Анализ и модернизация организационной структуры предприятия

Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровню ответственности, формам их взаимодействия и т. д. Речь идет прежде всего о такой системе управления (принципах, методах, функциях, организационной структуре), которая порождена необходимостью и закономерностями рыночной системы хозяйствования, связанными с удовлетворением в первую очередь индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах, растущими доходами населения, регулированием товарно-денежных отношений, широким использованием новейших достижений НТР. Все это требует от промышленных фирм адаптации к новым рыночным условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Поскольку задача организационной структуры состоит в обеспечении достижения стоящих перед организацией целей, проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах организации и соответственно созданная структура должна обеспечить выполнение этих планов.

Структура аппарата управления предприятием дает представление о его подразделениях, службах и отдельных должностных лицах, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи. Организационная структура — это не застывшая форма. Поскольку организационные структуры основываются на планах деятельности предприятия, то существенные изменения в планах могут потребовать и изменений в структуре управления.

Структура управления ООИ «Диана» — линейно-функциональная (рис. 7). Руководителем предприятия является директор.

Рис. 7. Организационная структура управления предприятием

Должностные обязанности работников ООИ «Диана» представлены в приложении 1.

Организационная структура управления предприятия предусматривает организацию при различных звеньях линейной структуры соответствующих функциональных подразделений.

Предприятие возглавляет директор, осуществляющий свою деятельность на основе принципа единоличия и обеспечивающий решения возложенных на предприятие задач.

Заместитель директора, работники назначаются по должности на договорной основе и освобождаются от должности директором предприятия.

Директору подчинены все нижестоящие руководители. Создана единая вертикальная линия руководства и прямой путь активного воздействия на подчиненных. Преимущество такой структуры управления заключается в простоте, надежности и экономичности. Руководитель в данном случае должен охватывать все стороны деятельности предприятия.

При данном типе организационной структуры предприятия (линейно-функциональная) линейному руководителю, который подчиняется непосредственно директору, в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ и планов помогает специальный аппарат управления, состоящий из функциональных подразделений (отделов, групп). Такие подразделения проводят свои решения либо через высшего руководителя, либо прямо доводят их до специализированных служб или отдельных исполнителей на нижестоящем уровне. Функциональные подразделения не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям.

Функциональные подразделения осуществляют всю техническую подготовку производства, подготавливают варианты решения вопросов, связанных с руководством процессами производства, освобождают линейных руководителей от планирования финансовых расчетов, материально-технического обеспечения производства и других вопросов.

Во главе каждого производственного или управленческого подразделения находится руководитель, который наделен всеми полномочиями и осуществляет единоличное руководство. Решения руководителя передаются по цепочке «сверху вниз», они обязательны для выполнения всеми нижестоящими звеньями. Сам руководитель подчинен вышестоящему руководителю. Используется принцип единоначалия, когда подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя — своего непосредственного начальника.

Руководитель среднего уровня возглавляет отдельное подразделение, работники которого выполняют комплекс производственных функций. Это может быть начальник цеха или руководитель иной организационно-производственной единицы. На этом уровне уже происходит деление руководителей на линейных и функциональных. Первые несут полную ответственность за работу подразделения, вторые — только за определенную функцию. К функциональным руководителям относятся начальник бухгалтерии, технического отдела и других подобных подразделений. Функциональные руководители среднего уровня в ООИ «Диана» -бухгалтер.

Руководитель верхнего уровня — линейный или функциональный руководитель, масштабы управления которого распространяются на всю организацию в целом — директор ООИ «Диана». Он ответственен за определенные направления деятельности, такие как управление персоналом, маркетинг, управление производством, управление финансами и пр. Как правило, на этом уровне определяются цели организации, общая структура управления и стратегические планы.

Руководители верхнего уровня должны улавливать и понимать тенденции развития экономики, научно-технического прогресса, социологии. Роль образования в деятельности таких менеджеров резко повышается.

Каждый из органов управления обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих специальных знаний.

Подобные структуры управления позволяют сосредоточить усилия большого числа специалистов требующегося профиля на ускоренное решение отдельных, наиболее сложных проблем (в первую очередь — технических).

Линейно-иерархическая структура может различаться по широте и высоте. Организации, в которых руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия решений, называются централизованными. Степень централизации варьируется по организации, где большая часть (если не вся) полномочий, необходимых для принятия важнейших решений, остаются на высшем уровне управления, до организации, где большая часть таких прав и полномочий делегируется низшим уровнем управления. Разница состоит лишь в относительной степени делегирования прав и полномочий. Поэтому любая организация может быть названа централизованной или децентрализованной лишь в сравнении с другими организациями или в сравнении с собой же, но в другие периоды. Исходя из изложенного можно сделать вывод, что ООИ «Диана» является централизованной структурой управления.

В пределах своей компетенции директор ООИ «Диана», являясь руководителем верхнего уровня, организует всю работу и несет полную ответственность за его состояние и деятельность. Без доверенности действует от имени предприятия, представляет его во всех учреждениях, распоряжается в соответствии с законом имуществом и средствами ООИ «Диана», заключает договора, выдает доверенности, открывает в банке счета ООИ «Диана». В пределах своей компетенции издает приказы по предприятию.

Бухгалтер организации назначается на должность и освобождается от должности директором организации. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Бухгалтерия выполняет финансовые операции.

Технолог определяет техническую политику, перспективы развития предприятия, осуществляет контроль за соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда и техники безопасности, обеспечивает повышение уровня подготовки производства, его эффективности и сокращение материальных, финансовых и трудовых затрат на производство.

