Маркетинговая концепция организации выставочных мероприятий

Маркетинговая концепция выставочной деятельности направлена на поддержку рынка выставочных услуг с учетом интересов республиканских товаропроизводителей — участников выставочно-ярмарочной деятельности, предпринимателей и потребителей; направлена на повышение эффективности выставочной деятельности как одного из рычагов развития рынков — развитие внутреннего рынка, наполнение его качественными конкурентоспособными товарами собственного производства, развитие внешнеэкономических связей предприятий и организаций экспорта, содействие повышению эффективности экспорта отечественной продукции.

В рамках изучения концепции организации выставочно-ярмарочных мероприятий должны быть рассмотрены вопросы, связанные с подготовкой и проведением выставочных мероприятий в регионах РФ, а также участием республиканских предприятий и организаций в выставках и ярмарках за рубежом. [33, с.131].

Участие в выставке является непременной частью маркетинга любой компании. Хороший руководитель понимает, что только выставка обладает способностью представить во всей полноте предприятие и его продукцию, одновременно представляя возможность личного контакта с клиентами. Именно тогда, когда мысль об участии созрела, становятся очевидными процессы организации и проведения выставочных мероприятий. Многие участники выставок жалуются, что отдача от мероприятия даже не компенсирует затраты на его проведении: практика показывает, что это в немалой степени объясняется незнанием основных положений, правил и условий организации и проведения выставок.

Настоящий порядок, регламентирующий основные вопросы по организации выставочно-ярмарочной деятельности на территории РФ осуществляется в соответствии с действующим законодательством РФ, Указом президента РФ, Постановлением Правительства РФ и Правительств регионов РФ, актами и нормативными положениями Государственного акционерного общества «Всероссийский выставочный центр (ГАО ВВЦ) и другими. Согласно им:

Организатором выставки (далее — Организатор) является российское или иностранное юридическое лицо, принимающее на себя обязательства по ее подготовки и проведению. Организатором могут быть ГАО ВВЦ, его ДХО, государственные и общественные организации, а также организации и предприятия любых форм собственности. Организатор выставки обеспечивает всю подготовительную работу, связанную с привлечением участников выставки, информационно-рекламным обеспечением, проведением выставки, ее деловой и культурной программ.

Организатор, желающий провести выставку на территории выставочного центра, подает в Департамент заявку и далее заявки, удовлетворяются при наличии свободных выставочных площадей. Департамент информирует Организатора о принятом решении. Важно отметить, что заявки на проведение выставок в следующем календарном году принимаются до 15 сентября текущего года.

Организатор заключает с Выставочным центром договор на проведение выставки. Подготовка проекта договора осуществляется Департаментом совместно с Организатором.

В случае, если договор на проведение выставки в следующем календарном году не заключен до первого ноября текущего года ВЦ оставляет за собой право использовать зарезервированную Организатором выставочную площадь по своему усмотрению.

На основании договора на проведение выставок между ВЦ и Организаторами, заявок Организаторов. Департамент формирует годовой календарь выставок, проводимых на ВВЦ.

Годовой календарь выставок составляется на следующий календарный год до первого ноября текущего года и затем вносится на утверждение Генерального директора ГАО ВВЦ.

Кроме предоставления выставочных площадей, ВЦ по предварительным заявкам Организатора и за его счёт оказывает и другие необходимые выставочные услуги. Заявки на предоставление этих услуг Организатор подает в Департамент В период работы выставки Организатор по согласованию с Департаментом проводит анкетирование экспонентов в соответствии с «Анкетой участника (экспонента)», статистическую обработку результатов анкетирования и в течении 10 дней после завершения работы выставки представляет результаты анкетирования в Департамент.

Следует отметить и основные условия организации и проведения выставочно-ярмарочных мероприятий, отраженные в выше перечисленных документах, актах и положениях:

После того, как организатор выставочно-ярмарочного мероприятия определяется с условиями проведения, возникает вопрос о выборе формы участия в выставке. В зависимости от интересов и финансовых возможностей, фирма может выбрать любую из предлагаемых ниже форм участия в выставке:

участие на индивидуальном стенде стандартной застройки;

участие на индивидуальном стенде фирменной застройки с экспонентами по тематике и товарному профилю выставки, с офисным помещением для переговоров и работы;

участие в коллективной экспозиции группы предприятий вашей страны или региона;

участие рекламно-информационным стендом с проектами, каталогами, справочно-информационной литературой, рекламными фильмами и пакетами деловых предложений;

участие в качестве посетителя (деловой визит) с возможностью участия во всех мероприятиях, проводимых в рамках выставки;

Заочное участие предприятия с размещением информации в официальном каталоге выставки.

