Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Весь учет личного состава на ООО «Максиплюс» ведется в отделе кадров. Первичными документами по учету численности работающих, и их движения являются приказы руководителя о приеме, увольнении или переводе на другую работу.

В приказе о приеме на работу (форма Т-1) ООО «Максиплюс» указывает дату зачисления, характер работы (постоянно или временно), вид и режим работы, продолжительность рабочего дня, структурное подразделение, условия труда, форма оплаты труда (приложение 19). Приказ подписывается руководителем, работником, делается отметка о прохождении инструктажа по технике безопасности; аналогично оформляется увольнение.

Перевод на другую работу также оформляется приказом о переводе на другую работу (форма Т-5). На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку .

При принятии работника на ООО «Максиплюс» ему открывается лицевой счет, в котором указываются все необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, номер страхового свидетельства, дата поступления и другое), все виды начислений и удержаний, льготы по налогам.

Табель учета рабочего времени является основным документом при повременной системе оплаты труда в ООО «Максиплюс» .

Учет времени работников, находившихся во всех видах отпусков, в период временной нетрудоспособности, в командировках, выполнения государственных и общественных обязанностей и других случаях осуществляется в табеле на основании приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6), листков нетрудоспособности, приказа о направлении работника в командировку (форма Т-9), командировочного удостоверения и других документов.

Оплата труда работников ООО «Максиплюс» состоит из двух частей: основной — тарифной части (повременной или сдельной) или оклада и дополнительной — все виды доплат и премий. Для каждой должности в ООО «Максиплюс» установлен базовый оклад, который индексируется ежегодно в соответствии с установленным уровнем инфляции.

Так, по ставке «бухгалтер» в соответствии со штатным расписанием ООО «Максиплюс» базовый оклад составляет 7000 руб. В 2009 году уровень инфляции установленный Правительством РФ составит 11,9%. Оклад индексирован и в 2011 году составляет: 7000 *1,119 = 7833 руб.

Оплата труда работающих по совместительству производится в соответствии со штатным расписанием за фактически выполненную работу. Учет выполнения работы производится в табелях учета рабочего времени.

За работу во вредных, опасных, тяжелых, напряженных условиях труда устанавливаются доплаты к должностному окладу или тарифной ставке работника. Данная доплата устанавливается на основании карт условий труда и за фактическое время работы в таких условиях. Отраслевым тарифным соглашением устанавливается перечень профессий и видов доплат по соответствующим основаниям.

Сдельная часть заработной платы начисляется по сдельным расценкам за фактически произведенную продукцию каждым работником в течение расчетного месяца.

Положением «О премировании работников ООО «Максиплюс» установлено, что, помимо установленных окладов премиальные начисляются следующим категориям работников — повременщиков:

Отдел сбыта, бухгалтерия, планово-экономический и финансовый отделы.

При этом для отдела сбыта, разработана следующая система премирования:

Ежемесячно планово-экономический отдел устанавливает план объема продаж, который заверяется генеральным директором ООО «Максиплюс». При невыполнении плана премия отделу сбыта не начисляется, при его выполнении на 100% - премия начисляется в размере 15% от окладов, при выполнении 101−120% - премия начисляется в размере 30% от окладов, свыше 120% - премия начисляется в размере 50% от окладов.

При этом премия остальных категорий работников-повременщиков прямо пропорционально зависит от отдела сбыта.

На ООО «Максиплюс» предусмотрены надбавки к зарплате: за совмещение (кладовщик совмещает должность тех. служащей и др.), за вредные условия труда (ночное время работы охранников, работа на выставках и ярмарках и др.), за замещение, за срочность выполнения заказа, за бригадирство.

В соответствии с Положением об оплате труда на ООО «Максиплюс» за фактически отработанное время выполнения в особо вредных условиях предусмотрено установление повышенной на 25% тарифной ставки при условии, что в таких условиях отработано не менее 50% рабочего времени.

Синтетический учет расчетов по оплате труда ведется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет пассивный. По кредиту его отражают начисления по оплате труда и доходам по ценным бумагам; а по дебету — удержания из начисленной суммы, выдачу и невыплаченные в срок суммы. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность предприятия рабочим по оплате труда и другим выплатам. Расчеты с персоналом по оплате труда являются одним из основных элементов издержек производства и обращения.

На ООО «Максиплюс» зарплата начисляется в разрезе каждого работника, каждого подразделения и отдела и всего предприятия в целом.

Для определения суммы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производятся в расчетной ведомости, которая ведется автоматизированным способом. Расчет сумм начислений, удержаний по видам и сумм к выдаче производится в расчетных листках.

Выдачу заработной платы осуществляют по платежным ведомостям, аванс также выдают по платежным ведомостям в установленном твердом размере. Заработную плату выдают в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших оплату труда, делает отметку «депонировано», составляет реестр не выданных сумм и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченные и не полученные работникам суммы. Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы, например, отпускные, на ООО «Максиплюс» производят по расходным кассовым ордерам.

Основным регистром аналитического учета расчетов по оплате труда является лицевой счет (форма № Т-54). В нем находят отражение все виды начислений заработной платы работника.

Лицевой счет заполняется на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ (нарядов, заказов-нарядов.), отработанного времени (табелей учета использования рабочего времени формы). В нем также отражается информация из приказов (распоряжений) о поощрении работников формы N Т-11 и N Т-11а, записок-расчетов о предоставлении отпуска работнику и при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником, акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения. Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами и депонентами, используют синтетический счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К этому счету открыты следующие субсчета:

• 73−1 «Расчеты по предоставленным займам» ;
• 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и др.

