Порядок проведения и оформления ревизии

Проверка операций с основными средствами состоит из нескольких частей:

• — проверка операций поступления основных средств;
• — проверка операций списания с баланса основных средств;
• — проверка данных о стоимости основных средств на конец года.

Проверка операций поступления основных средств. Проверку целесообразно построить по нескольким направлениям.

Попросите бухгалтера распечатать список пяти-десяти самых высоких по стоимости поступлений основных средств. Если их стоимость подпадает под определение крупной сделки, проверьте соблюдение процедуры ее одобрения. Попросите предъявить документы, описывающие порядок совершения сделки: как возникла идея покупки, кто искал подходящий объект, какие были предложения, кто принимал окончательное решение. Посмотрите, не вызывает ли подозрение цена покупки (очень высокая или очень низкая), хотя в большинстве случаев это сложно оценить.

Проверьте, оформлено ли право на земельный участок под этим объектом.

Спросите бухгалтера, приобреталось ли какое-нибудь сложное оборудование. Из списка поступлений выберите оборудование, необходимость доставки, монтажа и наладки которого заведомо велика, — например, поточную линию или бурильно-дробильную установку. Попросите распечатать перечень расходов, включенных в стоимость этого объекта основных средств. Попросите работника инженерной службы, ответственного за работу этой установки, описать процесс приобретения оборудования: кто привозил, на чем, кто разгружал, кто монтировал, использовались ли при монтаже какие-либо расходные материалы и т. д. Ответы инженера сверьте с данными бухгалтерии. При несовпадении попытайтесь выяснить причину.

По этому же оборудованию попытайтесь выяснить процесс принятия решения о предполагаемом сроке полезного использования. Сверьте ответ инженера и данные, отраженные в бухгалтерском учете.

Проверка операций списания с баланса основных средств. Попросите предъявить перечень пяти-десяти самых дорогих из выбывших за период основных средств. Выберите один-два объекта и проверьте порядок принятия решений о выбытии: причины выбытия, кто готовил решение, кто принимал окончательное решение, если продавали, то как определялась цена продажи, если списывали, то учтены ли возможные для использования запасные части, где отражено это документально и т. д.

Проверка данных о стоимости основных средств на конец года. Формальная проверка соответствия данных бухгалтерского учета и данных отчетности расхождений, как правило, не дает. Лучшим методом является проведение повторной выборочной инвентаризации. Также следует отметить, что случаев физического отсутствия учтенных основных средств (недостачи основных средств) практически не выявляется. Возможны следующие ситуации:

• * основное средство фактически продано, но числится в учете как собственное. В этом случае лучшим методом проверки является запрос в органы государственной регистрации о юридическом собственнике недвижимости на отчетную дату;
• * основное средство заменено на менее дорогостоящее. Это актуально в отношении компьютерной техники или мебели, однако в большинстве случаев без привлечения эксперта оценить тождественность невозможно.

Случаи фактического наличия неучтенного имущества встречаются чаще. Лучшим методом контроля является следующий. Ревизору, как правило, представляют какое-либо помещение с мебелью и оборудованием; проверьте наличие инвентарного номера на этом оборудовании и попросите бухгалтера распечатать перечень основных средств, числящихся за этой комнатой. Если бухгалтерская программа сделать это не позволяет, поинтересуйтесь, как они сами проводили инвентаризацию данных основных средств, по какой системе.

Вторым интересующим вас объектом является кабинет руководителя. Попросите предоставить вам возможность провести его осмотр. Это возможно, так как руководитель часто выезжает на переговоры, совещания и т. д. Отказ может расцениваться как противодействие проверке. Заранее возьмите в бухгалтерии перечень основных средств, которые числятся за кабинетом руководителя. По правилам описи — слева от входной двери по часовой стрелке — с чистого листа начинайте опись имущества, например: стеллаж двухдверный с книгами, наверху бронзовая скульптура животного, кожаный диван трехместный, над ним картина с морским сюжетом, стеллаж трехдверный и т. д. Затем сверьте полученную опись с данными бухгалтерии. Во многих случаях из всего увиденного в учете числится только монитор и процессор, иногда стол. Если все увиденное вами в кабинете отражено в бухгалтерском учете, учет основных средств в организации можно считать отличным.

Оценка стоимости основных средств представляет собой отдельную тему. Для акционеров угрозу представляет завышение стоимости, например покупка, бросового списанного оборудования по цене нового. Для государства же большую угрозу представляет занижение стоимости — как для унитарных предприятий в ходе приватизации, так и для сбора налога на имущество с акционерных обществ.

