Оценка порядка ведения бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками в МУП «Аптеки Якутска»

Рассмотрим синтетический и аналитический учет операций с покупателями и заказчиками в МУП «Аптеки Якутска».

Учет расчетов с покупателями бухгалтер ОАО МУП «Аптеки Якутска» ведет на активно-пассивном синтетическом счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». К данному счету открыты следующие субсчета:

• 62.1 — Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях);
• 62.2 — Расчеты по авансам полученным (в рублях);
• 62.3 — Векселя полученные;
• 62.4 — Расчеты с покупателями по товарам (работам, услугам) комитента (в рублях);
• 62.6 — Расчеты с покупателями и заказчиками (в условных единицах);
• 62.7 — Расчеты по авансам полученным (в условных единицах);
• 62.8 — Расчеты с покупателями по товарам (работам, услугам) комитента (в условных единицах);
• 62.11 — Расчеты с покупателями и заказчиками (в валюте);
• 62.22 — Расчеты по авансам полученным (в валюте);
• 62.44 — Расчеты с покупателями по товарам (работам, услугам) комитента (в валюте).

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.

Выручка от продажи продукции и товаров представляет собой доходы организации от обычных видов деятельности. Учетной политикой МУП «Аптеки Якутска» определен метод определения выручки от реализации продукции (работ, услуг) по «отгрузке» (начислений).

Выручка принимается к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине поступления денежных средств и иного имущества и/или величине дебиторской задолженности. Если величина поступления покрывает лишь часть выручки, то выручка, принимаемая к бухгалтерскому учету, определяется как сумма поступления и дебиторской задолженности в части, не покрытой поступлением.

Для учета продажи продукции, товаров в рабочем плане счетов МУП «Аптеки Якутска» предусмотрен счет 90 «Продажи», к которому открыты следующие субсчета:

• 90.1 — Выручка;
• 90.1.1 — Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД;
• 90.1.2 — Выручка от продаж, облагаемых ЕНВД;
• 90.2 — Себестоимость продаж;
• 90.2.1 — Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД;
• 90.2.2 — Себестоимость продаж, облагаемых ЕНВД;
• 90.3 — Налог на добавленную стоимость;
• 90.4 — Акцизы;
• 90.5 — Экспортные пошлины;
• 90.6 — Налог с продаж;
• 90.7 — Расходы на продажу;
• 90.7.1 — Расходы на продажи, не облагаемые ЕНВД;
• 90.7.2 — Расходы на продажи, облагаемые ЕНВД;
• 90.8 — Управленческие расходы;
• 90.8.1 — Управленческие расходы по видам деятельности, не облагаемым ЕНВД;
• 90.8.2 — Управленческие расходы по видам деятельности, облагаемым ЕНВД;
• 90.9 — Прибыль/убыток от продаж;

Бухгалтерский учет в бухгалтерии ведется на ПК с помощью системы 1С: Предприятие: Бухгалтерия версия 7.7. С помощью этой программы осуществляют учет отгрузки товара, учет поступления товара, начисление заработной платы работникам, формирование отчетов, таких как — декларация по налогу на прибыль, налоговая декларация по НДС, декларация по НДФЛ, оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 — «Товары», 62 — «Расчеты с покупателями и заказчиками», карточка счёта 62 и др.

Порядок расчётов по внутри российским поставкам на территории России между покупателями и поставщиками определяется в соответствие с Положением о безналичных расчётах в РФ. В расчетах с покупателями в МУП «Аптеки Якутска» применяется как наличная так и безналичная форма расчетов. Расчеты наличными ограничиваются с июля 2007 года 100 000 рублей по одной сделке. В безналичном порядке расчеты проводятся только через банки и иные кредитные организации.

Особенностью учета расчетов с покупателями и заказчиками в МУП «Аптеки Якутска» является то, что они в основном ведутся по договорам поставки, муниципальным и государственным контрактам на поставку. В договорах оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей, порядок расчётов (условия платежей). Оплата по договорам поставки осуществляется по наличному или безналичному расчету платежным поручением путем перечисления денежных средств на расчетный счет МУП «Аптеки Якутска».

Главным отличием учета по этим документам является момент оплаты. Так по договорам поставки оговорена 100% предоплата за поставляемые товары в течение пяти банковских дней с момента получения счета. По муниципальным контрактам на льготное обеспечение отдельных категорий граждан предусмотрена предоплата от 30 до 70% авансирования от суммы контракта. По государственным контрактам оплата осуществляется от 15 до 180 банковских дней (в зависимости от условий контракта) после поступления товара на склад заказчика и подписания сторонами акта приемки-передачи. Оплата по государственному контракту обеспечивается по мере поступления средств из Территориального фонда обязательного медицинского страхования Республики Саха (Якутия), при отсутствии финансирования возможна задержка оплаты на неопределенный срок.

