Анализ предметной области

Примеры разработок проектов ИС для аналогичных систем.

В настоящее время используются, как комплексные программы по учет, так и программы по учету отдельных объектов, например, такие как 1С.

Широкое использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машиноориентированные формы бухгалтерского учета. Отличительной их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления бухгалтерской отчетности.

На текущий момент существует довольно большое количество универсальных комплексов ведения бухгалтерского учета, которые предназначены не только для автоматизации учета труда и ЗП на МП, но и для ведения всего бухгалтерского учета, как на малых, так и на крупных предприятиях.

Вот лишь несколько из них:

Фолио; АО «Центр экономических компьютерных программ ФОЛИО» .

Инфин-бухгалтерия; Аудиторская компания «Инфин» .

AUBI; Фирма «О'стрим» .

1С Бухгалтерия.

и т. д.

Подробно будут рассмотрены лишь два из них. Это такие системы, как AUBI и 1С (для Windows).

1С — Как наиболее распространенный программный продукт.

AUBI — Как наиболее удобная система бухучета и возможности анализа.

СуперМенджер.

Многовалютная система, предназначенная для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях сложной структуры различных форм собственности. Работа в различных компьютерных сетях и на компьютерах IBM и Macintosh.

Система бухгалтерского учета позволяет оперировать следующими операциями:

аналитический и синтетический учет, автоматический учет курсовой разницы, приведение учетных данных к любой национальной валюте, ведение журналов-ордеров, главной книги и баланса в любой валюте и сводную по эквиваленту, гибкий план счетов, учитывающий все индивидуальные особенности, формирование сложных проводок, консолидация данных различных организаций и филиалов.

ФОЛИО.

ведение бухгалтерского учета любого числа предприятий на одном компьютере с возможностью получения сводного бланка нескольких предприятий, подробный финансовый анализ деятельности организаций, по которым ведется бухгалтерия, учет движения денежных средств в динамике, финансовый баланс для руководителя и отчет о прибыли и убытках по месяцам и годам, аналитические показатели, валюта, зарплата, склад, система прогнозирования оптимальной цены продажи партии товара, возможность генерации новых форм отчетности, встроенные многоуровневые таблицы.

Инфин-Бухгалтерия.

продуманная структура программы и привычный бухгалтеру дизайн, полная автоматизация учета, до пяти уровней аналитического учета, минимальные изменения в настройке программы под специфику именно Вашего предприятия, бухучет для нескольких предприятий на одном рабочем месте, возможность настройки на любое изменение законодательства, возможность ведения двойной бухгалтерии, возможность работы с любыми валютами, парольная защита, сохранение данных за любое количество лет,.

1C бухгалтерия.

Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т. д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

сводные проводки;

оборотно-сальдовую ведомость;

оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

карточка счета;

карточка счета по одному объекту аналитического учета;

анализ счета (аналог главной книги);

анализ счета по датам;

анализ счета по объектам аналитического учета;

анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

журнальный ордер.

Кроме того, программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Главное назначение архивной копии — подстраховка от потери информации из-за поломки компьютера, перепадов напряжения в электросети, вирусов. Архивную копию рекомендуется сохранять ежедневно (если Вы работали в этот день с программой) или после ввода данных в больших объемах. Имеет смысл держать два варианта архивной копии: последний и предпоследний. Например, сегодня Вы сохраните копию на дискете 1, завтра — на дискете 2, а послезавтра — снова на дискете 1 и т. д. Это защитит Вас от потери информации из-за некачественных дискет. Дискеты рекомендуется подписывать: номер дискеты, дата создания копии.

Программа может быть полностью настроена бухгалтером на текущее законодательство и конкретные формы учета.

Система бухгалтерского учета «Аubi».

«АУБИ» — это зарегистрированное название интегрированной программной системы «Автоматизации Бухгалтерского Учета» малых, средних и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса «АУБИ» построена из ряда букв, входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы. Таким образом, сделана попытка отразить истинное предназначение программы.

«АУБИ» может быть с успехом использовано для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать «АУ-БИ» на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т. д. В зависимости от специфики деятельности предприятия «АУБИ» позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

учет материалов (склад);

учет малоценных и быстроизнашивающихся материалов (МБП) на складе и в эксплуатации;

основные средства;

учет кассовых операций — формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги;

учет банковских операций — платежных поручений, требований и реестров;

учет счетов;

ведение журнала хозяйственных операций;

ведение главной бухгалтерской книги;

формирование шахматной и оборотной ведомостей;

формирование различных ведомостей аналитического учета и т. д.

