Современные характеристики применяемых автоматизированных систем бухгалтерского учета и контроля в бюджетных организациях

Основная деятельность автономных учреждений финансируется из бюджета и ведется в соответствии с заданием учредителя. Помимо основной деятельности автономные учреждения могут оказывать услуги за плату и самостоятельно распоряжаться доходами, полученными от реализации данных услуг. Бухгалтерский учет автономные учреждения ведут по Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н.

Для автоматизации бухгалтерского учета автономных учреждений в 2009 г. фирма «1С» выпустила линейку программных продуктов. В эту линейку входят программы «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8 КОРП», «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8 ПРОФ» и «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8. Базовая версия». Все перечисленные программы разработаны на платформе «1С:Предприятие 8».

Продукт «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8 КОРП» предназначен для крупных учреждений, в том числе для учреждений, которые имеют обособленные подразделения, как выделенные, так и не выделенные на отдельный баланс. Это наиболее полная версия программы. Программу можно эффективно использовать в вузах, учреждениях профессионального образования, учреждениях дополнительного образования для взрослых, например в центрах повышения квалификации и профессиональной переподготовки, а также в крупных государственных учреждениях других сфер деятельности, которые перешли в форму автономных.

В то же время заметим, что программу «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8 КОРП» можно использовать и для автоматизации автономных учреждений небольшого масштаба.

Для автономных учреждений, в которых с программой работает один бухгалтер и в которых не требуется адаптации типового решения к особенностям конкретного предприятия, предназначена программа «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8. Базовая версия».

Рассмотрим общие функциональные возможности по ведению учета в автономных учреждениях, которые присутствуют во всех перечисленных программных продуктах. В случае отсутствия какой-либо возможности в некоторых программах на это будет обращено особое внимание.

Бухгалтерский и налоговый учет в «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

В состав программы включен План счетов бухгалтерского учета, соответствующий приказу Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (в ред. приказа Минфина России от 7.05.10 г. № 38н).

Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

Программа поддерживает различные системы налогообложения. Это общая система налогообложения, упрощенная система налогообложения и система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности.

В программе автоматизированы учет услуг, складской учет и учет материально-производственных запасов, учет торговых операций и комиссионной торговли. Реализованы учет операций по банку и по кассе, учет расчетов с контрагентами. Предусмотрены учет производственной деятельности, учет косвенных расходов, учет заработной платы, а также кадровый и персонифицированный учет.

Для отражения в учете хозяйственных операций в программе, как правило, используется ввод электронных документов, которые соответствуют первичным бухгалтерским документам. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции — простой инструмент автоматизации, который легко и быстро настраивается пользователем.

Методика бухгалтерского учета позволяет одновременно регистрировать каждую запись хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, а также количественного и валютного учета. Информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях могут вводить сотрудники смежных служб учреждения, которые не являются бухгалтерами. В этом случае бухгалтерская служба осуществляет методическое руководство и контролирует настройки информационной базы, которые обеспечивают автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

В некоторых случаях существует потребность в ведении учета для группы автономных учреждений или структурных подразделений, хозяйственная деятельность которых тесно переплетается.

«1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» поддерживает ведение бухгалтерского и налогового учета как одного учреждения, так и группы учреждений (структурных подразделений учреждения) в единой информационной базе. При этом используются общие государственные классификаторы, ведутся общие списки контрагентов, номенклатуры материальных запасов, статей затрат и т. д. Главную книгу и баланс в этом случае можно формировать консолидировано для группы учреждений либо раздельно по учреждениям и структурным подразделениям.

Таким образом, программу «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» можно использовать в учреждениях со сложной организационной структурой.

Важно отметить, что в версии программы «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8. Базовая версия» не поддерживается возможность ведения учета нескольких учреждений в одной информационной базе. При необходимости ведения учета для нескольких учреждений (структурных подразделений) учет для каждого учреждения (структурного подразделения) можно вести обособленно в отдельной информационной базе.

