Докладные, служебные, объяснительные записки

На первый взгляд нет особых различий между докладной, служебной и объяснительной записками. Однако хотя эти бумаги близки по своему назначению — все они носят информационный характер, но все же они различны.

Докладная записка — это документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса, и содержащий выводы и предложения.

В зависимости от содержания докладные записки бывают информационные и отчетные. С их помощью обеспечивается связь между нижестоящими и вышестоящими должностными лицами. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения и внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий, перечисленных в частях 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ) являются основанием для документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

Пример оформления докладной записки может выглядеть следующим образом:

Цех № 1 Директору ЗАО «Актив».

С.Н.Семенову Отдел кадров:

Подготовить приказ о временном переводе Петрова Н.И.

С.Н.Семенов, 20.08.2008.

Докладная записка.

20.08.2008 № 5.

О необходимости временного перевода В связи с производственной аварией в цехе № 1 (акт от 19.08.2008 № 3), прошу перевести электромонтера Петрова Николая Ивановича в цех № 1 для проведения ремонтных работ на срок с 21.08.2008 по 10.09.2008.

Начальник цеха № 1 Хохлов А. Г. Хохлов.

20.08.2008.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составить любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. Объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения сотрудника дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ), а также для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. Текст объяснительной записки подписывается ее составителем.

Объяснительная записка может быть оформлена следующим образом:

Отдел продаж Генеральному директору ЗАО «Актив».

С.Н.Семенову Объяснительная записка.

25.08.2008 № 4.

Об отсутствии на рабочем месте.

20.08.2008 я отсутствовал на рабочем месте с 14.00 до 16.00 в связи с необходимостью навестить жену в больнице, а также попасть на прием к ее лечащему врачу.

Поскольку начальника отдела продаж Иванова С. П. в 14.00 не было на месте, я не мог уведомить его о причине своего отсутствия и попросил об этом секретаря Фролову Е. А. Считаю, что правил внутреннего трудового распорядка я не нарушал, так как отсутствовал на работе по уважительной причине и в течение непродолжительного времени.

Менеджер по продажам Чернышев Е. Г. Чернышев.

25.08.2008.

Что касается служебных записок, то в общероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует такой вид документа. Однако на практике служебные записки широко используются.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, направляются между сотрудниками равнозначного должностного статуса.

Пример оформления служебной записки может выглядеть следующим образом:

Отдел маркетинга Начальнику административно;

хозяйственного отдела И. А. Семенову Служебная записка.

19.08.2008 № 5.

О проведении ремонтных работ в отделе маркетинга В связи с начавшимся ремонтом помещений прошу Вас определить порядок и сроки проведения работ по ремонту в кабинетах отдела маркетинга.

Начальник отдела маркетинга Михеева О. И. Михеева.