На основании договора поставки, МУП «Аптеки Якутска» выставляет покупателю счет на оплату. Он не является обязательным документом при оформлении товародвижения. Этот документ не порождает проводок. В счете указываются банковские реквизиты поставщика, цена единицы товара, общая стоимость партии, а также сумма налога, включенного в стоимость товаров. Он нужен для фиксации предварительной договоренности о приобретении контрагентам товара, и может являться документом, на основании которого производится оплата и отгрузка товара.

Счет выписывают в 2 экземплярах:

• — первый экземпляр — покупателю для оплаты;
• — второй экземпляр — поставщику.

Оформляет счет бухгалтер или другой работник организации, уполномоченный на это руководителем. Счет подписывают главный бухгалтер и руководитель. Счета создаются, хранятся и редактируются в журнале «Счета». Выставленные счета подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в архиве 5 лет.

Выписанный счет отсылается покупателю по факсу. Покупатель оплачивает счет и по мере его оплаты оформляется отгрузка товара.

После поступления на расчетный счет МУП «Аптеки Якутска» денежных средств от покупателя в программе 1С формируется строка банковской выписки, в которой указывается остаток денежных средств на начало дня, операции за день, № документа по каждой операции, № счета корреспондента, остаток денежных средств на конец дня. Документ «выписка банка» предназначен для ввода строк банковской выписки по расчетному счету, связанных с поступлением денежных средств от покупателей и оплаты поставщикам по торговым операциям. В ней указывается корреспондирующий счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» субсчет 2 «Расчеты по авансам полученным» и в приходе необходимая сумма.

Проводки, которые создает банковская выписка:

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 62.2 «Расчеты по авансам полученным».

Операции по продаже товаров оформляются документами: «Отгрузка товаров, продукции», «Реализация отгруженной продукции» — формируется товарная накладная (документы — учет реализованной продукции — отгрузка товаров, продукции). Она предназначена для отпуска товара со склада. В товарной накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание материальных ценностей, количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска материальных ценностей. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими материальные ценности и заверяется круглой печатью организации поставщика. В МУП «Аптеки Якутска» накладная выписывается в 3 экземплярах. 1 экземпляр остается у кладовщика на складе, 2 экземпляр — в бухгалтерии, 3 экземпляр — у покупателя. Товарная накладная формирует проводки:

Списана себестоимость товара:

Дебет 90.2.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД».

Кредит 41.1 «Товары на складах».

Отражена выручка от реализации товара:

Дебет 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Кредит 90.1.1 «Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД».

На основании товарной накладной формируется счет-фактура. Он является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками. В счет-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счет-фактуры; наименование и регистрационный номер поставщика товаров; наименование получателя товаров; стоимость, цена товаров; сумма налога на добавленную стоимость; дата предоставления счет-фактуры.

Счет-фактура выданный предназначен для ведения налогового учета и формирования книги продаж. Этот документ формирует проводки:

Выделен НДС с суммы, поступившей за товар:

Дебет 90 «Продажи» субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость».

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет 2 «Налог на добавленную стоимость».

Счет-фактура формируется в 2 экземплярах на каждую отгрузку товара или выполнения работы, оказания услуг. Счет-фактура должен быть доставлен не позднее 5 дней со дня отгрузки. Подписывается счет-фактура руководителем, главным бухгалтером или уполномоченным лицом и скрепляется печатью организации.

В счет — фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью МУП «Аптеки Якутска» с указанием даты исправления.

Регистрация счетов-фактур записывается в хронологическом порядке в журнале выданных счетов-фактур.

Покупатель забирает продукцию только при наличии доверенности. В ней указываются следующие данные: реквизиты организации, которая выписала доверенность, количество продукции, паспортные данные лица, на кого выписана доверенность, срок действия доверенности, номер и дата товарной накладной, в которой указан получаемый товар. Доверенность подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и лицом, получившим доверенность.

Для корректировки задолженности по контрагенту в бухгалтерском учете МУП «Аптеки Якутска» формируется бухгалтерская справка и делается запись:

Дебет 62.2 «Расчеты по авансам полученным».

Кредит 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Кроме безналичной оплаты за поставленные товары по договорам поставки, оплата за товары может быть внесена в основную кассу МУП «Аптеки Якутска» наличными средствами. При этом делается запись:

Дебет 50.1 «Касса организации».

Кредит 62.2 «Расчеты по авансам полученным».

