Учет производственных запасов на предприятии

Непрерывность любого производственного процесса требует постоянного обеспечения его материалами, запасными частями, механизмами и другими средствами, которые в своей совокупности составляют материально-технические ресурсы.

Согласно учетной политики ОАО «РЖД» п. 2.7.1 в качестве материально-производственных запасов ОАО «РЖД» признает активы:

• · Используемые в качестве сырья, материалов и т. п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнение работ, оказание услуг) — сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, запасные части;
• · Предназначенные для продажи — товары;
• · Использованные для управленческих нужд.

Для бесперебойного обеспечения материально-производственными запасами на железнодорожном транспорте существует система органов материальнотехнического снабжения (далее МТС), которая включает центральные органы МТС на уровне ОАО «РЖД», органы МТС железных дорог, предприятий и организации железнодорожного транспорта.

Материально-техническое снабжение железных дорог и их подразделений осуществляется службами материально-технического снабжения железных дорог и отделами материально-технического обеспечения на отделениях дорог.

Служба МТС состоит из ряда отделов (материалов, запасных частей, электрооборудования и других). Службе МТС дороги подчинен головной материальный склад дороги, а также отделы МТС на отделениях дороги, которым в частности и является рассматриваемое предприятие.

Материалы в службу материально — технического снабжения поступают от поставщиков на основании заключенных договоров. Вместе с отгруженной продукцией поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы. Они поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления. Далее документы передаются ответственному исполнителю по снабжению — экспедиторудля получения и доставки груза. Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и весу. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае выявления недостачи мест, веса, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику. Принятый груз экспедитор доставляет на головной дорожный материальный склад и сдает его товароведу и кладовщику.

Дорожный склад отправляет материалы в отделы материально-технического снабжения в соответствии с планом снабжения на основании требования-накладной, где указывается номер требования, дата и номер вагона отправки. Указывается отправитель и получатель материала, наименование материала, сорт, размер, марка, номенклатурный номер, единица измерения и количество отпущенного материала. Обязательно указывается для какого предприятия направлен данный материал, согласно их заявок.

На территории Краснокаменского отдела материально-технического снабжения, равно как и предприятиях отделения дороги, создаются специализированные склады для хранения материалов, топлива, запасных частей и других материальных ресурсов. Каждому складу приказом присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. На складах материальные ценности располагаются по секциям, а внутри их по группам, сортам, размерам в штабелях, мешках, на стеллажах, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия данным бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов заполняется материальный ярлык, где указывается наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Все материалы, поступившие на склад, в тот же день принимает материально-ответственное лицо — кладовщик. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной материальной ответственности. При этом количество и качество поступивших материалов сверяют с указанным в сопроводительных документах. Приемка и оприходование поступающих материалов при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными оформляется составлением приходных ордеров (типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена распоряжением ОАО «РЖД» от 15.12.2008р).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту и количеству, указанному в документах службы МТС, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, бой, течь жидких материалов и так далее), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов. Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику или транспортной организации. Материалы приходуются строго в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, числовых и т. д.).

Первичные документы по поступлению МПЗ играют важную роль в организации бухгалтерского учета, так как являются его основой. Непосредственно по ним осуществляют предварительный и текущий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов. Первичные документы должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления документов возложен на главного бухгалтера предприятия.

Учет движения и остатков МПЗ осуществляется кладовщиком в карточках складского учета в системе SAP — R/3. На рисунке 1 показан пример заполнения карточки складского учета в системе SAP — R/3.

SAP R/3 — конфигурируемая система способная решать основные задачи, стоящие перед крупными организациями. SAP R/3 — это самая обширная система на сегодняшний день. Внедрение финансово-экономической системы была связана с повышением эффективности работы. Предприятие перешло от традиционных, ориентированных функции структур к более гибким формам, ориентированным на процессы. На практике такой переход может быть рассчитан и осуществлен только при наличии соответствующих инструментальных средств — для SAP SAP R/3 это специализированный инструмент бизнес-инжиниринга (Business Engineering). С его помощью можно сконфигурировать и настроить систему SAP R/3 так, чтобы она удовлетворяла потребностям предприятия, поддерживать это соответствие в течение всего жизненного цикла системы. Это же справедливо для новейшей версии SAP Business ByDesign, распространяемой по модели SaaS.

На каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка. Для достоверной и оперативной картины наличия запасов, записи в карточках кладовщики обязаны делать в день совершения операции.

