Учет товаров в местах хранения и в бухгалтерии

Для оперативного контроля за товародвижением и сохранностью ценностей на складах администрация должна всегда иметь своевременные и точные данные о количестве и качестве товаров, их соответствии спросу, т. е. данные аналитического учета движения товарных запасов.

Аналитический учет товаров и тары ведут материально ответственные лица (складской учет), бухгалтеры (бухгалтерский учет), товароведы (каждый по своей товарной группе). Порядок ведения учета зависит от способа хранения товаров (сортовой или партионный). Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары).

Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если товары хранят по наименованиям и сортам без учета времени их поступления, т. е. когда вновь поступившие товары складируют и учитывают вместе со старыми. Материально ответственные лица на каждое наименование товары (тары), его номенклатурный номер, артикул, сорт, единицу измерения и цену открывают карточку или отводят несколько страниц в товарной книге кладовщика, где указывают: от какого поставщика поступил товар на склад или какому покупателю отпущен, основание записи, количество товара (приход, расход, остаток). Записи в книге делают ежедневно на основании каждого первичного документа или накопительных ведомостей (при большом объеме записей). Карточки и страницы в товарной книге нумеруют в бухгалтерии и выдают материально ответственным лицам под расписку в специальном журнале.

Партионный способ учета на складах применяется в том случае, если вновь поступившие товары складируют и учитывают отдельно по каждой партии, которую регистрируют в журнале учета поступающих грузов. Порядковый номер регистрации является номером данной партии, который должен указываться в расходных документах против каждого наименования товара, отпущенного из данной партии. На каждую партию материально ответственное лицо открывает партионную карту в двух экземплярах (одиндля склада, второйдля бухгалтерии). Форма партионных карт и порядок записей в них зависят от вида товара. Записи в приходной части партионной карты ведут на основании сопроводительного документа с указанием его номера и даты, номера склада, принявшего товар, поставщика количества товара (по наименованиям, сортам и ценам), количества мест — продовольственным товарам, каждого товарного места в отдельности — по непродовольственным. В расходной части партионной карты указывают дату отпуска товара, номер и дату документа, количество отпущенного товара в натуральных показателях, итог за месяц и остатки товара на конец месяца. После полной реализации партии партионная карта закрывается материально ответственным лицом, составляется акт об израсходовании товаров по партии и подписывается товароведом, заведующим складом. Форма акта зависит от вида товара и наличия отклонения от оприходованного количества. Акт с партионной картой и отчетом по товарам и таре материально ответственное лицо передает в бухгалтерию для проверки. Партионный учет позволяет выявить результаты реализации партий товаров без проведения инвентаризации, усиливает контроль за сохранностью ценностей, способствует снижению товарных потерь.

При небольшом количестве хозяйственных операций и узком ассортименте товаров на складе материально ответственные лица ведут аналитический учет в товарных отчетах, где показывают по каждому документу приход и расход товаров по наименованиям, сортам и ценам. Такой учет позволяет отказаться от ведения карточек как складского, так и бухгалтерского учета, накопительных и оборотных ведомостей, усиливает контроль за сохранностью ценностей. Если товары на складах хранятся по сортам, то их аналитический учет в бухгалтерии ведется сортовым (количественно — суммовым) или оперативно — бухгалтерским (сальдовым) способом по материально ответственным лицам и местам хранения, по наименованиям, артикулам (прейскурантным номерам), ценам товаров и тары.

При сортовом способе бухгалтер склада открывает карточки количественно — суммового учета, в которых записывает приход, расход и остаток товаров (тары) в количественном и стоимостном выражении на основании первичных документов: приемных актов, счет — фактур, товарно — транспортных накладных и других документов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги оборотов ведомость, перенося месячные итоги по приходу, расходу товаров и остатки на конец месяца из карточек. С помощью оборотной ведомости сверяют данные бухгалтерского и складского учета, что подтверждается актом сверки или подписями бухгалтера и материально ответственного лица на оборотной ведомости. Сортовой способ учета товаров не считается прогрессивным, так как при нем происходит дублирование записей по ведению карточек аналитического учета. Оперативно — бухгалтерский (сальдовый) способ учета позволяет избежать дублирования записей в регистрах аналитического учета. При этом способе материально ответственные лица по — прежнему ведут карточки количественно — сортового складского учета. Бухгалтер же карточек количественно — суммового учета не ведет, но для облегчения сверки с данными складского учета в бухгалтерии ведут суммовые карточки по товарным группам.

Партионный учет товаров в бухгалтерии применяется в том случае, если товар на складе хранится по партиям. Учет ведется в партионных картах. Порядок записей в них такой же, что на складах, только не в количественном, а в количественно — суммовом выражении. Данные бухгалтерского учета сверяют с товарными отчетами материально ответственных лиц и с партионными картами склада. Расхождения, выявленные при сверке, фиксируют в акте. На начало месяца итоговые данные из партионных карт заносят в оборотную ведомость. Итоговую строку оборотной ведомости сверяют со счетом «Товары на складах». По мере реализации партий бухгалтеры без проведения инвентаризации выявляют результаты по партиям (недостачи или излишки товаров). По недостающим товарам рассчитывают и списывают естественную убыль по нормам, засчитывают пересортицы товаров, происшедшие внутри партии, выявляют окончательные результаты и отражают их на счетах. Недостачи подлежат взысканию с виновных лиц, излишки приходуются в доход предприятия.

Аналитический учет товаров (тары) на складах — процесс трудоемкий, поэтому для его ведения следует широко использовать вычислительную технику: ЭВМ, бухгалтерские и фактурные автоматы с программным управлением. При этом регистрами бухгалтерского учета являются монограммы, заменяющие накопительные и оборотные ведомости по аналитическим счетам к счету «Товары на складах».