Реализация товаров по государственным (муниципальным) контрактам.

Поступила предоплата на расчетный счет:

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 62.2 «Расчеты по авансам полученным».

Списана себестоимость товара:

Дебет 90.2.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД».

Кредит 41.1 «Товары на складах».

Отражена выручка от реализации товара:

Дебет 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Кредит 90.1.1 «Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД».

Выделен НДС с суммы, поступившей за товар:

Дебет 90 «Продажи» субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость».

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет 2 «Налог на добавленную стоимость».

На сумму предоплаты производится корректировка задолженности:

Дебет 62.2 «Расчеты по авансам полученным».

Кредит 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

При поступлении оставшейся суммы задолженности делается запись:

Дебет 62.2 «Расчеты по авансам полученным».

Кредит 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Реализация товаров по государственным контрактам.

При отгрузке продукции заказчикам возникающая дебиторская задолженность отражается по цене продукции на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На сумму оплаты за отгруженную продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги организация предъявляет расчетные документы заказчику и производит следующую бухгалтерскую запись:

Списана себестоимость товара:

Дебет 90.2.1 «Себестоимость продаж, не облагаемых ЕНВД».

Кредит 41.1 «Товары на складах».

Отражена выручка от реализации товара:

Дебет 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

Кредит 90.1.1 «Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД».

Отражена сумма НДС, полученная от реализации, и не подлежит определенное время уплате в бюджет:

Дебет 90 «Продажи» субсчет «Налог на добавленную стоимость».

Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет Н.1 «Расчеты по НДС, отложенному для уплаты в бюджет».

Когда заказчик полностью оплатит товар, и деньги поступят на расчетный счет поставщика, составляется проводка:

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Отсюда выделяется НДС и закрывается субсчет 76.Н.1 «Расчеты по НДС, отложенному для уплаты в бюджет».

Дебет 76.Н.1 «Расчеты по НДС, отложенному для уплаты в бюджет».

Кредит 68.2 «НДС».

Выручка от продажи объектов основных средств, прочих активов зачисляется в прочие доходы. При этом формируется запись:

Дебет 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Кредит 91.1 «Прочие доходы».

При погашении покупателями и заказчиками задолженности они списывают ее с кредита счета 62 в дебет счетов денежных средств.

В хозяйственной практике организаций имеет место оформление расчетов с другими организациями получением векселей. Однако в МУП «Аптеки Якутска» за последние три года расчеты векселями не проводились.

Взаимозачетные операции осуществляются между организациями, которые не имеют возможности погасить обязательства по расчетам в соответствии с выполненными договорами через кассу или банковские счета, что является одним из видов неденежных расчетов. Зачет взаимных требований между двумя организациями производится при условии наличия двух самостоятельных договоров. Для проведения операции составляется акт взаимозачета, составленный на основе документов, подтверждающих факт свершения сделок в соответствии с основным договором обеих организаций (акт сверок сумм дебиторской и кредиторской задолженности на балансах организаций, накладные на отгрузку товаров, приходные накладные на получение товаров).

При этом делаются следующие записи:

Отражен взаимозачет:

Дебет 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или «Расчеты по авансам выданным».

Кредит 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 62.2 «Расчеты по авансам полученным».

Согласно ст. 168 НК РФ сумма НДС должна быть перечислена отдельным платежным поручением.

Заключающим этапом реализации товара является формирование книги продаж главным бухгалтером. Для формирования книги продаж в типовой конфигурации 1С: Бухгалтерия предназначен специализированный отчет. Отчет формируется за установленный период на основании введенных документов «Счет-фактура», «Запись книги продаж». Документ «Запись книги продаж» удобно вводить на основании ранее введенного документа «Счет-фактура выданный». Документ «Запись книги продаж» предназначен для ввода записей в книгу продаж.

В книге продаж регистрируются выписанные или выставленные счета-фактуры во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налога на добавленную стоимость, в том числе при отгрузке (передаче) товаров, имущественных прав, при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров, передачи имущественных прав, при получении средств, увеличивающих налоговую базу, при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления, при передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг для собственных нужд, при возврате принятых на учет товаров, а также при исполнении обязанностей налоговых агентов и при осуществлении операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. В случае частичной оплаты за отгруженные товары при принятии учетной политики, для целей налогообложения по мере поступления денежных средств регистрация бухгалтером счета-фактуры в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по этим отгруженным товарам и пометкой по каждой сумме «частичная оплата». Регистрация счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в книге продаж у бухгалтера допускается только в случаях поступления средств в порядке частичной оплаты, а также отгрузки товаров под полученную сумму авансовых или иных платежей с соответствующей корректировкой (зачетом) ранее начисленных сумм налога по платежу.