Журнал хозяйственных операций является для «АУБИ» поистине основной информационной базой, используя которую, программа способна формировать множество отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету. Все сформированные «АУБИ» отчеты могут быть сохранены на жестком диске в виде ASKII файлов или выведены непосредственно на принтер. В случае сохранения выходных форм на жестком диске пользователь имеет возможность просматривать, корректировать и выводить на печать все документы, используя для этого имеющиеся у него стандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторы и т. д.).

По мере ведения журнала хозяйственных операций, в котором содержатся все проводки, отражающие деятельность предприятия, пользователь может получить за любой промежуток времени следующие отчетные формы по синтетическому учету:

сводную оборотную ведомость;

синтетический расклад по каждому счету;

главную бухгалтерскую книгу;

шахматную ведомость;

баланс.

Аналитический учет.

Аналитический учет занимает весьма важное место в бухгалтерии достаточно большого числа предприятий. В общем случае полная конфигурация «АУБИ» в состоянии формировать за любой промежуток времени учетные ведомости по:

Табл. 1

Если по роду деятельности предприятия это не представляет для Вас интерес, можно просто не обращать внимание на то, что «АУБИ» может формировать большое количество отчетных документов.

Пользуйтесь в программе только теми ее элементами, которые необходимы для Вашего предприятия в данный момент, а об остальном не стоит беспокоиться.

Имея некоторый опыт ведения электронного журнала хозяйственных операций, всю работу по составлению баланса предприятия можно переложить на плечи неутомимого компьютера, если конечно этим компьютером управляет такая программа как «АУБИ».

Описание выбранной технологии проектирования.

В настоящее время есть несколько типов технологий проектирования: технология оригинального, типового, автоматизированного и смешанного варианта проектирования. Для технологии оригинального проектирования характерно создание уникального проектного решения для экономической системы. При этом могут создаваться не только индивидуальные проекты, но и соответствующие методики проведения проектных работ. Поэтому технологию оригинального проектирования используют в том случае, если хотят, чтобы получаемый в результате проектирования индивидуальный проект в полной мере отображал все особенности соответствующего объекта управления при невысокой стоимости разработки, понятности и доступности получаемого решения заказчику. К числу ограничений по использованию оригинального проектирования можно отнести низкую степень автоматизации проектных работ, длительные сроки разработки, низкое качество документирования, отсутствие преемственности в проектных решениях.

Для успешного функционирования информационной системы необходимо применение персонального компьютера на базе IBM PC, оснащенного операционной системой Microsoft Windows Millennium/2000/XP и СУБД. Выбор ОС связан с тем, что на всех ЭВМ магазина установлена ОС Windows XP, во-вторых, данные ОС являются наиболее распространенными. Информационная система для своей работы использует локальную базу данных (сосредоточенную на одном персональном компьютере). Обращение к данным может быть осуществлено пользователем в любой момент времени.

Информационные структуры на входе и выходе должны полностью отражать предметную область.

Преимуществом создаваемой системы является простота и надежность ее работы, ускорение обработки данных и создание отчетов.

Выбор метода проведения обследования.

Перед началом работ по проведению обследования необходимо выбрать метод проведения обследования.

Для обследования выбираем метод по степени одновременности выполнения работ, поскольку у проектировщика отсутствует опыт в выполнении такого рода работ. Для начала нужно собрать данные о предметной области, а затем их изучить, одновременно со сбором происходит изучение полученных материалов обследования, что значительно сокращает время на проведение работ на предпроектной стадии и повышает качество получаемых результатов.

Выбор метода сбора материалов обследования.

Выполнение работ по обследованию предметной области в каком-либо подразделении и сбору материалов можно проводить на основе предварительного проведения выбора методов сбора материалов обследования, можно разделить на две группы:

• 1 методы сбора, выполняемого силами проектировщиков, включающие:
  • — методы проведения бесед и опросов, анализа материалов обследования, личных наблюдений, фотографии рабочего дня и хронометража рабочего времени специалиста при выполнении им той или иной работы;
• 2 методы сбора, выполняемого силами специалистов предметной области, которым предлагается либо заполнять тетрадь — дневник на выполняемые ими работы, либо провести документную инвентаризацию рабочего места, либо использовать метод самофотографии рабочего дня, позволяющий выявить состав операций и получаемых при этом документов.

