории Чувашской Республики В госархиве для выполнения основных задач и видов деятельности созданы следующие отделы:

Отдел документационного обеспечения управления и методической работы (ДОУ и методработы).

Отдел ДОУ и методработы в госархиве создан для организационно-методического обеспечения всех вопросов формирования АФ Чувашской Республики и практической деятельности делопроизводственных служб и архивов организаций — источников комплектования, эффективной организации научно-исследовательской работы.

Свою деятельность отдел осуществляет в различных формах:

Разрабатывает нормативно-методические документы, учитывая потребности учреждений отраслевых систем;

Организует и проводит обучающие семинары-совещания, курсы повышения квалификации работников делопроизводственных служб и архивов организаций по вопросам документирования, организации делопроизводства и обеспечения сохранности документов;

Внедряет в практику работы результаты исследований и установленные методические нормы путем консультации сотрудников архива и делопроизводственных служб организаций, оказания им помощи непосредственно на рабочих местах.

Отдел комплектования и работы с ведомственными архивами.

Отдел на стадии делопроизводства и ведомственного хранения проводит комплекс мероприятий по обеспечению сохранности документов учреждений и организаций. Сотрудники отдела проводят ежегодную паспортизацию архивов учреждений и организаций — источников комплектования; упорядочение документов, прежде всего республиканских органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, общественных и ликвидированных организаций; проводят проверки состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов в организациях — источниках комплектования, а также сотрудничают с гражданами — держателями личных фондов.

Отдел научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем.

Отдел проводит работу по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам архива, внедряет и использует автоматизированные технологии.

Сотрудники отдела проводят работу по целевой экспертизе ценности документов, находящихся на хранении в госархиве, их научному описанию, усовершенствованию и переработке описей дел фондов, а также описанию документов личного происхождения. Специалисты отдела осуществляют каталогизацию документов, проводят работу по внедрению автоматизированной базы данных «Архивный фонд».

Отдел обеспечения сохранности и учета документов.

Приоритетным направлением отдела является организация своевременного приема и учета, хранение и улучшение физической сохранности документов на бумажных носителях. Ежегодно в госархиве проводится плановая проверка наличия.

И физического состояния дел. Отделом продолжается работа по реставрации документов, выявленных в ходе проверке, восстановлению затухающих текстов, а также выявлению особо ценных документов.

Отдел публикации и использования документов и справочно-информационного обслуживания.

Деятельность отдела направлена на популяризацию архивных документов. Сотрудники отдела организуют выставки, встречи, «круглые столы», готовят статьи и подборки документов для публикации в средствах массовой информации, размещают на сайте госархива, а также исполняют тематические и социально-правовые запросы граждан о подтверждении трудового стажа, награждении, заработной плате. Специалисты работают с исследователями и краеведами в читальном зале, также студентами при прохождении архивной практики.

Отдел обеспечения сохранности, учета и использования документов по личному составу.

Отдел проводит работу по приему и обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника. Сотрудники отдела исполняют запросы социально-правового характера для защиты конституционных прав граждан (о подтверждении трудового стажа и размере заработной платы).

Отдел информационных услуг, содержащийся за счет внебюджетных средств.

Деятельность отдела направлена на оказание услуг по упорядочению документов постоянного и долговременного хранения на договорных началах.

Специалисты отдела проводят научно-техническую обработку дел постоянного и долговременного хранения с составление необходимых элементов научно-справочного аппарата, а также оформляют акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. Сотрудники оказывают консультации по вопросам делопроизводства и технической обработки дел сотрудникам организаций.

Отдел технического обеспечения.

Отдел проводит работу по поддержанию жизнедеятельности архивных помещений, обеспечивает работу отопительной и калориферной системы дл поддержания температурно-влажностного режима в архивохранилищах, а также работу автомобильного транспорта.