Вычисление отклонений и их анализ

Анализ фактически достигнутых результатов можно проводить сравнением фактических и бюджетных или нормативных данных. Поскольку бюджетные данные о затратах, как правило, менее точны, чем нормативные, в дальнейшем для оценки деятельности мы будем использовать нормативные затраты.

Первый шаг в оценке деятельности организации — выявление отклонений, которое помогает определить области эффективности или неэффективности. Помимо определения суммы отклонения, важно выяснить причину этого отклонения. Когда причина известна, управляющий может предпринять соответствующие действия для решения проблемы.

Процесс вычисления сумм и определения причин отклонений между фактическими и нормативными затратами называется анализом отклонений.

Если фактические затраты выше нормативных, такое отклонение считается неблагоприятным, в противном случае отклонение будет благоприятным.

Анализ отклонений может использоваться выборочно. Многие организации столь велики, что просто невозможно рассмотреть все области деятельности в деталях. Практика, когда изучаются только области необычных продуктов или необычные результаты деятельности, называется управлением по отклонениям. При данной системе анализируют только отклонения, превышающие определенный лимит, например +4%, который устанавливает руководство. На схеме представлен пример выявления областей для анализа в системе управления по отклонениям. Только по материалам «С» и «Е» есть превышение 4%-го предела, и, следовательно, только затраты этих материалов следует анализировать тщательно.

Отклонения можно вычислять для целых категорий, таких, как общие затраты основных материалов, для любых групп внутри категорий, каждой статьи затрат.

Все отклонения аналитики подразделяют на три вида:

• 1. Отклонения затрат основных материалов.
• 2. Отклонения прямых трудовых затрат.
• 3. Отклонения общепроизводственных расходов.

Общее отклонение затрат основных материалов определяется как разница между фактическими и нормативными затратами материалов.

У=а*в-с*d, где (4).

У — общее отклонение затрат основных материалов;

а — фактическое количество;

а — фактическая цена;

с — нормативное количество;

dнормативная цена.

Общее отклонение может быть разложено на две части:

• — отклонение по цене;
• — отклонение по использованию основных материалов.

Отклонение по цене основных материалов:

У= (а-в)*с, где (5).

У — отклонение по цене основных материалов;

а — фактическая цена;

в — нормативная цена;

с — фактическое количество.

Отклонение по использованию основных материалов:

У= (а-в)*с, где (6).

У — отклонение по использованию основных материалов;

а — фактическое количество;

в — нормативное количество;

с — нормативная цена.

Обычно агент по закупкам несет ответственность за отклонение по цене, кураторы производственных цехов отвечают за отклонение по использованию материалов. В некоторых случаях, однако, более дешевые материалы такого плохого качества, что в результате ожидаемые нормы отходов существенно превышаются, что создает неблагоприятное отклонение по использованию. Каждую ситуацию следует оценивать в соответствии с определенными обстоятельствами.

Иногда отклонения затрат легче интерпретировать, представив их схематически.

Общее отклонение прямых трудовых затрат определяется как разница между фактическими и нормативными затратами труда на произведенные единицы продукции за исключением брака (как окончательного, так и исправимого):

У=а*в-с*d, где (7).

У — общее отклонение прямых трудовых затрат;

а — фактическое время;

в — фактическая ставка оплаты труда;

с — нормативное время работы;

dнормативная ставка оплаты труда.

Чтобы оценить степень выполнения плана, руководство должно знать, какая часть общего отклонения вызвана изменением затрат рабочего времени, а какая — изменением ставок оплаты труда.

Отклонение по ставке оплаты прямых трудозатрат:

У= (а-в)*с, где (8).

У — отклонение по ставке оплаты прямых трудозатрат;

а — фактическая ставка;

в — нормативная ставка;

с — фактическое время работы.

Отклонение по производительности труда:

У= (а-в)*с, где (9).

У — отклонение по производительности труда;

а — фактическое время работы;

в — нормативное время работы;

с — нормативная ставка оплаты труда.

