Отправка документов. 
Организация системы документооборота

Обработка и отправка исходящих документов также как и прием и обработка входящих, проводятся обычно централизованно секретарем предприятия. Получив документ к отправке, прежде всего, необходимо проверить правильность его оформления: наличие даты и подписи, адреса, наличия страниц в документе и всех указанных приложений. Все эти элементы оформления обязательны при отправке документов с предприятия, как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не должным образом или предоставлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи. Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки, но не следует забывать, что эта передача документов ставит проблему удостоверения подписи.