В книгу продаж заносятся счета-фактуры по операциям реализации и прочим доходам за налоговый период. В книге продаж подсчитываются итоги, так как данные необходимы для налоговой декларации по НДС. Налоговым периодом считается календарный месяц. До 20 числа каждого месяца необходимо уплатить НДС в бюджет 1 платежным поручением (Д 68.2 К 51) и представить в ИФНС налоговую декларацию по НДС. В налоговой декларации раскрывается налоговая база по НДС, отражаются налоговые вычеты, и определяется сальдо расчетов с бюджетом по НДС (доплата или возмещение).

Для отправления отчетности в органы налоговой службы и внебюджетные фонды в МУП «Аптеки Якутска» установлена программа «Контур-Экстерн», которая позволяет отправлять отчетность по электронной почте, что экономит время.

На основании первичных документов расчетов с покупателями и заказчиками формируется оборотно-сальдовая ведомость по счету 62. Здесь собираются сведения о происходящих событиях в текущем месяце. Самый первый столбец содержит наименования юридических или физических лиц. В столбце «Сальдо на начало периода» отражаются суммы дебиторской задолженности покупателей или выплаченных ими авансов. Следующие столбцы предназначены для отражения хозяйственных операций, т. е. увеличения дебиторской задолженности либо оплаты заказчиками и покупателями своих обязанностей. Графа «Сальдо на конец периода» содержит информацию об оставшейся задолженности покупателей, а также об обязательствах МУП «Аптеки Якутска» перед своими клиентами.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в МУП «Аптеки Якутска» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету и по каждому покупателю (заказчику), а при расчетах в порядке плановых платежей — по каждому покупателю (заказчику) и договору поставки.

Необходимо отметить, что построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Данная возможность в МУП «Аптеки Якутска» обеспечивается не в полной мере, поскольку аналитический учет ведется не по всем записям, вследствие чего построение аналитических отчетов не дает полноценного представления о состоянии расчетов.

Рассмотрим порядок проведения инвентаризации по расчетам с покупателями и заказчиками.

Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности обязана проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в т. ч. и расчетов с покупателями и заказчиками, в ходе, которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация расчетов проводится с целью документального подтверждения наличия дебиторской задолженности и обязательств, установления сроков их возникновения и погашения, уточнения оценки.

В МУП «Аптеки Якутска» инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками в последние три года не проводилась. Порядок проведения инвентаризации по расчетам с покупателями и заказчиками регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации. Вместе с тем, в соответствии с п. 2 ст.12 Федерального закона № 129 и п. 1.5 Методических указаний, проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года, т. е. инвентаризация расчетов должна проводиться хотя бы раз в год.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете должны применяться типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее по тексту Постановление Госкомстата РФ № 88).

В организации за 10−15 дней до наступления срока проведения инвентаризации руководитель издает приказ по форме №ИНВ-22, который регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ-23).

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая те суммы, по которым истекли сроки исковой давности.

В соответствии с п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденной приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются в бухгалтерской отчетности каждой стороной в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. Инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и других счетах учета.

Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами. В них указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов.

Выявленные результаты инвентаризации расчетов отражаются в Акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма №ИНВ-17). К акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (Приложение к форме №ИНВ-17). Справка является основанием для составления акта.

В соответствии с п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденной приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, на основании данных проведенной инвентаризации дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, нереальные для взыскания, списываются на уменьшение резервов по сомнительным долгам или на финансовые результаты.

Списанная дебиторская задолженность не является аннулированной. Эта задолженность должна отражаться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

При поступлении средств по ранее списанной дебиторской задолженности дебетуют счета учета денежных средств и кредитуют счет 91, одновременно на указанные суммы кредитуют забалансовый счет.

Как было отмечено выше, в МУП «Аптеки Якутска» инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками в 2010 г. не проводилась. Однако по крупным покупателям и заказчикам проводилась сверка расчетов, подписывались акты сверки расчетов.

Таким образом, в результате проведенного исследования организации бухгалтерского учета МУП «Аптеки Якутска» можно сделать вывод, что бухгалтерский учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется в соответствии с нормативными актами, регулирующими бухгалтерский учет в Российской Федерации. В учете используются первичные учетные документы по формам, установленным Постановлением Госкомстата РФ. Отрицательным моментом в оценке является то, что построение аналитического учета не в полной мере обеспечивает получение данных по просроченной задолженности и то, что инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками в последние 3 года не проводилась.