Документальное оформление операций по оплате труда

Документ в широком смысле — это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на её совершение и устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Общая характерная особенность учетного информационного процесса — наличия носителя информации, который считается важным объектом организации учетного процесса. Однако следует заметить, что понятие данные и информация также отличается по своей сути, поскольку данные регистрируют уровень какой — либо хозяйственной операции и происходящего события, а информация концентрирует в себе полезное содержание, которое можно получить на основе данных. В целом процесс учета отличает строго документальное оформление всех хозяйственных фактов (явлений). Главное связующее звено его стадий (этапов) — данные первичных документов, характеризующие хозяйственные факты количественно и качественно.

Следовательно, документация учета призвана обеспечить:

• — сплошной непрерывный учет всех объектов;
• — юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу;
• — использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;
• — контроль за сохранность собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;
• — укрепление законности, так как документы дают основание для суждения о правильности и целесообразности той или иной операции [22].

В большинстве случаев деятельность бухгалтера связана непосредственно с делопроизводством, которое охватывает совокупность ниже следующих работ:

• — составление корреспонденции (переписка);
• — прием поступающих (входящих) документов;
• — отправка исходящих документов;
• — регистрация и контроль за исполнением документов;
• — хранение отработанных документов в текущем архиве;
• — прекращение хранения документов в текущем архиве.

Документальное оформление оплаты труда на предприятие ГКП «Житикара Тазалык» акимата Житикаринского района проходит следующим образом: человек при приеме на работу обращается в отдел кадров, где на него сотрудник отдела кадров составляет приказ о приеме на работу. В дальнейшем, т.к. было сказано выше, оплата труда на данном предприятии повременная, отдел кадров ведет табель учета рабочего времени. После этого, сотрудник ОК передает табель учета рабочего времени в отдел бухгалтерии, где непосредственно начисляется заработная плата.

Пример:

Работник Жанакаева А. А. обработала в феврале 15 рабочих дней — с 4 февраля по 22 февраля 2009 года. Ее месячный оклад составляет 30 000 тенге. На предприятии принята пятидневная рабочая неделя.

• 1. Определяем средний дневной заработок:
• 30 000 тенге: 21 день = 1428, 6 тенге.
• 31 Начисляем зарплату за фактически отработанные дни:
• 1428, 6 тенге * 15 дней = 21 429 тенге.

Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгалтерский учет, поэтому документация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета [23].

Бухгалтерский документ (лат. documentum — доказательство, свидетельство) представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Финансово-хозяйственная деятельность предприятия сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций. В свою очередь каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, в которых содержатся первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или право на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы производства и реализации, а также отдельные подразделения предприятия и различные финансовые хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами предприятия [24].

Значение документов в хозяйственной и учетной работе предприятий:

• 1. Документы служат средством обоснования учетных записей. От качества документов в значительной мере зависит и качество всего бухгалтерского учета. Достоверную учетную информацию в нужные сроки можно получить лишь при условии своевременно и точного оформления документами всех хозяйственных операций предприятия. Документы подтверждают правильность и точность учетных данных и помогают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.
• 2. Бухгалтерские документы имеют большое оперативное значение. Они служат для передачи распоряжений, а также для подтверждения правильности выполнений операций, т. е. используются для оперативного руководства и управления предприятием.
• 3. Бухгалтерские документы выполняют контрольно-аналитические функции. Посредством документов контролируется правильность совершенных операций, ведется текущий анализ выполняемой работы, т. е. используется в управлении предприятием для предварительного, текущего и последующего контроля [25].

С документами тесно связаны такие понятия, как документация, унификация, стандартизация и документооборот.

Документация — это способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Поэтому правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами является начальной стадией бухгалтерского учета. [26].

Унификация документов — разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций на различных предприятиях независимо от формы собственности и в6едомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению сокращению документов, а также приспосабливает их к автоматизированной обработке: замена разовых документов накопительными, ликвидация лишних показателей, имеющихся в документах, объединение нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.

Стандартизация документов — это установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую проводку документов и их хранение в архиве.