Использование вычислительной техники в учете затрат на производство

Для автоматизации процесса обработки экономической информации и особенно в случае необходимости принятия решения после анализа результатов удобной формой предоставления информации являются электронные таблицы. Электронные таблицы как способ выполнения расчетов, которые не требовали бы большой предварительной подготовки и специальных знаний по программированию пришли на смену калькулятору.

Концепция электронных таблиц для первых персональных компьютеров впервые была реализована в системе VisiCalc в начале 80-х годов. Она была быстро подхвачена рядом фирм, которые на протяжении нескольких лет выпустили ряд программных систем данного класса (SuperCalc, Multiplan и т. д.). Электронная таблица стала одним из главных компонентов интегрированных пакетов прикладных программ Symphony, Framework, Works и др. В странах СНГ разработаны такие пакеты как Мастер, ВАРИГАБ-86, Абак.

Среди электронных таблиц в настоящее время наибольшую популярность приобрели такие приложения как Excel, Lotus 1−2-3 и Quatropro. По оценкам экспертов Excel считается наиболее развитой и имеет очень хорошие перспективы расширения, благодаря тому месту на рынке программного обеспечения, которое занимает фирма-разработчик Microsoft.

Электронная таблица Excel, включает табличные расчеты, деловую графику, базу данных и может применяться при технико-экономическом планировании, оперативном руководстве предприятием, бухгалтерском и банковском учете, материально — техническом обеспечении, финансовом планировании, расчете разнообразных экономических показателей.

Электронная таблица Excel обеспечивает введение начальных данных в персональный компьютер и представление их на экран монитора и результатов расчетов в виде таблиц и диаграмм различной структуры, сохранение таблиц и диаграмм на диске, выведение таблиц и диаграмм на печать, передачу данных по компьютерной сети, защиту данных от несанкционированного доступа, с помощью паролей, редактирование таблиц, получение той же таблицы при введении новых начальных данных. Именно это позволяет делать разнообразные расчеты для принятия рационального решения в бизнесе.

Электронная таблица Excel входит составляющей частью в общий пакет Microsoft Offise, что позволяет достаточно просто обмениваться данными с другими его компонентами, такими как текстовый редактор Word, система управления базами данных Acces, программой подготовки презентаций PowerPoint и др. Excel функционирует под управлением операционной системы Windows.

Работа в электронной таблице Excel рассчитана на неспециалистов в области программирования, но пользователь должен быть «компьютерно грамотным» .

Цель работы: исходные данные и результаты оформить в виде табличного документа «Смета себестоимости передачи и поставки электроэнергии по АК «Харьковоблэнерго». С помощью диаграммы отобразить данные о «Состав затрат на производство АК «Харькоблэнерго» за 2002 год» и гистограммы «Расчетная и фактическая себестоимость электроэнергии за 2002 год по АК «Харьковоблэнерго». Расчет и построение диаграммы и гистограммы выполнить при помощи MS Excel.

Для запуска Excel выбираем в меню пункт, а потом пункт. Табличный документ строим на листе 1 рабочей книги, который является активным при загрузке Excel. В ячейку В1 вводим заголовок таблицы «Смета себестоимости передачи и поставки электроэнергии по ГАЭК „Харьковоблэнерго“ за 12 месяцев 2002 года» (Приложение). Удерживая курсор левой кнопкой растягиваем вправо до ячейки J1, после этого нажимаем правую кнопку, на экране появляется контекстное меню, в котором выбираем пункт, , .

Для создания «шапки «таблицы активизируем ячейку В4 вводим слово «затраты», ввод завершается нажатием клавиши «ENTER». Аналогично вводим остальные данные «шапки» таблицы и сами данные таблицы. Ячейку С3, так как было сказано выше, объединяем с ячейками D3, E3, то же делаем с ячейками F3, объединяем ёё с ячейками G3, H3.

Ячейку С4 аналогичным способом корректируем и дополнительно «включаем» пункт меню «переносить по словам», и пункт «выравнивание по горизонтали по центру» и «выравнивание по вертикали по центру «. Для ячеек D4, E4, F4, G4, H4 делаем такие же операции.