В данном случае удобно использовать методы сбора, выполняемого силами проектировщиков, включающие методы проведения бесед и опросов, анализа материалов обследования, личных наблюдений, фотографии рабочего дня и хронометража рабочего времени специалиста при выполнении им той или иной работы.

Метод бесед и консультаций с руководителем будет проводится в форме обычной беседы с ведущим специалистом или в форме деловой консультации со специалистами по работе с сетями по вопросам, носящим глобальный характер и относящимся к определению проблем и стратегий развития и управления предприятием.

Расчетный метод применим для определения трудоемкости и стоимости работ, подлежащих переводу на выполнение с помощью ЭВМ, а также для установления объемов работ по отдельным операциям.

Табл. 2 — Разработка программы обследования

Организационная структура экономической системы.

Модель бизнес-процессов.

В состав персонала «АРМ бухгалтера по заработной плате»: директор, заместитель директора, главный бухгалтер, начальник отдела, программист, специалисты.

структурная схема «АРМ бухгалтера по заработной плате».

Рис. 3.1 Организационная структура системы

Функциональная структура, состав хозяйственных процессов.

Главный бухгалтер — обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля, разработку и осуществление мероприятий, направленных на соблюдение государственной дисциплины.

Организует учет поступающих денежных средств, материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, исполнения смет расходов, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно — финансовой деятельности центра. А также финансовых, расчетных и кредитных операций, контроль за законностью, своевременностью и правильностью их оформления, составление расчетов по заработной плате с работниками центра, правильное начисление и перечисление различных платежей и взносов, отчисление средств в различные фонды. Контролирует порядок оформления расчетов, платежных обязательств, направлений расходования бюджетных средств. Вносит предложения по привлечению необходимых бюджетных средств. Составляет бюджетные заявки. Ведет работу по обеспечению соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, сохранности бухгалтерских документов. Обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности, представление ее в установленном порядке в соответствующие органы. Ведет дела по своим направлениям работы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В установленные сроки готовит законченные производством дела для сдачи в архив.

Специалист по социальным выплатам — принимает приказы (на бумажном носителе) о присвоении статуса безработного, назначении, приостановке, прекращении и изменении выплаты пособия по безработице и материальной помощи, снятии безработных граждан с учета, приказы, касающиеся граждан, проходящих обучение по направлению центра от специалистов, ведущих прием и перерегистрацию граждан. Осуществляет расчет и начисление социальных выплат. При поступлении справок о среднемесячной заработной плате граждан, вставших на учет, производит их проверку. В случае необходимости совместно с правоохранительными органами проверяет достоверность справок о заработной плате. В установленные сроки готовит ведомости на выплату пособий по безработице и иных выплат безработным гражданам, передает их для перечисления. Ведомость на выплату пособия по безработице формирует два раза в месяц. Несет персональную ответственность за правомерность и достоверность сделанных в соответствии с приказами (на бумажном носителе) начислений и удержаний. На основании представленных табелей, ведет начисление стипендии безработным гражданам, направленным на профессиональное обучение в соответствии с Административным регламентом. Осуществляет прием, регистрацию исполнительных листов на удержание алиментов и штрафов. Производит перечисления в соответствии с ними и при снятии безработных граждан с учета отсылает их в службу судебных приставов. Готовит списки на выплату алиментов, удержанных с безработных граждан, оформляет денежные переводы их получателям. Производит все виды удержаний из пособия по безработице в строгом соответствии с Законом о занятости.

Специалист по банковским операциямГотовит все платежные поручения для осуществления выплат. Оформляет первичные бухгалтерские документы. Ведет учет по расчетам с дебиторами и кредиторами. Регистрирует доверенности. Заключает хозяйственные договоры. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности центра по данным бухгалтерского учета и отчетности. Разрабатывает предложения по направлениям и размерам расходования бюджетных средств. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства. Выписывает путевые листы. Формирует заявки с приложениями для проведения конкурса. Заключает контракты, составляет отчет о заключенных и окончившихся контрактах. Ведет дела по своим направлениям работы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В установленные сроки готовит законченные производством дела для сдачи в архив.

