Первичный учет затрат на работу автотранспорта в ООО «Упаковочные технологии»

Ведение бухгалтерского учета эксплуатации автотранспортных средств основано на обязательном оформлении ряда первичных документов.

Основными первичными документами по учету ГСМ, которые применяются в ООО «Упаковочные технологии» являются: журнал учета путевых листов (форма № 8); путевой лист легкового автомобиля (форма № 3); путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П) (Приложение 1); товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т); приказ о нормах расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей; авансовые отчет (форма №АО-1); список лиц, которым разрешено получение наличных денежных средств из кассы; оправдательные первичные документы.

В путевом листе указываются пробег автомобиля и расход топлива за определенный период. Путевой лист выписывается в одном экземпляре уполномоченным лицом только на один день или смену. Исключение составляют командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток. В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации. Контроль за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию осуществляется в журнале учета движения путевых листов.

В ООО «Упаковочные технологии» ГСМ приобретается водителем на АЗС за наличный расчет. Денежные средства на приобретение ГСМ водитель получает в кассе организации под отчет. При этом оформляется расходный кассовый ордер. В установленные организацией сроки водитель отчитывается о потраченных суммах путем составления авансового отчета, к которому прикладываются чеки АЗС на приобретение ГСМ.

Ремонт автотранспортных средств в ООО «Упаковочные технологии» проводится силами сторонних организаций, с которыми заключается договор на проведение ремонтных работ. Ремонтная организация предоставляет смету на проведение ремонтных работ; счет на выполнение ремонтных работ; акт выполненных работ с указанием перечня выполненных работ и использованных материалов.

После выполнения ремонта прием и сдача отремонтированных автомобилей оформляются Актом приема-сдачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3 (Приложение 2). После поступления автомобиля из ремонта в инвентарной карточке основного средства по форме № ОС-6 (Приложение 3) отражаются данные о проведенном ремонте автомобиля.

Учет автомобильных шин в ООО «Упаковочные технологии» ведется в карточках учета автопокрышек (шин), куда ежемесячно вносятся данные о фактическом пробеге шины по показаниям спидометра. По каждой карточке ведется история автошины от момента ввода в эксплуатацию до списания в утиль.

Автошины, снятые с автомобиля для ремонта или в утиль, приходуются на склад по накладной (форма № ТТН-1) с соответствующим учетом на карточке. При направлении шины в утиль карточка учета ее работы подписывается комиссией, и является актом списания шины.