Карточки складского учета открываются на календарный год. При этом заполняются все реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, текущая цена, дата проводки и другие реквизиты.

Бухгалтерия предприятия осуществляет при оперативно — бухгалтерском методе учета материалов денежный и суммовой учет движения товарно-материальных ценностей, используя при этом оборотносальдовую ведомость № 10 «Движение материальных ценностей» .

Оборотно-сальдовая ведомость — это основной регистр, отражающий движение товарно-материальных ценностей в группировках, обеспечивающий: контроль за сохранностью материалов по местам их хранения — раздел 1; поступление и остатки материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов — по учетным ценам и по фактической себестоимости; показатели для расчета сумм и процентов транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен по группам материалов — раздел 2; расчет фактической себестоимости окончательного расхода материалов, отпуск со складов — раздел 3.

Моментом учета приобретенных материалов является их фактическое поступление на склад, или согласие на оплату (акцепт) расчетных документов поставщика, или факт оплаты. При этом акцепт или оплата документов и поступление материалов могут либо совпадать во времени, либо нет.

Классификация производственных запасов используется для построения синтетического и аналитического учета, а также для составления статистического отчета формы МО-3 об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплутационной деятельности.

В Краснокаменском отделе материально-технического снабжения все материальные запасы учитываются на счете 10 «Материалы» (с открытием субсчетов) плана счетов ОАО «РЖД» по учетным ценам.

К счету 10 «Материалы» открываются следующие субсчета:

• -01 «Сырье и материалы» — учитывается наличие и движение сырья и основных материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции, образуя ее основу, или являющихся необходимыми компонентами при ее изготовлении;
• -02 «Материалы верхнего строения пути» — учитываются новые материалы: шпалы, рельсы, подкладки и т. д., а также старогодные материалы верхнего строения пути;
• -03 «Топливо» предназначен для учета наличия и движения топлива для технологических нужд, эксплуатации транспортных средств, либо для отопления зданий;
• -04 «Тара и тарные материалы» отражается наличие и движение всех видов тары и тарных материалов, предназначенных для упаковки продукции;
• -05 «Запасные части». Здесь дополнительно выделяются субсчета второго порядка для раздельного учета годных запасных частей (субсчет 10−05−100) и запасных частей, требующих ремонта (субсчет 10−05−200). С точки зрения участия в процессе запасные части представляют собой материалы, которые путем соответствующей обработки получили форму частей (деталей, узлов) оборудования и машин. Запасная часть не имеет самостоятельного назначения и предназначена для замены другой, такой же.
• -06 «Смазочные материалы» — учитываются все виды летних и зимних смазок. Смазки, отличаясь от топлива своим назначением, имеют общую с ним методологию учета;
• -07 «Материалы, переданные в переработку на сторону». Здесь учитываются материалы, принятые ранее к учету на соответствующие субсчета счета 10 «Материалы», переданные в переработку на сторону, стоимость которых в последующем включается в затраты на производство полученных из них изделий;
• -08 «Строительные материалы». Учитываются строительные материалы, используемые непосредственно в процессе строительных и монтажных работ или для изготовления строительных деталей. К таким материалам относятся силикатные материалы, лесные материалы, строительный металл, металлоизделия, санитарно-технические материалы, электротехнические и другие материалы;
• -09 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» учитывает наличие и движение покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, приобретаемых для строительства, которые требуют затрат по их обработке или сборке;
• -10 «Возвратные отходы, лом, утиль». Здесь отражается наличие и движение отходов производства, в т. ч. возвратных, неисправимого брака, материальных ценностей, полученных от выбытия основных средств и прочего имущества, которые не могут быть отнесены на другие субсчета счета 10 «Материалы» ;

• -11 «Инструменты, приспособления, инвентарь» учитывает наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые имеют срок полезного использования не более 12 месяцев или одного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
• -12 «Специальная одежда». Здесь учитывается наличие и движение спецодежды, независимо от стоимости и срока полезного использования. При выдаче спецодежды ее стоимость переносится с кредита субсчета 10−12−000 «Специальная одежда на складе» в дебет субсчета 10−12−120 «Специальная одежда в эксплуатации». Стоимость специальной одежды, срок эксплуатации которой согласно нормам выдачи не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в дебет соответствующих счетов учета затрат на производство в момент ее передачи сотрудникам организации. Стоимость специальной одежды, срок эксплуатации которой согласно нормам выдачи превышает 12 месяцев, погашается линейным способом, исходя из сроков полезного использования специальной одежды;
• -13 «Постельные принадлежности» ;
• -14″ Форменная одежда" учитывает форменную одежду, предназначенную для выдачи работникам организации независимо от срока полезного использования;
• -16 «Прочие». Здесь учитывается наличие и движение прочих материалов, не нашедших отражения на других субсчетах.
• -17 «Отгруженные со склада». Здесь отражаются материалы, отгруженные другим филиалам и структурным подразделениям ОАО «РЖД», если дата отгрузки не совпадает с датой получения материалов.