Программист — обслуживает вычислительную технику, принимает новые версии программ из Управления. Оказывает консультации и помощь в приобретении вычислительной техники и расходных материалов. Обеспечивает модемную связь с управлением для передачи отчетной информации, несет ответственность за организацию видеоконференций с УТЗН. Проводит консультации и обучение специалистов по используемым программам в центре занятости населения. Участвует в совещаниях специалистов АИС. Принимает меры по развитию и усовершенствованию деятельности центра занятости населения.

Специалист по профессиональному обучению безработных граждан — организует профессиональное обучение согласно Административного регламента Федеральной службы по предоставлению государственной услуги по организации профессиональной ориентации граждан в целях выбора сферы деятельности (профессии), трудоустройства, профессионального обучения. Определяет направление профессионального обучения обращающихся граждан с учетом спроса и предложения на рынке труда. Проверяет сметы расходов центра на профобучение и профориентационную работу. На основе оценки психофизических возможностей и с учетом пожеланий граждан определяет в каждом конкретном случае наиболее целесообразную форму и место обучения, переподготовки или повышения квалификации. Заключает договоры на профессиональное обучение. Следит за своевременностью поступления и правильностью заполнения финансовых документов (табель учета учебного времени, акт сдачи приемки предоставленных услуг, счет фактура). Оказывает государственные услуги по профессиональной консультации и информированию о положении на рынке труда безработных граждан согласно Административному регламенту. Участвует в разработке учебных планов и программ, в комплектовании учебных групп. Анализирует результаты подготовки направленных на учебу. Осуществляет контроль качества обучения направленных на учебу безработных граждан, за выполнением учебных программ и сроков обучения. Принимает участие в приеме у них выпускных экзаменов. Взаимодействует с учебными заведениями и организациями с целью решения вопросов, связанных с профессиональной подготовкой, переподготовкой, повышением квалификации незанятых граждан и их трудоустройством.

Специалист по спец. программам — Работу проводит согласно Административного регламента Федеральной службы по труду и занятости по предоставлению государственной услуги по организации проведения оплачиваемых общественных работ, по содействию самозанятости безработных граждан. Осуществляет учет и контроль над использованием выделенных работодателем средств по всем направлениям активной политики занятости. Оказывает организационные, консультационные и методические услуги гражданам, ищущим работу, безработным гражданам, желающим открыть собственное дело. Оказывает государственные услуги по информированию о положении на рынке труда согласно Административному регламенту.

Начальник отдела по приему и трудоустройству безработных граждан.

Осуществляет контроль приказов, о признании граждан безработными и назначения им пособия по безработице, контролирует формирование электронной базы данных на безработных граждан и по предоставлению государственной услуги содействия гражданам в поиске подходящей работы. Осуществляет текущий контроль за предоставлением государственных услуг, проведением проверок соблюдения и исполнения работниками центра занятости населения. Обеспечивает информирование работодателей и представителей других заинтересованных организаций о положении на рынке труда. Проводит анализ состояния рынка труда города, района в целях выявления структурных изменений, связанных с влиянием различных факторов, состояния занятости социально уязвимых слоев населения, демографической и социально-экономической ситуации и по его результатам подготавливает предложения по решению проблем занятости и стабилизации положения на рынке труда.

Специалисты по приему и трудоустройству безработных граждан.

Ведут всю работу по регистрации и содействию в трудоустройстве закрепленных групп за ними граждан, ищущих работу, по труду и занятости по предоставлению государственной услуги содействия гражданам в поиске подходящей работы. Осуществляют прием обращающихся по вопросу трудоустройства граждан и регистрацию их в качестве ищущих работу. Формируют их в компьютерную базу данных. Принимают меры по трудоустройству обратившихся граждан. На основе имеющихся заявок работодателей ведут подбор гражданам работы, в том числе и работы, предусмотренной Программой содействия занятости населения, выдает направление на работу. Готовят приказы о признании граждан безработными и назначении им пособия по безработице, материальной помощи в период неоплаты, материальной поддержки на период участия в специальных программах; распечатывают их один раз в неделю. Ведут перерегистрацию безработных граждан. Готовят все приказы, касающиеся безработных граждан. Своевременно обрабатывают приказы, предоставляемые работодателями о приеме на работу. Предоставляют государственные услуги по информированию о положении на рынке труда согласно административному регламенту. Ведут дела по своим направлениям работы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В установленные сроки готовят законченные производством дела для сдачи в архив. Ведут работу по направлению на профессиональное обучение. Готовят ответы на запросы, поступающие в центр занятости из различных организаций.

