Предлагаемый вариант структуры ДОУ

В соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51 141−98 делопроизводство (документационное обеспечение управления — ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами". Данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

документирование управленческой деятельности предприятия (организации, учреждения);

управление документацией предприятия.

Документирование управленческой деятельности предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом следует понимать зафиксированную (то есть записанную и оформленную надлежащим образом)" на материальном носителе информацию с реквизитами совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать" .

Управление документацией предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документация — это не что иное как упорядоченная (то есть сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

Делопроизводство, находясь в зависимости от определенных видов и форм работы аппарата, само активно влияет на них. От того, как поставлено делопроизводство, зависит оперативность, экономичность, организация, культура и уровень автоматизации труда руководителя, что, в конечном счете, влияет на качество и своевременность основного акта управления — управленческого решения.

Хорошая организация делопроизводства в аппарате управления характеризуется: быстротой и четкостью документооборота; наличием рациональной техники обработки документов с минимальным количеством операций; автоматизацией основных делопроизводственных операций и централизацией технических служб документационного обслуживания; своевременным обеспечением специалистов информацией; наличием и строгим соблюдением требований утвержденной инструкции по делопроизводству; рациональной организацией и оборудованием рабочих мест делопроизводственного персонала.

Руководитель предприятия во взаимодействии с другими должностными лицами и структурными подразделениями должен обеспечить оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до сведения ответственных исполнителей и контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. При рассмотрении документов руководитель выделяет для первоочередного исполнения наиболее срочные и важные документы. Указанные документы передаются на исполнение немедленно. Прочие документы передаются на исполнение в соответствии с установленным на предприятии порядком.

сбор и обработка необходимой информации;

• — разработка проекта документа;
• — согласование проекта документа;
• — оформление проекта документа;
• — представление проекта документа на подписание (утверждение);
• — регистрацию и последующую передачу документа по назначению.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает на свободных от текста местах документа следующие отметки:

о дате поступления (если образовался интервал времени между регистрацией документа и его доставкой исполнителю).

о датах промежуточного исполнения о дате и результатах окончательного исполнения. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители, привлекаемые к подготовке документа, ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сро — ки необходимых материалов.

На основе единых федеральных, местных и ведомственных требований к документационному обеспечению предприятия должно переработать следующие внутренние организационно-распорядительные и иные документы, регламентирующие организацию ДОУ с учетом специфики деятельности инструкцию по документационному обеспечению управления предприятием;

положение о структурном подразделении, в ведении которого находятся вопросы ДОУ;

инструкции для должностных лиц предприятия, к компетенции которых отнесены отдельные вопросы ДОУ нормы времени и выработки для процессов и операций, осуществляемых работниками предприятия по ДОУ.

Разработка указанных документов имеет целью: упорядочить и оптимизировать документооборот предприятия; сократить количество и одновременно повысить качество документов, разрабатываемых предприятием; создать требуемые условия для внедрения и последующего применения технологий документирования управленческих решений.

Организация работы с документами предприятия предполагает:

обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

обеспечение документированной информацией ее потребителей обеспечение соблюдения установленной на предприятии технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах, в т. ч. в процессе: документооборота, создания и эксплуатации информационно-поисковых систем (ИПС) по документам, осуществления контроля за исполнением документов, подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение или уничтожение.

В следующем параграфе более подробно рассмотрим функции предлагаемой автоматизированной программы по организации документооборота. Для предложения выбрали наиболее удобную и комфортную для ведения документооборота УФГП «Ленинградский северный завод» систему DIRECTUM, которая позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, и др.).