Организационная структура предприятия

Под организационной структурой управления предприятием понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, системная их организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления фирмы, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии /2/.

Иерархический тип структур управления Структуры управления на многих современных предприятиях были построены в соответствии с принципами управления, сформулированными еще в начале ХХ века. Наиболее полную формулировку этих принципов дал немецкий социолог Макс Вебер /2/:

• — принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;
• — вытекающий из него принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;
• — принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям; принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и координированность различных задач;
• — вытекающий из него принцип обезличенности выполнения работниками своих функций;

Организационная структура, построенная в соответствии с этими принципами, получила название иерархической или бюрократической структуры. Наиболее распространенным типом такой структуры является линейно — функциональная (линейная структура), к которому и относится организационная структура ООО «Купец» .

Линейная организационная структура Основы линейных структур составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.) /3/. По каждой подсистеме формируется иерархия служб («шахта»), пронизывающая всю организацию сверху донизу (схема. 2.1.1). Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение. Ниже приведена схема, в которой четко прослеживается распределение должностных обязанностей таким образом, чтобы каждый служащий был максимально нацелен на выполнение производственных задач организации.

Рисунок 2.1.1 — Организационной структуры предприятия: линейная организационная структура

Преимущества линейной структуры:

• — четкая система взаимных связей функций и подразделений;
• — четкая система единоначалия — один руководитель сосредотачивает в своих

руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

• — ясно выраженная ответственность;
• — быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания

вышестоящих.

Недостатки линейной структуры:

• — отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы («текучка») доминирует над стратегическими;
• — тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений; - малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• — критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом — разные;
• — тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности; - большое число «этажей управления» между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
• — перегрузка управленцев верхнего уровня;
• — повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.

Штатное расписание службы персонала предприятия — это документ, устанавливающий численность структурных подразделений в составе службы, количество и квалификацию работников в соответствии с рекомендациями, приведенными в /5/ (см. приложение Д) (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по службе персонала предприятия в целом на календарный год. Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, используя рекомендации, приведенные в /4/.

Рабочим считается время, в течение, которого работник в соответствие с коллективными и индивидуальным договором, а также правилами внутреннего распорядка выполняет свои трудовые обязанности и распоряжения администрации в соответствии с рекомендациями, приведенными в /5/.

Магазин «КУПЕЦ» работает на основании следующего режима работы: ПН-ВСК 9.00−21.00 посменно, без перерыва и выходных. На обед магазин не закрывается, каждому продавцу в течение всей рабочей смены предоставляется 40 минут на обед и на отдых. Смена работников осуществляется каждые 9 часов.

Все сотрудники каждый день собираются на оперативное собрание к 8.45, где рассматриваются основные планы и цели рабочего дня.

А после закрытия магазина (В 21.00) в течение 15-ти минут сотрудники должны привести в порядок свои рабочие места.

Функции продавца розничного отдела и его должностная инструкция.

Должностная инструкция — это документ, регламентирующий производственный процесс каждого работника. Обычно включает в себя краткое изложение основных обязанностей, полномочий и необходимых навыков, относящихся к конкретной должности в организации /6/.

Продавец розничного отдела подчиняется непосредственно директору магазина. Дополнительные распоряжения может получать от администратора торгового зала.

Продавец розничного отдела должен знать:

• — Ассортимент, классификацию, характеристику реализуемой продукции;
• — Правила размещения товаров на витринах;
• — Порядок определения брака в товаре, правила приёма бракованного товара;
• — Методы изучения спроса покупателей.

Цели должности:

• — Привлечение и удержание клиентов;
• — Поддержание имиджа фирмы;
• — Консультирование клиентов по товару;
• — Качественное и быстрое обслуживание клиентов.

Функции продавца розничного отдела:

• — Консультирование клиентов по товару фирмы;
• — Набор товаров клиентам;
• — Размещение товара в торговом зале и на витринах по видам, моделям, размерам и фасонам с учетом частоты спроса;
• — Оказывать помощь в разборе товара из прихода. Под руководством наставника участвовать в сортировке и маркировке товара;
• — Прикреплять ярлыки цен с указанием наименования, артикула, цены, размеров;
• — Встречать клиентов розничного отдела и консультировать их по ассортименту. Демонстрировать все виды моделей наименования;
• — Рекомендовать новые товары. При отсутствии в продаже отдельных изделий предлагать другие, близкие по свойствам товары;
• — Доводить до сведения директора магазина о спросе покупателей на отдельные товары;
• — Следить за наличием ценников, аккуратностью оформления витрин в розничном отделе, чистотой и порядком на рабочем месте. Раз в неделю переоформлять витрину (товара «на виду» и товара в плохо доступных местах для обозрения);
• — Соблюдать правила трудовой дисциплины, установленной в фирме;
• — Изучает новый ассортимент;
• — Осуществляет размещение товаров на складах;
• — При выборе товара клиентом производит выписку, где указывается текущая дата, краткое наименование товара, количество единиц товара и цены. Проверяет чек на купленный товар и вместе с выпиской отдаёт товар клиенту;
• — Принимает товар по накладным, расписывается во втором экземпляре и передает его директору магазина;
• — Заносит накладные в Тетрадь регистрации накладных, где записывается: № накладных, сумма и подпись продавца и администратора торгового зала;
• — Каждую выписку заносит Тетрадь регистрации выписок и в конце дня подводит итоговую сумму продаж, выделяя отдельно розничный и бракованный товар. Данные передаются оператору ПК. В конце дня производит сверку цен и суммы по компьютеру и контрольному чеку;
• — Доводит до директора оптовой торговли информацию о спросе покупателей на отдельные товары;
• — Выявляет в процессе обслуживания клиентов их пожелания к обслуживанию и ассортименту и доводит информацию до сведения директора магазина;
• — Наблюдает за сохранностью товара в отделе. В случаях попытки кражи немедленно сообщает директору магазина и охраннику;
• — Своевременно отслеживает переоценку нереализованного бракованного товара, составляет накладную, подписывает ее у заместителя директора магазина;
• — Обзванивает клиентов во время прихода товара и проведения рекламных акций;
• — Выполняет разовые поручения администрации;
• — Под руководством директора магазина участвует в учете товара на складах и в розничном отделе;
• — Соблюдает правила трудовой дисциплины, установленные в фирме

Данная должностная инструкция была разработана юристом предприятия ООО «Купец» в соответствии с рекомендациями, приведенными /5/. Данная инструкция разрабатывается на каждого работника в соответствии с должностью в штатном расписании предприятия, подписывается руководителем, а также самим работником при ознакомлении. Должностная инструкция строго выполняться работником в соответствии с законодательством, предусмотренным ТК РФ /5/.