Контроль эффективности Проверку эффективности лучше всего начать с изучения параметров, разработанных самой организацией — например, сколько, по мнению организации, должно быть офисной площади на одного сотрудника офиса, каков плановый показатель загрузки складских помещений, на сколько процентов мощности по плану загружено оборудование и т. д.

Если организация сама не разрабатывает и не анализирует эффективность использования основных средств, задача ревизора существенно осложняется, так как для оценки эффективности в этой случае потребуется вести работу «с нуля».

Основные группы основных средств, эффективность использования которых оценивается в первую очередь:

• * оборудование;
• * автотранспорт;
• * помещения.

Должна быть проделана большая работа (как уже указывалось, это в общем-то задача самой организации) по оценке действующей загрузки производственного оборудования. Должен быть решен вопрос, можно ли полученный процент мощности повысить и каким образом, что не сделано руководством для более эффективного использования. Иногда оборудование работает, как говорится «на износ», с загрузкой 100—150% — это также должно получить соответствующую оценку в акте ревизии.

Анализ эффективности использования автотранспорта связан прежде всего с вопросами наличия в организации работ по оптимизации маршрутов. Иногда машина везет груз на одну улицу и возвращается порожняком, а другая машина пустая идет на соседнюю улицу, чтобы забрать там груз. Такая ситуация возникает изза отсутствия координации. Лучшим методом проверки является опрос водителей — в частности, в виде сбора предложений по улучшению организации движения.

Помещения также не всегда используются эффективно, хотя здесь не все однозначно. Например, во многих организациях актовые залы используются, конечно, не все время. Можно ли сдавать их в почасовую аренду хотя бы образовательным организациям для проведения семинаров? Это связано с проблемами пропуска на территорию большого количества лиц, что не всегда возможно.

Ревизор может составить графики загрузки площадей, сдаваемых в аренду, сверить арендные ставки по арендаторам с арендными ставками других арендодателей.

Другие случаи неэффективного использования:

• * основное средство (в частности, дорогостоящая мобильная аппаратура находится в личном распоряжении руководителя или его близких). Лучшим методом проверки является внезапная инвентаризация с просьбой предъявить ревизору такое оборудование;
• * основное средство передано аффилированным структурам. Методом проверки является анализ различных показателей — например, численность штатов организации накладывается на план помещений. Иногда выявляются офисные помещения, в которых никто из сотрудников не находится, или склады, на адрес нахождения которых по предоставленным накладным на завоз запасов за неделю не приходила ни одна машина.

К неэффективному использованию основных средств также можно отнести:

• * отсутствие плана или бюджетов закупок в целом по организации. В некоторых случаях одно подразделение продает, а другое покупает такое же основное средство из-за отсутствия единого центра сбора заявок на покупку и продажу основных средств;
• * неиспользование системы скидок при закупках. Часто различные службы, отделы организации приобретают компьютерную технику по мере необходимости, разрозненно. Совершение покупки единовременно дает возможность воспользоваться скидками, предоставляемыми продавцами при продаже крупных партий;
• * «стихийные» покупки основных средств. Не анализируются предложения различных поставщиков, различные формы приобретения (в кредит, лизинг и т. д.). Ревизор должен запросить материалы, которые были изучены сотрудниками отдела материального обеспечения при последней существенной покупке основного средства. Результаты устного опроса, как правило, подтверждают проведение анализа, однако документальная проверка в большинстве случаев выявляет его отсутствие либо лишь попытку анализа.

В государственных учреждениях типичным нарушением является отсутствие открытого конкурса поставщиков. По завершении инвентаризации члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица подписывают инвентаризационную опись ф.№ИНВ-1. Инвентаризационная опись должна быть составлена не менее чем в двух экземплярах, содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. При наличии исправлений их вносят во все экземпляры описей.

При выявлении в ходе инвентаризации ревизионной комиссией (Ревизором) объектов, не поставленных на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета нет данных или указаны неправильные данные, нужно включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

При выявлении отклонения данных о фактическом наличии средств от учетных данных составляются сличительные ведомости формы №ИНВ-18. Недостачи, выявленные в ходе инвентаризации, отражаются в сличительной ведомости в соответствии и их оценкой в бухгалтерском учете. Оценка выявленных неучтенных объектов основных средств проводится с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе отдельными актами.

По каждому факту выявления несоответствия между фактическими и учетными данными материально ответственные лица пишут на имя председателя инвентаризационной комиссии объяснительные записки.

Итоги работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, в том числе результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности основных средств. В нем на основании составленных сличительных ведомостей ревизионная комиссия (ревизор) делает выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач, оприходованию излишков и т. д.