За отклонения по ставке оплаты труда ответственность обычно несет отдел кадров. Это отклонение возникает, когда нанимают работника с оплатой выше или ниже, чем предполагалось в плане, или определенные работы выполняются более (менее) высокооплачиваемым работником. За отклонение в производительности труда отвечают цеховые контролеры. Неблагоприятное отклонение в производительности может произойти, если неопытному работнику поручат работу, требующую более высокой квалификации. Руководство должно анализировать каждую ситуацию исходя из сложившихся обстоятельств.

Контролирование общепроизводственных расходов представляет собой значительно более трудную задачу, чем контролирование прямых затрат, ибо ответственность за многие общепроизводственные расходы часто трудно возложить на кого-либо однозначно. Большая часть постоянных общепроизводственных расходов не может быть проконтролирована менеджерами конкретных подразделений. Но если переменные общепроизводственные расходы можно привязать к операционным подразделениям, определенный контроль становится возможным. Анализ отклонений общепроизводственных расходов сложен. Сначала вычисляют общее отклонение общепроизводственных расходов как разницу между фактическими и нормативными общепроизводственными расходами, начисленными (отнесенными на годовую продукцию) посредством коэффициентов переменных и постоянных общепроизводственных расходов. Затем общее отклонение подразделяют на две части: контролируемое отклонение общепроизводственных расходов и отклонение общепроизводственных расходов по объему. Ввиду сложности этих понятий параллельно с формулами приведем цифровой пример.

Предположим, что компания планировала нормативные переменные общепроизводственные расходы в размере 5,75 ДЕ на 1 ч прямых трудозатрат плюс постоянные общепроизводственные расходы за месяц в размере 1300 ДЕ (формула гибкого бюджета). Нормальная производительность составляет 400 ч прямых трудозатрат за месяц. В этом месяце фактически понесенные общепроизводственные расходы составили 4100 ДЕ.

Прежде чем находить отклонения общепроизводственных расходов, необходимо вычислить общий нормативный коэффициент общепроизводственных расходов, который состоит из двух частей. Первая часть — это нормативный коэффициент переменных общепроизводственных расходов, он равен 5,75 ДЕ на 1 ч прямого труда. Вторая часть — нормативный коэффициент постоянных общепроизводственных расходов, который находим делением планируемых постоянных общепроизводственных расходов (1300 ДЕ) на нормальную мощность (44 ч). В результате получаем 3,25 ДЕ на 1 ч прямого труда (1300 ДЕ: 400 ч).

Таким образом, общий нормативный коэффициент общепроизводственных расходов равен 9,00 ДЕ на 1 ч прямого труда (5,75 ДЕ + 3,25 ДЕ). Расчет общего отклонения общепроизводственных расходов представлен в таблице 3.

Таблица 3 Общее отклонение общепроизводственных расходов.

• * В течение этого месяца компания произвела 180 стульев; на каждый стул по нормативу полагается 2,4 ч прямых трудозатрат.
• ** Н в скобках означает, что это отклонение неблагоприятное; Б — благоприятное отклонение.

Полученное общее отклонение может быть разделено на две составляющие.

Контролируемое отклонение общепроизводственных расходов представляет собой разницу между фактически понесенными и бюджетными (запланированными) общепроизводственными расходами в расчете на достигнутый уровень производства. Это позволяет оценить результаты деятельности подразделений и конкретных менеджеров, не зависящие от изменения уровня производства.

Таблица 2 Расчет контролируемого отклонения общепроизводственных расходов.

Здесь контролируемое отклонение общепроизводственных расходов неблагоприятное, так как фактически компания понесла большие затраты, чем запланировала.

Отклонение общепроизводственных расходов по объему определяется как разница между бюджетными общепроизводственными расходами в расчете на достигнутый уровень производства и общепроизводственными расходами, отнесенными на готовую продукцию по нормативным коэффициентам для переменных и постоянных общепроизводственных расходов.

Таблица 4 Отклонение общепроизводственных расходов по объему.

Для наглядности можно показать анализ отклонений общепроизводственных расходов на схеме.

Для записи отклонений от нормативных затрат необходимы соответствующие бухгалтерские проводки.

При ведении учетных записей легко запомнить простые правила:

• 1. Все записи на счетах запасов ведутся по нормативам.
• 2. Для каждого вида отклонений выделяется отдельный счет.
• 3. Неблагоприятные отклонения отражаются по дебету этих счетов, благоприятные — по кредиту.