Операторы осуществляют регулирование хода производства, руководство работой по оперативному регулированию производства, исполняют производственные планы и календарные графики производства.

Каждый отдел должен иметь положение об отделе, в котором определены обязанности, права и ответственность каждого работника, связи отдела с другими службами предприятия, сроки выполнения различных видов работ и документов.

Все подразделения предприятия действуют в процессе производства взаимосвязано. Для их согласованной деятельности четко определены регламент работы каждого звена, методы и формы их взаимосвязи. С этой целью определены права, обязанности и ответственность каждого работника. При этом достигается рационализация процессов управления с применением технических средств и вычислительной техники.

Проанализировав сложившуюся в ООИ «Диана» ситуацию, можно сделать вывод, что для осуществления эффективной сбытовой деятельности на предприятии, прежде всего, необходимо создать отдел маркетинга. Конечно, в ООИ «Диана» используются отдельные комплексы (группы взаимосвязанных методов и средств) маркетинговой деятельности (разработка и производство продукции, исходя из изучения спроса), а также отдельные элементы маркетинга (реклама, стимулирование продаж, ценообразование с учетом спроса), но этого недостаточно для осуществления эффективной сбытовой деятельности.

Целесообразность организации специальной службы маркетинга на предприятии определяется рядом факторов:

количеством наименований производимой продукции, планируемым объемом ее выпуска, численностью предприятий-конкурентов, емкостью рынка, масштабами рекламной деятельности и т. д.

Рассмотрим функциональные обязанности маркетолога на предприятии, успешное решение которых зависит от проведения продуманной политики: выход на новый рынок; введение нового товара; защита позиций (каждая из фирм, выступающих на данном рынке, стремится, по крайней мере, сохранить ту долю, которую она занимает); последовательный проход по сегментам рынка; быстрое возмещение затрат; стимулирование комплексных продаж.

Планированием элементов комплекса маркетинга в ООИ «Диана» занимается менеджер предприятия.

Необходимость создания отдела маркетинга обусловлена тем, что на предприятии необходимо производить углубленное изучение множества факторов, оказывающих значительное влияние на эффективность сбытовой деятельности. Для начала необходимо определить, какую долю рынка занимает продукция, продаваемая ООИ «Диана». Для этого нужно точно знать, кто является потребителем каждого вида продукции, какова потребность в этих изделиях, есть ли на рынке конкуренты — изготовители аналогичной продукции. Менеджер ООИ «Диана» определенно знает, кто является их постоянным покупателем, но из-за нехватки трудовых и временных ресурсов он не занимаются изучением его потребностей. Главный недостаток в их работе — отсутствие четкого анализа объемов сбыта. Это имеет очень большое значение для определения клиентов, имеющих наибольшую долю в объеме продаж, факторов, оказывающих влияние на объемы реализации, способов воздействия на эти факторы с целью повышения объемов продаж. Увеличение объемов продаж ведет к увеличению выручки, а, следовательно, — и прибыли.

Таким образом, у менеджера ООИ «Диана» имеется опыт работы с потребителями продукции, они знаком со спросом на продукцию, с мнением потребителей о ее достоинствах и недостатках, с покупательскими желаниями и.т.д., то есть имеется исходная информация для анализа и организации маркетинговой деятельности. Однако сотрудник не имеет соответствующей подготовки, поэтому в структуру ООИ «Диана» необходимо ввести специалиста — маркетолога, имеющего специальное высшее образование.

На службе будет состоять 1 маркетолог с высшим образованием, непосредственно подчиняющийся директору ООИ «Диана».

Дальнейшее увеличение штата нецелесообразно из-за узости специализации деятельности фирмы, а также из-за отсутствия финансирования на введение.

Квалификационными требованиями специалистов являются следующие. На должность маркетолога назначается лицо, имеющее высшее техническое или инженерно-экономическое образование. Специалист должен знать законы РФ о защите прав потребителей, о рекламе, последние достижения в области маркетинговой и коммерческой деятельности; обладать компьютерными навыками и коммуникабельностью.

Критериями оценки качества труда маркетолога являются:

своевременность и полнота выполнения планов работы отдела;

степень выполнения наиболее значимых заданий начальника отдела;

коэффициент трудового участия;

объявленные руководством поощрения и дисциплинарные взыскания;

отсутствие случаев производственного травматизма и профзаболеваний.

Разработанная должностная инструкция специалиста по маркетингу представлена в приложении 2.

Также на предприятии целесообразно ввести в организационную структуру юриста. Выделение данной функциональной единицы объясняется большим объемов договоров и хозяйственных операций ООИ «Диана», требующих в настоящее время юридической чистоты и гарантии сделок.

Совершенство организационной структуры управления предприятием во многом зависит от профессиональной и квалификационной грамотности кадров. Качественный анализ структуры аппарата управления ООИ «Диана» представлен в таблице 11.

Таблица 11.

Структура специалистов аппарата управления по уровню образования.

Как видно из таблицы, на руководящих должностях работают специалисты с высшим образованием. В настоящее время сложности подобрать работника с высшим специальным образованием в нашей республике не существует, поскольку процент высвобождения специалистов с высшим образованием очень высок в связи с остановкой основных предприятий республики. Специалисты стараются переучиваться согласно требуемым профессиям. В настоящий момент на предприятии подобраны хорошие специалисты с необходимыми профессиональными и деловыми качествами.

Таким образом, состав управления ООИ «Диана» количественно и качественно обеспечен кадрами, уровень образования, квалификация, стаж работы руководящих работников удовлетворяют требованиям работы предприятия. Тенденции к замещению руководящих работников с более высоким уровнем образования и квалификацией пока не требуется.