Общие правила регистрации документов
Регистрационный номер исходящего документа включает в себя индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое помещена копия исходящего документа и порядковый номер документа в пределах массива отправляемых документов. Индекс дела отделяется от порядкового номера знаком «тире». Различные виды внутренних документов (приказы, распоряжения, протоколы, должностные инструкции и т… Читать ещё >
Общие правила регистрации документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Целью регистрации документов является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Каждый документ регистрируется один раз независимо от способа доставки, передачи или создания.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое делается отметка о передаче документа в соответствующем журнале регистрации.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания или утверждения.
При регистрации документов используются следующие справочные материалы: Перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 7), Номенклатура дел СибУПК (Приложение 15), Классификатор видов деятельности (Приложение 16).
Регистрационный номер входящих документов равен порядковому номеру документа в пределах массива поступающих документов.
Регистрационный номер исходящего документа включает в себя индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое помещена копия исходящего документа и порядковый номер документа в пределах массива отправляемых документов. Индекс дела отделяется от порядкового номера знаком «тире» .
Пример: 08−126, где 08 — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое помещена копия исходящего документа, 126 — порядковый номер документа в массиве отправляемых документов.
Различные виды внутренних документов (приказы, распоряжения, протоколы, должностные инструкции и т. д.) регистрируются отдельно. Регистрационным номером внутреннего документа определенного вида является порядковый номер документа в пределах массива документов этого вида.
Регистрация документов производится в журналах регистрации соответствующего вида документа (Приложения 8, 9, 10, 11, 12, 14).