Выбор формы участия требует решения по нескольким вопросам. Желательно знать действительные масштабы выставки, число участников, тип посетителей. Необходимо, сравнить данную выставку с другими, сходными по тематике и направлению, которые проводились и проводятся в вашей стране и за рубежом. [47, с.98].

Следует подумать и о том, подходит ли вам время проведения выставки, согласуется ли это с вашими производственными планами и намерениями. Возникает и другой вопрос — вопрос о стоимости. Для успешного участия в выставке необходимо правильно и своевременно составит бюджет. Объем финансирования в зависимости от поставленных задач может быть разным, но смета расходов на участие в выставке почти всегда состоит из следующих основных статей:

• А) денежный взнос устроителям выставки;
• Б) Расходы на подготовку экспонатов;
• В) Расходы на монтаж, демонтаж и обеспечение работы стенда;
• Г) расходы на рекламу, прессу и стимулирование сбыта;
• Д) расходы на персонал и транспортное обслуживание.

Помимо основных расходов возникает множество сложностей, преодоление которых повышает стоимость участия в выставочно-ярмарочных мероприятиях, например, размещение информации в каталоге участников, выдача удостоверений участникам выставки, внесение данных в информационные системы и др. Поэтому в смету расходов обычно закладывается некоторая сумма, скажем 10%, на покрытие непредвиденных расходов.

Приняв решение о бюджете, следует подумать о форме экспозиции. Успешными бывают, как правило, экспозиции, где выставлены объемные экспонаты, которые можно рассмотреть со всех сторон. Фотографии, диаграммы, иллюстрации и тестовый материал можно эффективно использовать в поддержку основного экспоната, но сами по себе они не имеют необходимой притягательной силы.

Сегодня, наряду с известными техническими средствами — мультфильмы, звуковые записи, телефоны, по которым можно прослушать пояснения на нескольких языках, — широко используются модели, причем многие из них выполнены на высоком уровне, точно воспроизводят оригинал, а также используются видеотехника и возможности виртуальной реальности для показа реальных возможностей техники, товаров и услуг, технологий и ноу-хау, производимых или предлагаемых экспонентом. Все более и более на выставках начинается использование всемирной сети Интернет. Появились и выставки в Интернете, разработанные с применением виртуальной реальности и средств мультимедиа. Кроме того, современные выставочные конструкции позволяют, по желанию экспонента, придавать стенду необходимую привлекательность и «индивидуальность№. Грамотное использование существующего выставочного оборудования дает возможность придавать каждому стенду на выставке особые индивидуальные черты и, в то же время, создавать единый выставочный архитектурный ансамбль без преимуществ.

Привлечь внимание можно и с помощью пресс-конференций. Организаторы выставок, как правило, приглашают представителей прессы в день открытия или накануне, и поэтому крайне важно быть готовыми к приему корреспондентов. Желательно также за несколько дней до открытия провести отдельную пресс-конференцию, на которой можно дать информацию об экспозиции. Следует отметить, что на современных выставках часто организуется и функционирует пресс-центр, участники могут распространять пресс-релизы и рекламные материалы.

Следование вышеперечисленным положениям концепции организация выставочно-ярмарочных мероприятий поможет участникам выставки достичь поставленных целей. Но в концепции организации отображаются моменты, на которые следует обратить внимание уже после окончания выставки. Это, например, работа с посетителями после выставке, причем, с теми, которые побывали на выставке, и с кругом тех приглашенных, которые на неё не явились.

Сразу после окончания выставки необходимо напоминание о себе.

Клиентам, заинтересованным лицам, журналистам, которые явились на выставку:

благодарность за визит;

отправка обещанных товаров и документов;

договор о следующих деловых встречах;

целенаправленный подход к важнейшим темам переговоров;

соответствующим сотрудникам или внешней службе — указания по поводу расширения контактов.

Клиентам, заинтересованным лицам и журналистам, которые не явились на выставку:

сразу после выставки — установление контакта по телефону или письменно;

информация о программе выставки;