Автоматизация учета и управления на ТОО «Ферум-Кокше»

Оценивая состояние казахстанского бизнеса, можно сказать, что середина 90-х годов и вступление в третье тысячелетие проходят под знаком борьбы за рентабельность. Доказательством этому является пристальное внимание к использованию имеющихся ресурсов и, соответственно, появление потребности в постановке и совершенствовании управленческого и оперативного учета на предприятиях.

Данное обстоятельство наложило определенные требования к облику информационных систем — в том числе и адресуемых представителям небольших предприятий.

Рамки программных продуктов, опирающихся на бухгалтерскую модель обработки информации (т.е. на некий массив проводок, к которым «привязаны» данные аналитического учета и натуральные показатели) стали узкими и неудобными и для этой категории пользователей. Им — точно так же, как и более крупным субъектам рынка — необходима система управления бизнесом, которая базируется не на бухгалтерских записях, а на оперативном учете хозяйственной деятельности.

В то же время реализация такого подхода к разработке информационных систем ни в коей мере не нарушает существующие нормы ведения бухгалтерского учета и не создает дискомфорта в повседневной работе бухгалтерской службы.

Проиллюстрируем это на примере системы «БЭСТ-ОФИС», разработанной компанией «Интеллект-Сервис». Этот программный продукт предназначен для управления малыми предприятиями. Система поможет в учете денежных средств, взаиморасчетов, управлении закупками, запасами и продажами, а также в учете кадров.

Первичным в системе «БЭСТ-ОФИС» является оперативный учет, в рамках которого происходит регистрация документов движения денежных средств и товарно-материальных ценностей. Эта работа выполняется в специализированных подсистемах, ориентированных на менеджеров службы снабжения, работников склада и т. д. Таким образом, ввод информации по финансово-хозяйственной деятельности производится именно там, где она появляется. Эти же подсистемы обеспечивают обработку и анализ накопленных данных в соответствии с целями оперативного управления конкретным участком.

В условиях программы «БЭСТ-ОФИС» оформление документа включает в себя несколько стадий (этапов). Первая стадия — черновик — означает, что документ зарегистрирован в базе данных и находится в соответствующем журнале, однако изменение состояния указанных в нем ресурсов еще не произошло. Заметим, что данная стадия характерна только для кассовых и банковских документов. Вторая стадия — т. е. проведение документа — изменяет текущее состояние этих ресурсов (например, товарных запасов или денежных средств). При этом по документу формируется соответствующая хозяйственная операция, которая фиксируется в книге учета операций. Третья стадия — контировка — подразумевает разноску этой хозяйственной операции по счетам бухгалтерского учета.

Таким образом, текущая картина состояния дел (остатки товарно-материальных ценностей на складах, баланс расчетов с бизнес-партнерами и т. д.) складывается из информации, отраженной в тех документах, которые были проведены в оперативном учете, т. е. до прохождения этапа бухгалтерской обработки и, соответственно, она не «привязана» к счетам бухгалтерского учета. В роли связующего звена между отгрузками и платежами выступают сделки или документы-основания, дающие возможность контролировать взаиморасчеты по схеме «документ-документ». Работа в программе «БЭСТ-ОФИС» организована так, что, находясь в режиме работы с договорами или счетами, пользователь может не просто увидеть список всех связанных с ними документов, но и непосредственно обратиться к каждому документу. Кроме того, не покидая данный режим, можно создать документ на оплату, накладную на получение или отпуск товаров, откорректировать соответствующий счет-фактуру, а также подготовить справку о зачете обязательств.

Соответственно, сотрудникам бухгалтерии нет необходимости решать учетно-аналитические задачи, не связанные с ведением финансового учета и подготовкой отчетности для налоговых органов. Так, например, если бухгалтерия не сочтет это нужным, то при учете взаиморасчетов она сможет не «углубляться» в ведение аналитики — по документам-основаниям (договорам, счетам) и т. д., а формировать необходимые бухгалтерские проводки только «на уровне» контрагентов. Подробные отчеты и сводки, отражающие исполнение обязательств перед бизнес-партнерами, необходимые для решения различных текущих и перспективных задач, могут быть получены в соответствующих подсистемах, без каких-либо лишних усилий со стороны бухгалтерии.

С другой стороны, поскольку система опирается на единую базу данных, все документы, зарегистрированные в рамках оперативного учета, сразу же становятся «видны» и бухгалтерам предприятия. Момент формирования проводок по документам определяется самими бухгалтерами. Иными словами, контировка может происходить как непосредственно при регистрации документа, так и в отложенном режиме. Бухгалтерскую обработку хозяйственных документов можно вести либо в соответствующей подсистеме программного комплекса, либо там, где они были созданы, т. е. в подсистемах учета денежных средств, логистики и т. д. Для ускорения процедуры создания бухгалтерских записей можно использовать так называемые типовые проводки (т.е. шаблоны). Таким образом, бухгалтеру будет достаточно только раз «сформулировать» правило отражения той или иной хозяйственной операции, после чего оно будет неукоснительно соблюдаться компьютером. Это позволит разгрузить бухгалтерию предприятия от излишней рутинной работы и уменьшить количество ошибок в учете.

Что касается собственно ведения бухгалтерского учета, то он строится на рабочем план счетов. Этот план счетов формируется на основе типового плана счетов, предоставляемого программой, или вводится непосредственно.

План содержит общий список синтетических счетов (со всеми субсчетами), которые используются предприятием. Для каждого счета вводятся его описание и основные характеристики. Отметим, что система поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами.

Выполняя настройку рабочего плана счетов в карточке счета или субсчета, на котором планируется ведение аналитического учета, можно указать тип аналитических объектов по каждому вектору. Если тип не указан, то считается, что аналитический учет по этому признаку не ведется. При этом пользователь может использовать от одного до четырех векторов сразу. Например, если для счета 60 «Расчеты с поставщиками» указан тип центра учета — «Партнеры», то программа обеспечит ведение аналитического учета по контрагентам. Если же дополнительно указан и центр сделки, то аналитический учет будет вестись по партнерам и сделкам одновременно.

Все хозяйственные операции, обработанные программой, объединяются в книге учета операций. Как говорилось ранее, любой первичный документ, проведенный на уровне оперативного учета, образует запись в книге хозяйственных операций. Следует отметить, что система «БЭСТ-ОФИС» — абсолютно документарна. Другими словами, документы представляют собой единственный источник ввода данных. Даже в тех случаях, когда хозяйственная операция носит технический характер (закрытие счета, перераспределение остатков и т. д.) используются документы специального вида — так называемые бухгалтерские справки. В свою очередь, проводки, созданные по документам, являются основой для формирования внутренней и внешней бухгалтерской отчетности предприятия.

Таким образом, использование системы «БЭСТ-ОФИС» поможет более рационально распределить обработку данных между бухгалтерами и представителями других служб (отделов) на небольших предприятиях и, следовательно, повысить эффективность их бизнеса в целом.