Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам

Данные отдельного бухгалтерского счета не характеризу-ют хозяйственную финансовую деятельность организации за отчетные периоды в целом. В то же время бухгалтерские за-писи в разрезе каждого счета не могут быть проверены без увязки их с записями других счетов. Поэтому составлять бух-галтерский баланс без предварительной проверки не следует. Для оперативного руководства результатами деятельности организации, проверки правильности записи хозяйственных операций по счетам и обобщенных данных за месяц составляют оборотные ведомости. Они в основном применяются при использовании форм Журнал-Главная, мемориально-ордер-ной и упрощенной формы бухгалтерского учета для малых организаций.

Хозяйственные операции после их документации записываются на аналитические и синтетиче-ские счета. В конце месяца записи по счетам суммируются с тем, чтобы получить обобщенные показатели в виде месячных оборотов и сальдо, т. е. составляются оборотные ведомости, ко-торые подразделяются на два вида: оборотная ведомость по син-тетическим счетам и оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета пред-ставляет собой итоги оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам. Она предназначена для проверки правильности учет-ных записей общего ознакомления с состоянием хозяйствен-ной финансовой деятельности организаций и составления но-вого баланса. Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за март 200_ г.

Оборотная ведомость заполняется на основании данных синтетических счетов в следующем порядке. В первой графе за-писывают название всех счетов баланса, по которым имеются остатки: вначале — активные, затем — пассивные. По данным каждого счета отражают соответствующие суммы по дебету и кредиту: 2, 3, 4, 5 и 7 графы. Суммы по графам 6 и 7 выводятся по счетам начальных остатков и оборотов. В активных счетах конечный остаток рассчитывается путем сложения с началь-ным остатком оборота по дебету минус оборот по кредиту (графа 6 = графа 2 + графа 4 — графа 5). В пассивных счетах конечный остаток определяется сложением начального остатка по креди-ту и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету (графа 7 = = графа 3+ графа 5 — графа 4). При подсчете общих итогов про-веряют наличие равенств итоговых сумм по дебету и кредиту по каждой паре.

Правильность записей в оборотной ведомости по синтетиче-ским счетам проверяется с помощью трех равенств:

• -начальных остатков по дебету и кредиту — ЕС_1д = ЕС_1к. Это ра-венство обусловлено тем, что совокупность счетов, имею-щих дебетовый остаток, составляет актив баланса, а сово-купность счетов, имеющих кредитовый остаток, — его пассив. Как известно, итоги актива и пассива баланса равны между собой;
• -оборотов по дебету и кредиту — ЕС_Д = ЕС_к. Равенство обуслов-лено применением метода двойной записи, так как каждая хозяйственная операция отражается одновременно и в оди-наковой сумме в дебете и в кредите счетов, следовательно, сумма дебета всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов;
• -конечный остаток по дебету и кредиту — 2С_2д = ЕС_2к. Это ра-венство есть следствие равенства итогов актива и пассива ба-ланса на конец месяца. На основании этих данных составля-ется новый баланс на конец отчетного периода.

С помощью оборотной ведомости не всегда можно выявить ошибки в корреспонденции счетов даже при соблюдении трех равенств итогов. Например, хозяйственная операция записана вместо дебета одного счета в дебет другого счета, или вместо кредита одного счета в кредит другого счета, или вовсе не отне-сена на счет.

Помимо оборотной ведомости по синтетическим счетам ис-пользуются оборотные ведомости по счетам аналитического учета отдельно к каждому счету синтетического учета, по кото-рым ведется аналитический учет.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединяемые одним синтетическим, и предназначены для проверки правильности учетных записей по этим счетам, а также для наблюдения за состоянием и дви-жением отдельных видов средств.

В зависимости от того, как ведется учет по аналитическим счетам — в денежном и натуральном или только в денежном выражении, — оборотные ведомости подразделяются на два вида.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам, в которых приведены только денежные показатели, в основном совпадает с приведенной формой, применяемой по синтетическим сче-там. В ней в первой колонке вместо наименования синтетиче-ских счетов даются наименования аналитических счетов. По-добные оборотные ведомости составляются по счетам аналити-ческого учета: 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подот-четными лицами» и др.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам, в которых приведены показатели в денежных и натуральных единицах, используются по счетам аналитического учета: 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «То-вары» и др.

Оборотная ведомость аналитического учета строительных материалов (10/8) за март 200_г.

В отличие от оборотной ведомости по синтетическим счетам итоги оборотов по аналитическим счетам не совпадают. Это объ-ясняется тем, что если один синтетический счет дебетуется, а другой обязательно кредитуется, то по аналитическим счетам, открытым в развитие синтетического счета, будет сделана за-пись счета либо по дебету, либо по кредиту. Таким образом, обо-ротные ведомости по счетам аналитического учета имеют кон-трольное и оперативное значение. Они позволяют обнаружить несоответствие данных аналитического и синтетического учета и выявить имеющиеся ошибки, а также способствуют усилению контроля за использованием и сохранностью имуще-ства организации.

В оборотных ведомостях по аналитическим счетам иногда для сокращения их объема обороты не записывают, а отражают только остатки по счетам. Такие сокращенные ведомости назы-ваются сальдовыми ведомостями.