Согласно Федеральному закону от 03.11.06 г. № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях» основной деятельностью автономного учреждения признается деятельность, непосредственно направленная на достижение целей, ради которых автономное учреждение создано. Финансовое обеспечение основной деятельности автономного учреждения осуществляется в виде субвенций и субсидий из соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации и иных не запрещенных федеральными законами источников. При этом порядок получения и учета целевого финансирования принципиально отличается от порядка, предусмотренного для бюджетных учреждений и для коммерческих организаций.

Программа «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» обеспечивает учет целевых средств, предоставленных автономным учреждениям в форме субвенций и субсидий на финансирование основной деятельности. В программе реализовано ведение налогового учета средств целевого финансирования и формирование аналитических регистров налогового учета целевых средств.

Учет средств целевого финансирования ведется на счете 86 «Целевое финансирование» в разрезе источников и статей расходов целевых средств. При этом целевое финансирование из бюджета учитывается обособленно от целевых поступлений из других источников.

Источник целевых средств определяет цели или проект, для которых были предоставлены средства. Источником целевых средств помимо государственных субвенций и субсидий могут являться, в частности, вступительные, членские и добровольные взносы, а также прочие поступления. Для целей налогового учета для каждого источника указывается определенный код вида поступления целевых средств.

Средства целевого финансирования могут поступать на расчетный счет или в кассу учреждения, а также в виде других активов, например в виде оборудования или материалов. Учет поступления средств ведется в программе по мере фактического поступления активов или по факту принятия решения о выделении средств. В зависимости от характера поступления активов учреждение может использовать оба метода.

Поступившие целевые средства могут быть использованы для финансирования капитальных вложений, т. е. расходов, связанных с покупкой или строительством внеоборотных активов, а также для финансирования текущих расходов на содержание автономного учреждения — на заработную плату, коммунальные платежи и другие административные и хозяйственные расходы.

Для анализа использования по статьям расходов целевых средств, полученных из различных источников, предназначен «Отчет об использовании целевых средств».

Для учета и контроля расходования целевых средств по направлениям в «1С:Бухгалтерии автономного учреждения 8» предусмотрено ведение смет. Смета определяет плановое распределение целевых средств, выделенных по определенному источнику, по направлениям расходования. В программе возможна корректировка смет, отслеживается история изменения сметы и поддерживается печать сметы с учетом выполненных корректировок.

Для сравнения запланированных и фактических данных по использованию целевых средств используется «Отчет об исполнении сметы». Отчет составляется на указанную дату по заданному источнику целевых средств. При формировании отчета автоматически рассчитываются значения отклонений плановых показателей от фактических, а также процент исполнения сметы.

В программе «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» обеспечивается обособленный учет доходов и расходов по деятельности, осуществляемой в рамках целевого финансирования.

Поддерживается обособленный учет имущества, закрепленного за автономным учреждением и приобретенного за счет целевых средств, а также обособленный учет находящегося у автономного учреждения недвижимого и особо ценного движимого имущества.

Обычно наряду с основной деятельностью, осуществляемой по заданию учредителя и финансируемой из бюджета, автономные учреждения могут заниматься предпринимательской деятельностью. В этом случае учреждение обязано вести раздельный учет операций по основной (некоммерческой) и по предпринимательской (коммерческой) деятельности. Кроме того, при наличии предпринимательской деятельности учреждение также становится плательщиком налога на прибыль и НДС.

Для проверки данных бухгалтерского и налогового учета предназначены стандартные отчеты. В программе стандартные бухгалтерские отчеты реализованы с использованием принципиально нового механизма системы компоновки данных.

Для каждого отчета предусмотрен набор показателей. Например, для «Оборотно-сальдовой ведомости» это «Данные бухгалтерского учета», «Данные налогового учета», «Данные по учету постоянных разниц», «Данные по учету временных разниц», «Валютная сумма» и «Контроль». Показатель «Контроль» при этом рассчитывается как разница данных по бухгалтерскому учету и суммы трех показателей — данных по налоговому учету, по учету временных разниц и по учету постоянных разниц.

Таким образом, программа «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» позволяет решить все задачи бухгалтерской службы учреждения. Кроме того, благодаря ее функциональным возможностям она может использоваться не только в автономных учреждениях, но и в других некоммерческих организациях, например в фондах, автономных некоммерческих организациях, ассоциациях, некоммерческих партнерствах и т. д.