С помощью клавиатуры вводим в таблицу числовые данные и текстовую информацию. Для ввода формул выбираем ячейку, в которой должен быть результат, после вычисления формулы, и вносим в неё формулу. Ввод формул всегда начинается со знака «равно». Для получения результата по строке «ВСЕГО затрат на производство» нужно получить сумму таких затрат: производственные услуги (С6), сырьё и материалы (С7), энергия со стороны (С8), затраты на оплату труда (С9), отчисления на социальное страхование (С10), отчисления в пенсионный фонд (С11), амортизация на полное восстановление (С12), затраты на ремонтное обслуживание (С13). В ячейку С17 вводим формулу =сумм (С6:С13) после подтверждения ввода, нажатием клавиши «ENTER», в ячейке появится искомая сумма.

Производственная себестоимость состоит из затрат на производство, за вычетом затрат, которые не входят в валовую продукцию. В ячейку С20 вводим формулу =(С17-С19), подтверждаем ввод клавишей «ENTER», после чего в ячейке появляется искомая цифра. Полная производственная себестоимость определяется сложением производственной себестоимости (С20) и покупной электроэнергии (С22). В ячейку С23 вводим формулу =СУММ (С20;С22) и после подтверждения клавишей «ENTER», в ячейке видим расчетную (планируемую) полную производственную себестоимость за 2002 год.

Себестоимость электроэнергии за 10 кВт/ч определяем так: полную себестоимость (С23) делим на полезный отпуск электроэнергии (без транзита) (С27). В ячейку С28 вводим формулу =(С23/С27)/10 и получаем себестоимость электроэнергии за 10 кВт/ч. Отпускная цена определяется делением отпуска продукции потребителям (С24) на полезный отпуск электроэнергии (без транзита). В ячейку С29 вводим формулу =(С24/С27)/10 и получаем отпускную расчетную (планируемую) цену электроэнергии за 10 кВт/ч.

Прибыль определяется как разность между отпуском продукции потребителям (С24) полной себестоимости (С23). В ячейку С30 вводим формулу =(C24-C23) и получаем расчетную (плановую) прибыль.

Рентабельность предприятия определяем, как отношение полученной прибыли С30 к полной себестоимости продукции (С23). В ячейку С31 вводим формулу (С30/С23)*100 и получаем планируемую рентабельность. Аналогичные действия делам и с остальными колонками.

В обычном режиме работы таблицы в ячейках (Приложение), которые содержат формулы, отображаются только значения, которые получились в результате вычислений. Чтобы пересмотреть введенные формулы, нужно перейти в режим отображения формул. Для этого выберем в меню «СЕРВИС» команду «ПАРАМЕТРЫ», а во вкладыше «ВИД» включим переключатель «ФОРМУЛЫ». Просмотрев таблицу, убеждаемся, что формулы введены правильно (таблица с формулами приведена в приложении). Для возврата к обычному режиму выключаем переключатель «ФОРМУЛЫ» .

Проведем рамки таблицы. Для этого выделяем необходимый диапазон ячеек, в меню «ФОРМАТ» выбираем команду «ЯЧЕЙКИ». В диалоговом окне, которое появилось, выбираем вкладыш «ГРАНИЦА», в которой указываем тип линии и место её проведения — внутреннее или внешнее.

Для визуальной подачи информации применяют диаграммы, они могут быть расположены на отдельных листах рабочей книги. Чтобы построить диаграмму на стандартной панели инструментов нажимаем кнопку «МАСТЕР ДИАГРАММ» .

С помощью «МАСТЕРА ДИАГРАММ» построение требуемой диаграммы осуществляется за четыре шага.

Первый шаг. Выбираем на вкладыше «Стандартные «тип диаграммы «ГИСТОГРАММА» и вид «Обычная гистограмма». Подтверждаем выбор нажатием клавиши «ENTER» или мышкой нажимаем клавишу «Далее» .

Второй шаг. Задаем диапазон ячеек с данными таблицы, которые мы будем анализировать. Фиксируем их нажатием «Далее» .

Третий шаг. Вводим заголовки, в поле «Название диаграммы» вводим текст «Расчетная и фактическая себестоимость за 2002 год по ГАЭК «Харьковоблэнерго» «. Подписываем название осей Х (категорий) — «вид себестоимости «и Y (значений) — «тыс. грн.». Нажимаем «Далее» .

Четвертый шаг. Выбираем размещение диаграммы на отдельном листе. (Приложение).

Аналогично строим и вторую диаграмму «Состав затрат на производство АК «Харьковоблэнерго», только при выборе типа диаграммы выбираем круговую диаграмму (Приложение).

Предоставление информации в таком виде наглядно изображает, что несмотря на то что производственная себестоимость несколько ниже, чем планируемая, но полная себестоимость продукции выше запланированного уровня.