На субсчете 73−1 «Расчеты по предоставленным займам» учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам .

Сумму предоставленного работнику займа отражают по дебету субсчета 73−1 с кредита счетов учета денежных средств (50, 51 и др.).

При погашении займа кредитуют счет 73 и дебетуют счета учета денежных средств (50, 51 и др.) или счет 70 в зависимости от принятого порядка платежа.

Если работник не возвращает выданную ему сумму займа, задолженность списывается с кредита субсчета 73−1 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» .

На субсчете 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитывают расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате хищений и недостач товарно — материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Суммы, подлежащие взысканию с работников организации, списывают в дебет счета 73−2 с кредита счетов 94 «Недостачи от потери и порчи ценностей», 98 «Доходы будущих периодов», 28 «Потери от брака» и др. Взысканные с работников суммы удержаний относят в кредит субсчета 73−2 и дебет счетов 70 (на сумму удержаний из заработной платы), 91 (при отказе судом во взыскании ввиду необоснованного иска) и др.

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» также может быть открыт субсчет «Расчеты за товары, проданные в кредит». На этом субсчете учитывают расчеты с персоналом организации по приобретенным в кредит отдельным категориям товаров.

Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73, субсчет «Расчеты за товары, проданные в кредит», и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 73, субсчет «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счет 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета» .

Аналитический учет по счету 73 ведут по работникам организации.

Остатки не выданной в срок оплаты труда по истечении трех дней должны быть сданы в банк. Учет расчетов с депонентами ведут по счету счета 76 в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра не выданной оплаты труда.

Для учета расчетов с учредителями должен использоваться счет 75. В ООО «Максиплюс» таких расчетов не производится.

Таблица 11 — Бухгалтерские записи по учету расчетов с персоналом по оплате труда в ООО «Максиплюс» за май 2011 года.

В целях правильного начисления НДФЛ в ООО «Максиплюс» ведется раздельный учет доходов в разрезе:

Трудовых контрактов работников и различными договорами гражданско-правового характера, предусматривающими выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;

Прочих хозяйственных операций и действиями, не связанными с ними.

Для своевременного и правильного исчисления причитающихся к удержанию сумм НДФЛ в соответствии с главой 23 НК РФ в ООО «Максиплюс» придерживаться следующего порядка:

Определяют сумму доходов в пользу каждого физического лица — получателя раздельно по каждой из предусмотренных ставок налогообложения, в результате чего определяется объект налогообложения по налогу.

Уменьшают исчисленную сумму на доходы, не подлежащие обложению НДФЛ (ст. 217 НК РФ), в результате чего определяется совокупная облагаемая база по налогу;

Уменьшают исчисленную базу в рамках доходов, облагаемых по ставке 13%, на сумму разрешенных к предоставлению стандартных (ст. 218 НК РФ), социальных (ст. 219 НК РФ), имущественных (ст. 220 НК РФ) и отдельных профессиональных (ст. 221 НК РФ) налоговых вычетов, в результате чего определяется налогооблагаемая база;

Определяют сумму налога, исчисляемого как соответствующая налоговой ставке, установленной статьей 224 НК РФ, процентная доля налоговой базы.

Отражают исчисленные суммы налога в индивидуальных налоговых карточках формы N1-НДФЛ, регистрах бухгалтерского и налогового учета, в разделе «Удержания» расчетных (расчетно-платежных) ведомостей (приложение 20);

Уплачивают исчисленные к удержанию суммы налога не позднее дня фактического получения средств на оплату труда за вторую половину месяца (ст. 223 НК РФ) или в иные сроки, установленные НК РФ;

Не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных в данном налоговом периоде налогов по форме N2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).

Сумму НДФЛ рассчитывают нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца с зачетом удержанной суммы налога в предыдущие месяцы текущего года.

НДФЛ в бухгалтерском учете ООО «Максиплюс» начисляют тогда, когда работники фактически получили доходы. НДФЛ с зарплаты, доплат, надбавок, компенсаций, премий, пособий и других выплат, предусмотренных договорами и связанных с исполнением работниками их трудовых обязанностей, начисляют в последний день месяца. Исключение составляют отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск, выплаченные при увольнении сотрудников. На них НДФЛ начисляют в день фактической выплаты.

Одновременно с начислением заработной платы работнику отражается удержание НДФЛ, для чего к счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» открывается субсчет 68−3 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» .

Таким образом, в учете делаются записи, представленные в таблице 12.

Таблица 12- Учет удержания НДФЛ.

ООО «Максиплюс» является плательщиком страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При этом ООО «Максиплюс» относится к 6-му классу профессионального риска, соответственно тариф страховых взносов составляет 0,3%.

Основными регистрами по учету расчетов по социальному страхованию и обеспечению являются:

Карточка счета 69 — регистр аналитического учета, позволяющий видеть движение на данном счете в разрезе всех субсчетов Оборотно-сальдовая ведомость по счету 69 — регистр синтетического учета, заменяющий ведомость и журнал ордер счета 69, являющийся итоговым отчетом текущего месяца по операциям с 69 счетом, в разрезе каждого субсчета.

Далее по данным сальдо-оборотной ведомости формируется Главная книга по счету 69 и отчетность.

Ежемесячные платежи подлежат уплате в срок не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, за который начисляется ежемесячный обязательный платеж.