Рекомендации по повышению эффективности использования денежных средств ООО «ХХХ»

Другим моментом, выявленным в учете денежных средств ООО «ХХХ», стало то, что основная масса денежных средств выдаваемых из кассы выдается в подотчет.

В связи с чем, рекомендуем в целях совершенствования учета денежных средств в ООО «ХХХ», внедрение корпоративной банковской карты.

В последнее время все больше организаций обращают внимание на корпоративные карты как средство проведения расчетов. Корпоративные банковские карты — удобный инструмент для работы с деньгами. Это надежный и несложный способ оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью организации, представительских и командировочных расходов, а также оперативного получения наличных денежных средств с расчетного счета.

Банковская пластиковая карта, в том числе корпоративная — именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П.

Отличительной особенностью корпоративной карты является то, что лицо, на которое она открывается, должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты, при этом сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации. С использованием корпоративных карт можно проводить следующие операции:

• — получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
• — оплата расходов в валюте РФ, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов на территории РФ;
• — иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

Основные преимущества работы с корпоративными картами для ООО «ХХХ» таковы:

• — значительная экономия времени — исчезает необходимость обращаться в банк для оформления документов на получение наличных средств со счета или внесение их на счет. Получение денег возможно в любое время как в банкомате, так и в кассе банка, причем не обязательно того, в котором открыт счет. Внесение наличных на счет организации также можно осуществлять через банкомат. Кроме того, карты основных платежных систем принимаются в любой торгово-сервисной точке, банкомате, где есть соответствующий логотип. Облегчается работа не только кассовых служб, но и учетных работников, так как отсутствует необходимость при организации командировок выдавать авансы на командировочные расходы и отслеживать возврат не израсходованных в командировке подотчетных наличных денежных средств;
• — снижение расходов и минимизация рисков, связанных с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств;
• — упрощение учета и контроля за расходами сотрудников с помощью открытия специального карточного счета, позволяющего учитывать операции по всем корпоративным картам предприятия (или нескольких специальных карточных счетов для учета операций отдельно по каждой карте или группе карт).

Для открытия, использования и отражения в учете ООО «ХХХ» необходимо выполнить следующие действия.

Действие № 1. Решить вопросы, связанные с оформлением карты Действие № 2. Уведомить налоговую инспекцию и фонды об открытии специального карточного счета.

Действие № 3. Оприходовать карты и учесть расходы по их выпуску и обслуживанию.

Действие № 4. Прописать порядок работы с корпоративными картами во внутреннем документе.

Действие № 5. Каждый факт использования карты отражать в учете.

В заключение отметим ряд важных моментов, учитываемых при открытии и ведении расчетов по корпоративной карте. Деньги, снятые с корпоративной карты, считаются средствами, выданными под отчет. За каждый расход средств по карте сотрудник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы.

Выдача сотруднику корпоративной карты сама по себе не является основанием для записи в учете. Проводки бухгалтер делает только при движении средств по карте.

Для контроля за движением корпоративных карт бухгалтеру ООО «ХХХ» советуем вести специальный регистр учета карт. Его можно назвать журналом или ведомостью.

Также бухгалтерии ООО «ХХХ» нужно учесть, что новый законопроект Министерства финансов Российской Федерации в скором времени запретит работодателям перечислять заработную плату своим сотрудникам не на банковские карты. По мнению законодателей, это уменьшит затраты государства на наличный денежный оборот и повысит контроль за собираемостью налогов.

Таким образом, переход на выплату зарплаты в безналичной форме для ООО «ХХХ» неизбежная перспектива и может выступить в настоящий момент как направление совершенствование управления денежными средствами.