Специалист по АХД — занимается хозяйственной деятельностью предприятия.

Юрисконсульт — оказывает юридические консультации безработным гражданам в соответствии с Законом «О занятости населения в РФ». Отстаивает интересы службы занятости в суде и других инстанциях.

Модель бизнес-процессов предметной области реализована с использованием Case-системы MS Visio.

Поведение системы — это реакция системы в ответ на внешние события. Поведение системы, так как оно выглядит для внешнего пользователя (субъекта), изображается в языке UML диаграммами вариантов использования (прецедентов).

Вариант использования (прецедент, use case) выполняет некоторую бизнес-функцию, которую может наблюдать внешний субъект и которая может быть впоследствии отдельно протестирована в процессе разработки.

Диаграммы вариантов использования (прецедентов) — это наглядное представление субъектов и прецедентов вместе с любыми дополнительными определениями и спецификациями.

На рисунке 3.2 представлена модель бизнес-требований проектируемой АИС «АРМ бухгалтера по зарплате».

Рисунок 3.2 — Модель бизнес-требований проектируемой АИС.

Создаваемая АС предназначена для улучшения процесса начисления заработной платы сотрудникам организации. В системе ведутся базы данных сотрудников, начислений, выплат, выполняется автоматический расчет вычетов.

Все процессы проектирования осуществляются на основании существующих стандартов и законодательства, непосредственное проектирование осуществляется разработчиками под руководством главного бухгалтера и начальника организации.

Обоснование необходимости создания (совершенствования) ИС.

При изучении объекта были проанализированы требования и задачи, стоящие перед бухгалтером по расчету заработной платы, а также состояние автоматизации, необходимой для выполнения этих требований.

Поэтому, среди наиболее трудоемких участков бухгалтерского учета особое место занимают расчеты с персоналом по оплате труда. Для работы на данном участке необходимы высокая точность, аккуратность, максимум внимания и, безусловно, своевременное выполнение всех расчетных операций. В роли объектов учета могут выступать десятки, сотни и даже тысячи человек, по каждому из которых нужно учитывать и обрабатывать достаточно большие объемы данных. Особенно затрудняют работу бухгалтеров частые изменения правил расчета подоходного налога с физических лиц, где в качестве объекта налогообложения выступает совокупный доход сотрудников. Во-первых, бухгалтеру, нужно учесть все доходы работника, относящиеся к налогооблагаемому периоду. Во-вторых, он должен правильно определить и исключить из налогооблагаемой базы все необходимые вычеты, что требует знания множества нюансов. В-третьих, ему нужно корректно отразить в бухучете начисление, удержание и перечисление данного налога в бюджет.

Более того, данная область бухгалтерского учета предъявляет повышенные требования к знанию действующего законодательства. Бухгалтерам, отвечающим за данный участок, приходится постоянно отслеживать все изменения в законодательных актах, касающихся использования налоговых льгот, пособий и выплат, начисления отпускных, расчета оплаты больничных листов и т. д. Еще одним важным моментом является регулярное представление отчетности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды.

Ясно, что чем больше персонала на предприятии и чем разнообразнее виды начислений и удержаний, тем сложнее решать перечисленные задачи без применения компьютерных технологий. Поэтому многим бухгалтерам, ведущим данный участок учета, хотелось бы использовать автоматизированную систему, предназначенную для расчета зарплаты, а не проводить все расчеты вручную.

Решение комплекса задач предназначено для автоматизации деятельности бухгалтер по начислению заработной платы «АРМ бухгалтера по заработной плате», в части исполнения следующих процессов:

• — начисление зарплаты и прочих выплат;
• — начисление сумм к удержанию и выдаче на руки;
• — начисление отчислений в Пенсионный фонд РФ, в Фонды обязательного медицинского страхования, в Фонд социального страхования РФ.
• — ведение административного документооборота по учету оплаты;
• — ведение архивов без ограничения сроков давности.

Разрабатываемая АИС призвана наиболее эффективно начислять заработную плату сотрудникам.

В связи с использованием АИС «АРМ бухгалтера по зарплате» пропадет рутинная ежедневная работа сотрудников бухгалтерии по начислению зарплаты и вычетов.

Также в системе предусмотрено формирование ведомостей, отчетов, графиков и диаграмм для управленческого персонала.