Источники информации для аудита удержаний из заработной платы

Приступая к проверке расчетов с персоналом по заработной плате, основными источниками информации для аудитора являются документы, служащие основанием для отражения в учете удержаний из заработной платы, а также бухгалтерские и налоговые регистры, используемые для отражения операций по оплате труда. В первую очередь это первичные документы по учету персонала, приказы, расчетно-платежные документы.

Новый Закон № 402-ФЗ отменил требование об обязательном применении унифицированных форм первичных документов и оставил лишь перечень обязательных реквизитов. Формы первичных учетных документов по новому Закону утверждается приказом (распоряжением) ее руководителя по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В магазине игрушек «Imaginarium» ЗАО «Корадо» такой перечень утвержден в приказе по учетной политике.

Учетная политика сформирована как единый документ для всех участников системы компании IDEAS4RETAIL (в лице ЗАО «Корадо»). Формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета в качестве приложения приложены к приказу об учетной политике.

При проведении проверки проверяются первичные документы на предмет их соответствия установленным правилам ведения.

При этом, уделяется особое внимание на наличие и обоснованность подписей лиц, ответственных за оформление документов, на расходных кассовых ордерах, платежных и расчетно-платежных ведомостях на выдачу заработной платы.

Учитывая значимость этого участка работы для формирования мнения аудитора, выявленные нарушения необходимо фиксировать в рабочем документе.

В ходе проверки сопоставляются остатки и обороты по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», субщетам и счетам аналитического учета.

В магазине игрушек «Imaginarium» ЗАО «Корадо» учет расчетов по оплате плате полностью автоматизирован и ведется комплексно в программе 1С. В программе 1С информация о кадрах формируется через документ «Прием на работу». В этом документе формируются все сведения о работнике. Это возраст, место жительства, семейное положение, стаж работы, образование, наличие наград, отношение к военной обязанности и многое другое.

Эта информация единая для кадрового и бухгалтерского учета и используется бухгалтером при расчетах по заработной плате.

Программа и ее специализированная подсистема учета заработной платы и кадров формирует в автоматизированном порядке разли…

Скриншот 3.1. Панель функций по учету заработной платы Одним из таких документов является регистр налогового учета по НДФЛ (карточка налогового учета).

На всех сотрудников, получивших доход за отчётный период от налогового агента, (магазине игрушек «Imaginarium» ЗАО «Корадо») составляется регистр налогового учета, и ведутся лицевые счета. Налоговый регистр и лицевые счета можно сформировать за любой период времени.

Налоговые регистры заводятся не только на штатных, но и на временных работников, выполняющих обязанности на основе трудовых соглашений, на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, т. е. на всех физических лиц, получивших доход от магазина хотя бы единовременно.

На основе данных налогового регистра по учету НДФЛ заполняется справка о доходах физического лица, которую магазин представляет в налоговый орган по месту своего учета.

Такие сведения представляются ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Лицевой счет применяется для отражения всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника. Отражается информация из приказов (распоряжений) о поощрении работника магазина.

В лицевом счете отражаются и все удержания из заработной платы с учетом полагающихся данному работнику налоговых вычетов, льгот и определяется сумма к выплате на руки.

Лицевой счет открывается с приемом работника на работу.

При автоматизированной обработке учетных данных в нашем случае с помощью программы 1С лицевой счет содержит все условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе.

Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по физическим лицам как состоящим, так и не состоящим в списочном составе магазина. Учет ведется по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам и удержаниям (налогам, платежам и т. д.).

Аудитором в данном случае проверяется соответствие данных лицевого счета и сводных отчетов по удержаниям, отраженным в бухгалтерских регистрах. По результатам формируется рабочий документ аудитора (таблица 3.5.).

Таблица 3.5.

Рабочий документ аудитора по проверке удержаний за февраль.

По результатам сверки расхождений не выявлено.

В ходе проверки отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с производством удержаний проверяется соответствие учетных записей на счете 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», в разрезе синтетического и аналитического учета (дебет счета 73.2, кредит счетов 94,98), а также суммам, отраженным в Главной книге на указанных счетах.

Проверка сводных расчетов по заработной плате проводится по данным счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

При автоматизированной форме проверяется записи источников информации, ведомости по счету 70, его дебетовые и кредитовые обороты. Сводные данные проверяются по главной книге. Сальдо по этим счетам сверяется с бухгалтерским балансом.