Организация документооборота в организации

Организация первичного учета на предприятии и в его подразделениях

Первичное наблюдение первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание Процедура первичного наблюдения может быть схематически представлена следующим образом:

По результатам первичного наблюдения составляется документ. Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций. Хахонова Н. Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. Ростов Н/Д Феникс, 2003. — 764с.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами. На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документация — оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.

Документ — письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации. Перечень таких форм первичных учетных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учета.

Жизненный цикл каждого документа проходит три этапа:

приемку по форме и существу;

обработку, включая при необходимости арифметический подсчет и указание корреспондирующих счетов;

хранение в бухгалтерии или в архиве организации.

Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов. Их перечень определяет:

понятие документа;

выбор критерия придания юридической силы машинным документам;

регламентация координирования документов;

регламентация технологии машинной обработки;

выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации;

критерии отбора способов закрепления персональной ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки;

установление способов защиты от несанкционированного доступа к базе данных, хранящихся в памяти ЭВМ;

способы исправления ошибочных записей;

возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешнего контроля.

Подготовленные на машинных носителях документы должны соответствовать ГОСТу 6.10.4−84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Финансы и статистика, 2002. — 372с.

«В документе заполняют определенные показатели — реквизиты. Реквизиты — это показатели, которые приводятся в документах и характеризуют хозяйственные операции.

Количество и содержание реквизитов определяется характером хозяйственной операции (например, реквизиты по учету зарплаты и по материальным ценностям будут отличаться друг от друга). Но все же есть такие реквизиты, которые обязаны быть во всех документах. Эти реквизиты указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». К ним относятся:

Наименование документа (формы), код формы.

Дата составления документа Наименование организации, от имени которой составлен документ.

Содержание хозяйственной операции.

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники) Помимо обязательных реквизитов, в первичные документы могут включаться и дополнительные реквизиты, отражающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации в конкретной организации, такие как:

Номер документа Адрес организации Основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной в документе (например, договор, приказ и т. п.).

Печать Другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документированных х…