Учётные документы архива

Учёт документов в государственном архиве ведётся по основным и вспомогательным учётным документам. Ведение основных учётных документов обязательно для каждого государственного архива. Необходимость ведения вспомогательных учётных документов определяется в каждом государственном архиве руководством архива.

Основными учётными документами в государственном архиве являются:

• — книга учёта поступлений документов (Приложение 1) — для учёта каждого поступления документов в архив;
• — книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования (Приложение 2) — для учёта каждого поступления страхового фонда и фонда пользования;
• — список фондов (Приложение 3) — для пофондового и количественного учёта фондов (объединённых архивных фондов) — и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;
• — список фондов, содержащих особо ценные дела (Приложение 4) — для учёта фондов, содержащих особо ценные документы;
• — лист фондадля фиксации изменений в названии фонда, учёта состава и объёма фонда в целом и по каждой описи, учёта и нумерации описей данного фонда, учёта документов, отражающих изменения в составе и объёме фонда;
• — архивная опись (Приложение 5) — для поединичного и суммарного учёта дел;
• — опись особо ценных дел (Приложение 6) — для поединичного и суммарного учёта особо ценных дел и дел, содержащих отдельные особо ценные документы;
• — опись страхового фонда (Приложение 7) — для поединичного и суммарного учёта единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;
• — реестр описей особо ценных дел (Приложение 8) — для учёта количества описей особо ценных дел;
• — инвентарная книга учёта дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности (Приложение 9), — для поединичного и суммарного учёта таких дел;
• — паспорт архива — для отражения состояния архива на 01.01. каждого года;
• — паспорт хранилища (произвольной формы) — для суммарного учёта фондов, единиц хранения и их состояния в данном хранилище (для хранилищ I-III групп) на 01.01. каждого года;
• — сведения об изменении в составе и объёме фондов на 01.01. каждого года.

Кроме того, для учёта количества листов в деле должен иметься лист-заверитель дела (Приложение 10); для учёта документов в деле может быть составлена внутренняя опись документов дела.

Для централизованного государственного учёта документов ГАФ СССР государственными архивами составляется карточка фонда (Приложение 11).

На каждый фонд ведётся дело фонда.

Вспомогательными учётными документами являются реестры описей, карточки и книги учёта движения фондов, описей, дел, книги учёта документов, передаваемых в другие архивы, книги учёта фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др.

Учётные документы ведутся раздельно на документы досоветского и советского периодов. Номера фондов советского периода в архивах, хранящих документы обоих периодов, а также карточки фондов должны иметь букву «Р», отделяемую от цифрового обозначения номера чертой (Р-1, Р-2 и т. д.).

В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда; историческая справка, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, рабочие инструкции по обработке фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда; старые листы фонда после пересоставления; документы по изменению объёма фондов; акты приёма документов, акты передачи документов, акты об обнаружении, акты о выделении документов, не подлежащих дальнейшему хранению, акты о неисправимом повреждении, материалы проверок наличия, список книг, переданных из фонда в архивохранилище печатных изданий, и другие документы.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объёме фонда или отдельных единиц хранения, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учётные документы. Эти отметки делаются штампом (2Ч10 см) с текстом: «Учтено в … дата … подпись».

Делу фонда присваивается номер данного фонда. Все листы в деле фонда должны быть подшиты и пронумерованы.

На документы дела фонда составляется внутренняя опись, дело фонда снабжается заверительной надписью на листе-заверителе.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их исковых данных.

Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Записи в учётные документы вносятся только сотрудниками, ответственными за учёт.

Все основные учётные документы сосредоточиваются в изолированном помещении, хранятся в сейфах и находятся в ведении главного хранителя или лиц, ответственных за учёт.

По окончании работы сейфы и помещения, в которых находятся учётные документы, должны быть заперты и опечатаны. Учётные документы (кроме описей дел) предназначены для внутриархивного пользования и исследователям не выдаются.