Понятие и функции служебных писем

Служебное письмо — это краткий (как правило не более 1−2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Основная особенность, по которой служебные письма из всех видов документации выделяется в особую группу документов, является их пересылка по почте, хотя в последнее время существует тенденция пересылать их с помощью телеграфа, факсимильной связи и электронной почты.

Функции служебных писем:

• — информационная — в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления, с целью донести их до адресата;
• — организационная — обеспечивает воздействие на людей для организации и координации их деятельности;
• — коммуникативная — обеспечивает внешние связи организации;
• — юридическая — используется в качестве свидетельства, доказательства при возникновении спорных вопросов между сторонами;
• — воспитательная — требует высокого уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя

Служебные письма выполняют различные функции и играют большую роль в управленческой деятельности, способствуя налаживанию внешних связей с различными организациями.