Данные субсчетов в настоящее время используют главным образом для текущего контроля и анализа производственных запасов и оборотных средств. учет запас Поступление материалов отражается с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» .

В качестве учетных цен может применяться цена поставщика, плановая себестоимость приобретения, фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца, фиксированная цена, утверждаемая на определенный период времени. В Краснокаменском отделе материально-технического снабжения для учета материалов применяется цена поставщиков (цена, зафиксированная в товарных документах).

Одновременно с отгрузкой материалов с дорожного головного склада, бухгалтерия службы предъявляет отделу извещение (авизо) формы № ФРУ-13 (Приложение А), где сообщает о суммах, проведенных по счету № 790 903 за отчетный период. К авизо прикладывается обязательно требование-накладная типовая форма № М-11 (Приложение Б), где указывается дата составления, отправитель, получатель товара, наименование материалов по сортам, размерам, маркам, номенклатурный номер, единица и код измерения, отпущенное количество материалов. Эти документы являются основанием для бухгалтерии отдела для завода заказа на приход материалов в системе R-3.

В стоимость материалов включаются все затраты по приобретению, заготовке и доставке материалов до складов снабжающих подразделений, в том числе суммовые разницы, произведенные до момента принятия материалов к учету. Затраты по внутреннему перемещению материалов (между подразделениями РЖД или его складами) в стоимость приобретенных материалов не включаются, а относятся на себестоимость услуг, работ или продукции. Затраты по содержанию складского хозяйства учитываются как производственные расходы.

Фактическая стоимость приобретения материальных ценностей формируется по дебету счета 15 в корреспонденции с кредитом счетов учета расчетов с контрагентами (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Ежемесячно в конце месяца выявляются суммы отклонений учетной стоимости поступивших материалов от фактической. Сумма разницы списывается в дебет или кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» в корреспонденции со счетом 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» .

Наличие материальных ресурсов, получаемых службой материально-технического снабжения от сторонних поставщиков, числящихся в пути, отражается в бухгалтерском учете как остаток по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» .

При внутреннем перемещении материалов, эти ценности обособленно числятся в учете передающего обособленного подразделения на субсчете 10.17 «Отгруженные со склада» до момента получения их принимающим подразделением и документального подтверждения этого факта. При получении от подразделения — получателя акцепта о фактическом получении материалов в подразделении-отправителе осуществляется бухгалтерская запись по дебету субсчета 79−09 «Внутрихозяйственные расчеты по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом субсчета 10−17 «Отгруженные со склада» .

В процессе перемещения материала принимают участие руководитель предприятия, инженеры, бухгалтера, кладовщики (материально-ответственное лицо).

Склады железных дорог отпускают материальные ценности складам отделений дорог на основании наряд-накладной (Приложение В), выписываемых инженерами отдела.

Расход материалов, отпускаемых в производство, оформляется лимитно-заборными картами. Они выписываются в 2 экземплярах на один или несколько видов материала сроком на 1 месяц. Один экземпляр вручается цехуполучателю, а другой складу. Если материалы со склада отпускаются нечасто (что и происходит на рассматриваемом предприятии), то их отпуск оформляют разовыми накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Накладные составляются в двух экземплярах: первый, с подписью получателя остается на месте, а второй с подписью лица, отпускающего ценности, передается получателю.

Отпуск материалов в производство в системе R/3:

• · Кладовщик отражает в системе R/3 информацию об отпуске товарно-материальных ценностей в производство согласно операционной инструкции;
• · Кладовщик формирует накладную (3 экземпляра) на отпуск ТМЦ в производство, визирует документ у руководителей: 1 экземпляр — в бухгалтерию, 1 экземпляр — кладовщику, 1 экземпляр — материально ответственному лицу.

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списываются в течение месяца с кредита материальных счетов (10, 15, 16) в дебет соответствующих счетов учета затрат или реализации, что отражается бухгалтерскими проводками:

Д 20 К 10- отпущены материалы в основное производство;

Д 23 К 10- материалы отпущены вспомогательным производствам;